Die besten Tools zur Verwaltung von E-Rechnungen in der Unternehmensberatung

Die Verwaltung von E-Rechnungen in der Unternehmensberatung ist entscheidend für Effizienz und Compliance. Digitale Lösungen wie sevDesk, lexoffice und FastBill bieten umfassende Rechnungssoftware zur Automatisierung und Vereinfachung des Rechnungswesens.

Der mittel- bis langfristige Wechsel zu E-Rechnungen wird durch die ab dem 1. Januar 2025 geltende E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich vorangetrieben. Die Digitalisierung der Buchhaltung ist nicht mehr nur ein Trend, sondern eine Notwendigkeit, um mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen Schritt zu halten.

Gemäß einem Vergleich vom 1. Juli 2024, erzielen die genannten Tools hohe Bewertungen: sevDesk erhält eine Note von 1,2 und bietet umfangreiche Funktionen wie Zeiterfassung und eine benutzerfreundliche Oberfläche. Lexoffice wird mit einer Note von 1,3 für seine exzellenten Schnittstellen und Nutzerfreundlichkeit geschätzt. FastBill, mit einer Note von 1,8, ist besonders für den E-Commerce geeignet.

Letztlich zählt eine Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität und umfassenden Schnittstellen. Unternehmen müssen ihre E-Rechnungen gemäß EN 16931 ausstellen und zehn Jahre aufbewahren, was die Wahl einer zuverlässigen Rechnungssoftware elementar macht. Tools wie sevdesk bieten hier ab 19,90 € pro Monat eine attraktive Lösung.

Wichtige Erkenntnisse

E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab dem 1.1.2025.
Top 3 Programme: sevdesk, lexoffice, WISO MeinBüro mit Testnoten 1,2 – 1,3 – 1,7.
Übergangsfristen für E-Rechnungen bis 2028.
Langfristige Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
X-Rechnung und ZUGFeRD: die gängigsten Formate.

Diese umfassende Betrachtung zeigt, dass die Digitalisierung der Buchhaltung mittels spezieller Buchhaltungstools für Unternehmen unverzichtbar ist. Mit Tools wie sevDesk, lexoffice und FastBill wird das Rechnungsmanagement erheblich erleichtert und an die aktuellen sowie zukünftigen Anforderungen angepasst.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine digitalisierte Form der Rechnungsstellung, die in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format wie XML oder UN/EDIFACT erstellt und übermittelt wird. In Deutschland dominieren die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Diese ermöglichen eine unmittelbare Integration in Buchhaltungssysteme, was die Fehleranfälligkeit und Bearbeitungszeit erheblich reduziert.

Gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU und dem Wachstumschancengesetz sind Elektronische Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 für B2B-Umsätze in Deutschland verpflichtend. Unternehmen müssen ab diesem Datum elektronisch erstellt und versendete Rechnungen sowohl empfangen als auch selbst stellen. Zustellungswege wie E-Mails mit PDF-Anhang entsprechen dann nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen und gelten nicht als gültige E-Rechnung im Sinne der Vorschriften.

Die beiden für Deutschland relevanten Rechnungsformate sind ZUGFeRD und XRechnung. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das strukturierte XML-Daten und eine für Menschen lesbare PDF-Datei kombiniert. XRechnung hingegen ist ein reines XML-basiertes Format ohne eingebettete Sichtkomponente. Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und sind für die E-Rechnungspflicht ab 2025 geeignet.

Neben diesen Formaten können Unternehmen auch andere strukturierte elektronische Formate verwenden, sofern die umsatzsteuerrelevanten Informationen korrekt extrahiert werden können. Das Wachstumschancengesetz erkennt die Nutzung von Electronic Data Interchange (EDI) an und arbeitet an Lösungen, um die Anwendung unter dem neuen Rechtsrahmen zu gewährleisten.

Geeignete Softwarelösungen zur Verwaltung dieser Rechnungsformate sind entscheidend für die verantwortungsvolle Handhabung von E-Rechnungen. Die effektive Archivierung elektronischer Rechnungen erfordert die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, wie den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen (GoBD) in Deutschland. Der Umstieg auf E-Rechnungen zielt darauf ab, die Digitalisierung in Unternehmen zu fördern, die Effizienz zu steigern und Steuerbetrug zu bekämpfen.

