Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die nicht auf Papier gedruckt wird, sondern in einem digitalen Format vorliegt. Doch damit verschiedene Unternehmen und Systeme sie verstehen können, müssen sie nach bestimmten Regeln aufgebaut sein. Diese Regeln nennt man strukturierte Datenformate. In diesem Artikel erklären wir, warum diese Formate wichtig sind und wie sie funktionieren.
Warum braucht man strukturierte Datenformate?
Stell dir vor, du schreibst eine Einkaufsliste, aber jeder benutzt eine andere Sprache oder ein anderes System, um die Informationen aufzuschreiben. Dann wäre es schwierig, die Listen richtig zu lesen und zu verstehen. Das gleiche Problem gibt es bei Rechnungen, wenn jedes Unternehmen eine eigene Art der Darstellung nutzt.
Strukturierte Datenformate sorgen dafür, dass alle Rechnungen nach den gleichen Mustern aufgebaut sind. Dadurch können Computerprogramme sie leichter lesen und automatisch weiterverarbeiten. Das spart Zeit und verringert Fehler.
Wichtige Standards für strukturierte E-Rechnungen
Es gibt verschiedene offizielle Formate für E-Rechnungen, die sich weltweit und in bestimmten Ländern durchgesetzt haben:
- UBL (Universal Business Language): Ein internationales Format, das viele Unternehmen verwenden.
- ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Ein speziell für Deutschland entwickeltes Format, das eine E-Rechnung mit einer PDF-Datei kombiniert.
- PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online): Ein europaweiter Standard, der vor allem für Rechnungen an Behörden genutzt wird.
Diese Standards sorgen dafür, dass Unternehmen und Behörden Rechnungen ohne Missverständnisse elektronisch austauschen können.
Welche Informationen enthält eine strukturierte E-Rechnung?
Damit eine Rechnung richtig genutzt werden kann, müssen bestimmte Informationen enthalten sein. Diese werden in festen Feldern gespeichert, zum Beispiel:
- Rechnungsdatum und -nummer: Damit kann die Rechnung eindeutig identifiziert werden.
- Lieferanten- und Kundeninformationen: Wer hat die Rechnung erstellt, wer soll sie bezahlen?
- Artikel- und Positionsdetails: Welche Produkte oder Dienstleistungen wurden berechnet?
- Preise und Steuern: Wie hoch sind die Kosten, welche Steuern fallen an?
- Zahlungsbedingungen: Wann und wie soll bezahlt werden?
Durch die einheitliche Struktur können Rechnungsprogramme diese Daten direkt erkennen und verarbeiten.
Wie werden strukturierte Daten gespeichert?
Für die Speicherung und den Austausch von strukturierten Rechnungsdaten gibt es verschiedene technische Methoden, darunter:
- XML (Extensible Markup Language): Eine weit verbreitete Sprache für den Datenaustausch, die von den meisten Rechnungsstandards genutzt wird.
- JSON (JavaScript Object Notation): Ein modernes Datenformat, das in bestimmten Fällen als Alternative zu XML verwendet wird.
- PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei: Dieses Format wird z. B. bei ZUGFeRD genutzt. Es enthält sowohl eine für Menschen lesbare Rechnung (PDF) als auch die strukturierten Daten für Computer.
Welche Vorteile haben strukturierte E-Rechnungen?
Unternehmen nutzen strukturierte E-Rechnungen, weil sie viele Vorteile mit sich bringen:
- Automatisierung: Rechnungen können automatisch erfasst und verarbeitet werden, ohne dass jemand sie manuell eintippen muss.
- Konsistenz: Alle Rechnungen folgen denselben Regeln, was Fehler und Missverständnisse verringert.
- Weniger Zeitaufwand: Mitarbeiter müssen weniger Zeit mit der Bearbeitung von Rechnungen verbringen.
- Fehlerminimierung: Weil keine manuellen Eingaben mehr notwendig sind, passieren weniger Erfassungsfehler.
- Umweltschutz: Weniger Papierverbrauch bedeutet weniger Abfall und mehr Nachhaltigkeit.
Gibt es gesetzliche Vorgaben für E-Rechnungen?
In vielen Ländern gibt es Gesetze, die die Nutzung elektronischer Rechnungen regeln. In der Europäischen Union müssen z. B. Rechnungen an staatliche Behörden in einem standardisierten elektronischen Format ausgestellt werden. In Deutschland wurde das sogenannte XRechnung-Format eingeführt, das für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend ist.
Welche Software hilft bei der Erstellung von E-Rechnungen?
Es gibt verschiedene Programme, die Unternehmen bei der Erstellung und Verarbeitung strukturierter Rechnungen unterstützen, darunter:
- ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning): Große Unternehmen nutzen diese Systeme zur Verwaltung von Rechnungen und anderen Geschäftsprozessen.
- Spezialisierte Rechnungssoftware: Viele Programme sind speziell darauf ausgelegt, E-Rechnungen im richtigen Format zu erstellen.
- Cloud-Dienste: Online-Plattformen ermöglichen das einfache Erstellen und Versenden von strukturierten Rechnungen.
Strukturierte Datenformate machen die Welt der Rechnungen einfacher, schneller und effizienter. Sie helfen Unternehmen und Behörden dabei, Rechnungen fehlerfrei und automatisiert zu verarbeiten.