Die Umsetzung der technischen Anforderungen für die E-Rechnung bildet die Grundlage für den korrekten digitalen Rechnungsverkehr in Deutschland. Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen nach neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten.
Zu den technischen Voraussetzungen zählen unter anderem die korrekte Implementierung von Cookies und Tracking-Technologien, wie beispielsweise Borlabs Cookie und Matomo. Diese Technologien sammeln Informationen über die Nutzung einer Website, um Besuchereinstellungen zu speichern oder statistische Daten zu generieren. Externe Inhalte wie Social-Media-Plattformen (Facebook, Instagram, Twitter) und Mapping-Dienste (Google Maps, OpenStreetMap) sind ebenfalls auf den korrekten Einsatz von Cookies angewiesen, um eine nahtlose Integration zu gewährleisten.
Das Wachstumschancengesetz schafft die Grundlage für die Einführung einer Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen für Umsatzsteuerzwecke ab dem 1. Januar 2025. Diese Verpflichtung gilt auch für grenzüberschreitende B2B-Umsätze und unterstützt die von der EU-Kommission vorgeschlagene Pflicht für elektronische Rechnungen. Wichtig ist dabei, dass die E-Rechnung gemäß dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 erstellt wird, um eine elektronische Verarbeitung zu ermöglichen.
Neben der Einhaltung dieser Vorgaben bieten E-Rechnungen erhebliches Sparpotenzial und führen zu effizienteren Strukturen. Zu den Vorteilen zählen die medienbruchfreie Verarbeitung, kürzere Durchlaufzeiten und ein reduzierter Papierverbrauch. Nicht zuletzt müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der E-Rechnung gewährleistet sind. Diese Dokumente müssen zudem für zehn Jahre aufbewahrt werden und den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes (UStG) entsprechen.
Wichtige Erkenntnisse
- Ab 1. Januar 2025 ist der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend.
- Cookies und Tracking-Technologien spielen eine wesentliche Rolle bei der Umsetzung der E-Rechnung.
- Externe Inhalte wie Social Media und Mapping-Dienste benötigen korrekte Cookie-Implementierung für nahtlose Integration.
- Das Wachstumschancengesetz fördert die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen ab 2025.
- E-Rechnungen gemäß EN16931 ermöglichen elektronische Verarbeitung und grenzüberschreitenden Handel.
- Unternehmen können durch E-Rechnungen Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen realisieren.
- E-Rechnungen müssen für zehn Jahre aufbewahrt und den UStG-Anforderungen entsprechen.
Einführung: Die Bedeutung der E-Rechnung
Die elektronische Rechnungsstellung ist heutzutage für Unternehmen von großer Bedeutung, da sie den Anforderungen der EU-Richtlinie zur E-Rechnung entspricht und wesentliche Vorteile in Bezug auf Effizienz und Compliance bietet. In Deutschland wird die Relevanz der E-Rechnung durch die bevorstehende gesetzliche Pflicht ab 1. Januar 2025 unterstrichen, welche alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich betrifft. Besonders für Umsatzsteuerzwecke sind spezifizierte Definitionen und die medienbruchfreie Verarbeitung von Bedeutung.
Besondere Aufmerksamkeit verdienen auch die öffentlichen Auftraggeber, die bei der Teilnahme an Ausschreibungen und bei Geschäften mit der öffentlichen Hand auf die Umstellung zur E-Rechnung achten müssen. Die Umstellung erleichtert nicht nur den papierlosen Austausch, sondern bietet auch praktische Vorteile wie kürzere Durchlaufzeiten und geringeren Papierverbrauch. Ein Expertentreffen in Brüssel am 7. März 2024 wird weitere Maßnahmen und die Verpflichtung zur E-Rechnung bei grenzüberschreitenden B2B-Umsätzen diskutieren.
Dies zeigt, dass die Einhaltung der EU-Richtlinie und der Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland nicht nur aus Compliance-Gründen notwendig ist, sondern auch viele positive Effekte für Unternehmen bringt. Für steuerliche Zwecke, insbesondere im Bereich der Umsatzsteuerzwecke, muss sichergestellt werden, dass E-Rechnungen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit garantieren.
Anhand der technischen Vorgaben und der Anpassung der internen Prozesse können Unternehmen den Herausforderungen der E-Rechnung begegnen und ihre Vorteile voll ausschöpfen. Durch die erweiterte Nutzung von digitalen Lösungen und die notwendige Systemintegration wird die Organisation auf die zukünftigen Anforderungen der E-Rechnung vorbereitet und bleibt wettbewerbsfähig.
Technische Anforderungen für die E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung technischer Anforderungen. Besonders wichtig ist dabei die Integration in bestehende Systeme, die Sicherstellung des Datenschutzes und der IT-Sicherheit, die Kompatibilität mit europäischen Standards sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Integration in bestehende Systeme
Die nahtlose Integration der E-Rechnung in bestehende Systemlandschaften ist entscheidend für eine reibungslose Umstellung. Hierbei müssen Unternehmen sicherstellen, dass die neuen Lösungen mit ihren aktuellen IT-Systemen kompatibel sind und sich problemlos einfügen lassen. Die Nutzung von standardisierten Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD kann hierbei unterstützend wirken.
Datenschutz und Sicherheit
Datenschutz und IT-Sicherheit spielen eine zentrale Rolle bei der Einführung der E-Rechnung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Vertraulichkeit und Integrität der Rechnungsdaten gewahrt bleibt. Dies umfasst die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und die zweckgebundene Nutzung von Cookies wie Borlabs Cookie und Matomo zur Erfassung von Nutzungsdaten. Die Datenrückverfolgbarkeit gemäß § 14 Abs. 1 S. 2 UStG ist ebenfalls sicherzustellen.
Kompatibilität mit Europäischen Standards
Um grenzüberschreitende Transaktionen zu ermöglichen, ist die Kompatibilität mit dem Europäischen Rechnungsstandard EN16931 unerlässlich. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungen den Anforderungen dieses Standards entsprechen, um medienbruchfreie Prozesse zu gewährleisten. Dies betrifft insbesondere strukturell definierte Datensätze und deren Konvertierung.
Rechtskonformität und gesetzliche Vorgaben
Die rechtlichen Anforderungen an die E-Rechnung werden durch das Wachstumschancengesetz und die EU-Kommission vorgegeben. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich verpflichtend. Unternehmen müssen die Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung sicherstellen. Die Einhaltung der Richtlinie 2014/55/EU sowie die Nutzung innerbetrieblicher Kontrollverfahren zur Erfüllung der Compliance-Anforderungen sind dabei von besonderer Bedeutung.