Zu den Vorteilen von E-Rechnungen gehören Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen, ökologische Aspekte, verbesserte Sicherheit, Compliance und eine schnellere Zahlungsabwicklung.

Die besten Tools E-Rechnungen Unternehmensberatung

In einer Zeit, in der Digitalisierung und Effizienz in der Verwaltung immer wichtiger werden, ist die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware entscheidend. Hier stellen wir Ihnen die besten Tools für die Verwaltung von E-Rechnungen in der Unternehmensberatung vor. Unsere Bewertungskriterien umfassen Zielgruppen und Branchen, Rechnungsfunktionen, Erweiterungen, Schnittstellen sowie Support, Service und Preis.

sevDesk

Das sevDesk Rechnungsprogramm bietet umfassende Funktionen zur Verwaltung von E-Rechnungen und anderen Buchhaltungsaufgaben. Es ist besonders bekannt für seine einfache Handhabung und das effiziente Onboarding. Ein wesentlicher Vorteil von sevDesk ist die Integration zahlreicher Erweiterungen und Schnittstellen, die eine reibungslose Zusammenarbeit mit anderen Systemen ermöglichen. Besonders hervorzuheben sind die Möglichkeiten der Integration mit dem Geschäftskonto, der Kundenverwaltung und der Projektabrechnung, die sevDesk zu einem bevorzugten Tool im Buchhaltungssoftware Vergleich machen.

lexoffice

Lexoffice Buchhaltung hat sich durch seine Benutzerfreundlichkeit und effektive Belegverwaltung einen Namen gemacht. Es richtet sich sowohl an kleine als auch mittelständische Unternehmen und bietet umfassende Funktionen für die Buchhaltung und Rechnungsstellung. Die Integration von lexoffice mit Steuerberatern und anderen Buchhaltungssystemen erleichtert die Prozessoptimierung und erhöht die Effizienz. Die Plattform punktet durch intuitive Benutzerführung und eine hohe Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Geschäftsanforderungen, was sie zu einer attraktiven Wahl für viele Unternehmen macht.

FastBill

FastBill für Online-Händler ist speziell auf die Bedürfnisse von E-Commerce-Betreibern und anderen Online-Händlern zugeschnitten. Es ermöglicht eine nahtlose Abwicklung von Projekten und die Verwaltung von Rechnungen für verschiedene Branchen. Mit FastBill können Nutzer Zeit und Aufwand sparen, indem sie alle relevanten Geschäftstransaktionen automatisieren und zentralisieren. Die Plattform unterstützt neben der E-Rechnungsstellung auch Funktionen wie das Projektmanagement und die Zeiterfassung, was sie zu einem vielseitigen Werkzeug für wachstumsorientierte Unternehmen macht. Die Rechnungstools Bewertung hebt besonders hervor, wie FastBill den speziellen Anforderungen von Online-Händlern gerecht wird.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einführung von obligatorischen E-Rechnungen im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 einen entscheidenden Schritt zur Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug und zur Förderung der Digitalisierung darstellt. Diese neue Regelung bringt erhebliche Veränderungen für Steuerberatungskanzleien mit sich, die ihre Prozesse anpassen müssen, um sowohl ausgehende als auch eingehende Rechnungen zu verwalten.

Es dürfte eine Herausforderung sein, die Anforderungen des europäischen Standards EN16931 zu erfüllen, insbesondere für kleinere Unternehmen, die möglicherweise noch auf papierbasierte Rechnungen setzen. Laut einer Studie von IDG und OpenText arbeiten noch 64 Prozent der Unternehmen mit Papier. Die Übergangsfrist bis 2027 für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro bietet jedoch eine gewisse Flexibilität.

E-Rechnungen bieten eine Vielzahl von Vorteilen, darunter automatisierte Prozesse, die zu Kosteneinsparungen und verbesserten Kundenbeziehungen führen können. Die Sicherheitsstandards dieser digitalen Rechnungsformate sind höher als die von traditionellen papierbasierten Systemen. Darüber hinaus ermöglichen Standards wie ZUGFeRD und XRechnung Strukturierung und Erfüllung der europäischen Vorgaben.

Abschließend lässt sich sagen, dass die Implementierung von E-Rechnung Software eine notwendige Investition für Steuerberatungskanzleien darstellt. Diese Umstellung erfordert sorgfältige Planung und eine enge Zusammenarbeit mit Unternehmen, um die erforderlichen Änderungen effizient und effektiv umzusetzen.