10 häufige Probleme bei der E-Rechnung und wie Sie sie lösen

Viele Unternehmen kämpfen noch mit ineffizienten Prozessen der Rechnungsstellung, und zwar aus verschiedenen Gründen. Zu den verbreiteten E-Rechnungsproblemen gehören hohe Fehlerraten, unnötiger Mehraufwand und überhöhte Kosten als Konsequenz des Festhaltens an nicht-digitalen Rechnungen. Der übergreifende Billentis-Report merkt an, dass die momentane Digitalisierungsrate von Rechnungen bei spärlichen 10 Prozent liegt, was bedeutet, dass die überwiegende Mehrheit nach wie vor gescannt oder händisch bearbeitet werden muss. Die daraus resultierenden Fehler und Aufwände lassen sich durch den Wechsel zur Gänze digitaler Rechnungsprozesse deutlich reduzieren. Es ist entscheidend, hierbei die Gesamtheit des Prozesses von der Bestellung bis zur Bezahlung zu digitalisieren, um Durchlaufzeiten zu verkürzen und den administrativen Aufwand zu senken. Hinzu kommen transparente, in Echtzeit verfügbare Statusmeldungen, die es ermöglichen, Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen und Korrekturmaßnahmen einzuleiten.

Wichtige Erkenntnisse

Hohe Fehlerraten und Kosten entstehen durch nicht-digitale Rechnungen.
Ein medienbruchfreier Prozess ist essentiell für effiziente Rechnungsdigitalisierung.
Digitale Rechnungsstellung kann den administrativen Aufwand erheblich reduzieren.
Echtzeit-Statusmeldungen tragen zur frühzeitigen Fehlererkennung bei.
Ein vollständig digitalisierter End-to-End-Prozess ist erforderlich.

Hohe Fehlerraten und Kosten durch nicht-digitale Rechnungen

Der Großteil der weltweit versandten Rechnungen wird nach wie vor auf papierbasierter, nicht-digitaler Basis abgewickelt. Dies führt zur Entstehung von Medienbrüchen und erhöhten Fehlerraten, die unweigerlich in einen übermäßigen manuellen Arbeitsaufwand münden. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, bietet sich der Wechsel zu vollständig digitalen Rechnungen ohne Scanning und manuelle Dateneingabe an.

Laut Billentis-Report können Unternehmen, die zur digitalen Umstellung ihrer Rechnungsverarbeitung übergehen, Einsparungen von bis zu 60 Prozent pro Rechnung erzielen. Digitale Rechnungslösungen wie SupplyOn spielen hierbei eine entscheidende Rolle, indem sie sicherstellen, dass ausschließlich geprüfte und strukturierte Rechnungsdaten versandt werden. Diese Daten können direkt in bestehende ERP-Systeme integriert und weiterverarbeitet werden, was die Effizienz der Prozesse signifikant erhöht.

Medienbrüche vermeiden

Medienbrüche, die durch den Wechsel von papierbasierten zu digitalen Prozessen entstehen, sind ein entscheidender Faktor für hohe Fehlerraten und ineffiziente Arbeitsabläufe. Die Verwendung von Scanning-Lösungen und die manuelle Rechnungserfassung führen häufig zu falsch eingegebenen Daten und erhöhtem Korrekturaufwand. Eine durchgängige Automatisierung des Rechnungsprozesses bietet hier Abhilfe und gewährleistet eine nahtlose digitale Verarbeitung.

Zeit-, Ressourcen- und Kosteneinsparungen

Die digitale Umstellung von Rechnungsprozessen bringt erhebliche Zeit-, Ressourcen- und Kosteneinsparungen mit sich. Studien zeigen, dass Unternehmen durch die Automatisierung ihrer Rechnungsprozesse bis zu 70% der Kosten im Vergleich zu traditionellen Verarbeitungsmethoden einsparen können. Dies wird zusätzlich durch systemgestützte, digitale Vorab-Prüfungen aller Rechnungsdaten unterstützt, wodurch steuerrechtliche Compliance-Checks durchgeführt werden können, um Nachzahlungen aufgrund falscher Rechnungen zu vermeiden.

Hoher Prüfaufwand durch mangelnde Zuordnung von Rechnungen

Ein häufiges Problem im Rechnungsprozess ist die fehlerhafte oder unvollständige Zuordnung von Rechnungen zu den jeweiligen Bestellungen. Dieser Defekt führt zu einem erheblichen Prüfaufwand und kann die gesamte Effizienz eines Unternehmens beeinträchtigen. Um diesen Herausforderungen entgegenzuwirken, sind moderne Prozessoptimierungen und die ERP-Integration erforderlich.

Effizienter Purchase-to-Pay-Prozess

Ein nahtloser Purchase-to-Pay-Prozess, bei dem alle Bestelldaten, Lieferankündigungen und Wareneingänge in einem einzigen System abgestimmt werden, kann den Prüfaufwand deutlich reduzieren. Durch die Digitalisierung und Automatisierung dieser Prozesse wird sichergestellt, dass nahezu 100 Prozent der Rechnungen korrekt verarbeitet werden. Dies führt zu erheblichen Einsparungen bei Zeit, Kosten und administrativen Ressourcen.

