Ab dem 1.1.2025 tritt die neue E-Rechnungspflicht bundesweit in Kraft. Jeder im Inland ansässige Unternehmer, der Rechnungen an andere inländische Unternehmer ausstellt oder empfängt, ist betroffen. Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Leistungen. Die E-Rechnung muss in einem strukturierten maschinenlesbaren Format erstellt und elektronisch übermittelt werden. Es gibt Übergangsregelungen für den Versand von E-Rechnungen, aber der Empfang muss ab dem 1.1.2025 sichergestellt sein. Die E-Rechnung kann in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD 2.x erstellt werden.
Schlüsselerkenntnisse:
- Die E-Rechnungspflicht tritt ab dem 1.1.2025 bundesweit in Kraft.
- Betroffen sind alle im Inland ansässigen Unternehmen, die Rechnungen an andere inländische Unternehmen ausstellen oder empfangen.
- Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Leistungen.
- Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten maschinenlesbaren Format erstellt und elektronisch übermittelt werden.
- Es gibt Übergangsregelungen für den Versand, aber der Empfang muss ab dem 1.1.2025 sichergestellt sein.
- Die Formate XRechnung und ZUGFeRD 2.x können für die Erstellung von E-Rechnungen genutzt werden.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft jeden im Inland ansässigen Unternehmer, der Rechnungen an andere inländische Unternehmer ausstellt oder empfängt. Auch Gutschriften, bei denen der Leistungsempfänger die Rechnung erstellt, sind von der Pflicht betroffen.
Für Leistungen an Privatpersonen und grenzüberschreitende Lieferungen oder Dienstleistungen besteht vorerst keine E-Rechnungspflicht. Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Leistungen sind ebenfalls von der Pflicht ausgenommen.
Wann tritt die E-Rechnungspflicht in Kraft?
Die E-Rechnungspflicht tritt bundesweit ab dem 1.1.2025 in Kraft. Ab diesem Datum müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Es gibt jedoch Übergangsregelungen für den Versand von E-Rechnungen.
Bis zum 31.12.2026 können Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder Rechnungen in einem anderen elektronischen Format, wie zum Beispiel PDF, ausstellen. Ab dem Jahr 2027 ist dies jedoch nur noch möglich, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmens im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 € betragen hat. Bis zum 31.12.2027 können zudem EDI-Verfahren genutzt werden.
Spätestens ab dem 1.1.2028 müssen Unternehmen den Versand von E-Rechnungen jedoch in allen Fällen umgestellt haben.
Was ist eine E-Rechnung technisch betrachtet?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten maschinenlesbaren Format erstellt ist und elektronisch übermittelt und empfangen werden kann. Es gibt zwei gängige Formate, XRechnung und ZUGFeRD 2.x. Die XRechnung besteht aus einem Datensatz (XML-Datei), der maschinenlesbar ist. Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Format, das neben dem XML-Datensatz auch eine visuelle Komponente (PDF-Datei) enthält.
Was ist mit bisherigen Rechnungsformaten?
Papierrechnungen und andere elektronische Formate, die nicht dem strukturierten maschinenlesbaren Format entsprechen, gelten ab dem 1.1.2025 als „sonstige Rechnungen“. Diese Rechnungen können nur noch versendet werden, wenn keine E-Rechnungspflicht besteht. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass der Versand von sonstigen Rechnungen nur während eines Übergangszeitraums von höchstens drei Jahren erlaubt ist. Nach Ablauf dieses Zeitraums müssen alle Unternehmen auf das neue E-Rechnungssystem umgestellt sein.
Für den Versand von PDF-Dateien als Rechnungen ist zudem die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Damit Unternehmen weiterhin PDF-Rechnungen verwenden können, müssen sie die Zustimmung der Empfänger einholen.
Vorteile und Herausforderungen der E-Rechnung
Vorteile der E-Rechnung
Die E-Rechnung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Durch den Einsatz von E-Rechnungen können Unternehmen Einsparungen bei Papier und Porto für den Rechnungsversand erzielen. Die elektronische Weiterverarbeitung und Verbuchung von eingehenden Rechnungen ermöglicht zudem eine effizientere und automatisierte Abwicklung der Buchhaltungsprozesse.
Mit der E-Rechnung können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, da keine manuelle Erfassung und Bearbeitung von Papierrechnungen mehr erforderlich ist. Die automatisierte Verarbeitung reduziert zudem das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen in den Buchhaltungsdaten.
Darüber hinaus bietet die E-Rechnung verbesserte Transparenz in den Abrechnungsprozessen. Unternehmen haben einen besseren Überblick über ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen und können diese effektiver verwalten und kontrollieren.
Herausforderungen der E-Rechnung
Die Umstellung auf die E-Rechnung kann jedoch auch mit Herausforderungen verbunden sein. Die Anpassung der gewohnten Prozesse und die Einführung neuer technischer Lösungen erfordert Zeit und Ressourcen. Unternehmen müssen ihre internen Abläufe und Systeme entsprechend anpassen und ihre Mitarbeiter auf die Nutzung der neuen Verfahren schulen.
Ein weiterer Aspekt, der berücksichtigt werden muss, sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) sowie die Anforderungen des Datenschutzes. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Vorgaben einhalten und eine Verfahrensdokumentation erstellen, um den Anforderungen gerecht zu werden.
Es ist wichtig, die Umstellung auf die E-Rechnung sorgfältig zu planen und alle erforderlichen Schritte rechtzeitig umzusetzen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Umstellung auf die E-Rechnung und Unterstützung durch dhpg
Unternehmen sollten sich zeitnah auf die vollständige Umstellung auf die E-Rechnung vorbereiten, da der Empfang ab dem 1.1.2025 verpflichtend ist. Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert eine Analyse des Istzustands, um den individuellen Anforderungen gerecht zu werden.
Als Experten für Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung bietet die dhpg umfassende Unterstützung bei der Umstellung auf E-Rechnungen. Unser erfahrenes Team kann Ihnen helfen, die erforderlichen Prozesse gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern zu implementieren.
Wir bieten auch die Zertifizierung von Softwarelösungen an, um sicherzustellen, dass Ihre Systeme den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Unser Ziel ist es, Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung anzubieten, die Ihren individuellen Bedürfnissen gerecht wird.
Zusätzlich bieten wir eine persönliche Beratung an, um sicherzustellen, dass Ihre Unternehmen die Umstellung reibungslos durchführen können und von den Vorteilen der E-Rechnung profitieren.
Vertrauen Sie auf die langjährige Expertise der dhpg und lassen Sie uns Sie bei der Umstellung auf die E-Rechnung unterstützen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere Dienstleistungen zu erfahren.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ab dem 1.1.2025 bringt Transparenz in die Abrechnungsprozesse von Personaldienstleistungen. Unternehmen sollten sich rechtzeitig auf die Umstellung vorbereiten und die Vorteile der automatisierten Weiterverarbeitung und Kostenersparnis nutzen. Durch die Einführung der E-Rechnung wird der gesamte Abrechnungsprozess effizienter gestaltet und ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Geschäftsabläufe.
Die dhpg bietet Unternehmen Unterstützung und Beratung bei der Umstellung auf die E-Rechnung und der Einhaltung der rechtlichen Anforderungen. Unsere Experten analysieren den Istzustand Ihres Unternehmens, implementieren geeignete Prozesse gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) und unterstützen bei der Zertifizierung von Softwarelösungen. Wir stehen Ihnen auch persönlich zur Seite, um sicherzustellen, dass Ihre Umstellung reibungslos verläuft.
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