Automatische Datenabgleichung und Fehleridentifizierung

Moderne Systeme ermöglichen zudem eine automatische Überprüfung auf Fehler und tragen maßgeblich zur Prozessoptimierung bei. Durch die Integration automatisierter Datenabgleichungserfahren können Unternehmen den Order-to-Cash-Prozess effizienter gestalten und gleichzeitig die Fehlerraten senken. Diese Systeme helfen auch bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Minimierung potenzieller steuerlicher Risiken.

Die Implementierung einer umfassenden digitalen Lösung für das Lieferantenmanagement stellt sicher, dass Rechnungen genau und schnell verarbeitet werden. Transparenz im gesamten Rechnungsprozess führt zu schnelleren Zahlungen und der Vermeidung von Mahngebühren. Dies ermöglicht Unternehmen nicht nur Prozesskosten zu senken, sondern auch verstärkt Skonti und Preisnachlässe zu nutzen.

Insgesamt zeigt sich, dass die Automatisierung und Digitalisierung von Rechnungsprozessen erhebliche Effizienzgewinne bringen und den hohen Prüfaufwand durch mangelnde Zuordnung minimieren können.

Probleme bei der E-Rechnung durch unklare Statusmeldungen

Ein häufiger Stolperstein bei der E-Rechnung sind unklare Statusmeldungen, die zu Verzögerungen und Unsicherheiten im Rechnungsprozess führen können. Um solche Hindernisse zu überwinden, ist es entscheidend, durchgängige Transparenz während der gesamten digitale Rechnungsbearbeitung zu gewährleisten. Dies stärkt nicht nur die Zuverlässigkeit der Prozesse, sondern auch die allgemeine Effizienz.

Transparenz in der Rechnungsbearbeitung

Die Transparenz während der Rechnungsbearbeitung zu erhöhen, kann signifikant dazu beitragen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Online-Rechnungsplattformen wie DATEV und SupplyOn bieten detaillierte Einsichten in den Rechnungsstatus, wodurch Unternehmen jederzeit nachvollziehen können, in welchem Bearbeitungsstadium sich eine Rechnung befindet. Diese Plattformen ermöglichen es ihren Nutzern, den gesamten Lebenszyklus der Rechnung von der Übermittlung bis zur finalen Zahlung zu überwachen.

Echtzeit-Benachrichtigungen für Fehler und Korrekturen

Echtzeit-Benachrichtigungen sind ein weiteres wertvolles Werkzeug, um die Prozesssicherheit zu erhöhen. Durch Echtzeit-Tracking erhalten Buchhaltungsteams sofortige Meldungen über Fehler oder notwendige Korrekturen, was den Workflow erheblich optimiert und die Fehlerquote minimiert. Ab 2025 wird es gesetzliche Vorschriften geben, die die digitale Rechnungsbearbeitung weiter stärken sollen, sodass alle EN 16931-konformen Formate empfangen und verarbeitet werden können. DATEV plant zudem die Konvertierung von Rechnungen in das Zielformat des Empfängers, um die Kompatibilität und Effizienz zu erhöhen.

Insgesamt tragen diese Fortschritte dazu bei, STörfälle zu minimieren und die Effizienz des gesamten Rechnungsprozesses zu maximieren, was letztendlich zu Zeit- und Kostenersparnissen führt. Die Implementierung moderner Online-Rechnungsplattformen und die Nutzung von Echtzeit-Benachrichtigungen sind daher unerlässlich, um den steigenden Anforderungen der digitalen Geschäftswelt gerecht zu werden.

Fazit

Trotz der Fortschritte in der digitalen Welt stellen manuelle und nicht-digitalisierte Prozesse im Bereich der Rechnungsstellung nach wie vor eine Herausforderung dar. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland Rechnungen elektronisch erstellen und übermitteln, was eine signifikante Veränderung bedeutet. Die vollständige Digitalisierung der Rechnungsprozesse, einschließlich der korrekten Datenaufbereitung aus Bestellungen und Lieferungen, verspricht viele Vorteile.

Die Einführung von E-Rechnungen kann nicht nur den administrativen Aufwand minimieren, sondern auch zur Effizienzsteigerung und genauen Rechnungsbearbeitung beitragen. Durch die Verwendung von standardisierten, strukturierten Daten im gesamten Rechnungsprozess wird die Fehlerquote erheblich gesenkt und der Zahlungsprozess beschleunigt. Digitalisierung im Rechnungswesen bringt nennenswerte Kosteneinsparungen und unterstützt den Umweltschutz.

Allerdings erfordert dieser Wandel technische Anpassungen und eine Weiterbildung der Mitarbeiter, um die Kompatibilität zwischen verschiedenen Systemen und Formaten sicherzustellen. Durch die Implementierung automatisierter Systeme wird die Einhaltung der neuen Richtlinien ab 2025 sichergestellt, was nicht nur die Optimierung von Rechnungsprozessen unterstützt, sondern auch finanzielle Belastungen durch Fehler minimiert.