In der Welt der elektronischen Rechnungen gibt es zwei bekannte Standards: XRechnung und ZUGFeRD. Beide helfen Unternehmen, schneller und effizienter Rechnungen zu versenden und zu bearbeiten. Damit diese Rechnungen richtig funktionieren, gibt es besondere Validierungsregeln, also Prüfungen, die sicherstellen, dass die Rechnungen korrekt erstellt wurden. In diesem Artikel schauen wir uns die Unterschiede bei diesen Regeln an.
Was ist XRechnung?
Die XRechnung ist ein deutscher Standard, der speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde. Ab 2020 ist er in Deutschland verpflichtend, wenn ein Unternehmen Rechnungen an Behörden schicken möchte. Das Besondere an der XRechnung ist, dass sie vollständig maschinenlesbar ist. Das bedeutet, dass Computer die Rechnung direkt verarbeiten können, ohne dass Menschen etwas abtippen müssen.
Validierungsregeln bei der XRechnung
- Struktur und Syntax: Die XRechnung ist im XML-Format erstellt. Dieses Format hat strenge Regeln für den Aufbau und die verwendeten Elemente.
- Pflichtfelder: Informationen wie Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und Steuerbeträge müssen immer enthalten sein.
- Datentypen und Formatierungen: Jede Information muss genau das richtige Format haben, z.B. das Datum im Format
YYYY-MM-DD. - Zahlungsbedingungen: Diese müssen klar und korrekt angegeben sein, z.B. ob die Rechnung innerhalb von 30 Tagen bezahlt werden muss.
- Steuerangaben: Es werden genaue Angaben zu Steuersätzen und Steuerbeträgen verlangt.
Was ist ZUGFeRD?
Der ZUGFeRD-Standard funktioniert ein bisschen anders. Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format kombiniert eine menschlich lesbare PDF mit einer maschinellen XML-Datei. Mit anderen Worten: Die Rechnung sieht für Menschen wie eine normale PDF-Rechnung aus, gleichzeitig enthält sie aber auch alle Informationen für den Computer.
Validierungsregeln bei ZUGFeRD
- Doppelter Inhalt: Die Rechnung besteht aus zwei Teilen: der PDF-Datei und der XML-Datei. Beide müssen die gleichen Daten enthalten.
- XML-Struktur und Syntax: Ähnlich wie bei der XRechnung gibt es auch beim XML-Teil der ZUGFeRD-Rechnung klare Regeln für den Aufbau.
- Konsistenz: Die Informationen in der PDF und der XML-Datei müssen immer übereinstimmen.
- Pflichtfelder: Auch hier müssen bestimmte Daten wie Datum, Rechnungsnummer und Beträge vorhanden sein – und das sowohl in der PDF als auch in der XML-Komponente.
- Datentypen: Die Formate für die Angaben müssen exakt stimmen, z.B. Zahlen dürfen keine Buchstaben enthalten.
Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD
- Flexibilität: ZUGFeRD ist flexibler, weil es sowohl für Menschen (PDF) als auch für Maschinen (XML) geeignet ist. Die XRechnung dagegen ist rein maschinenlesbar.
- Verpflichtung: XRechnung ist in Deutschland vorgeschrieben, wenn es um den öffentlichen Sektor geht. ZUGFeRD ist freiwillig.
- Komplexität: XRechnung hat strenge technische Regeln, während bei ZUGFeRD die Kombination aus PDF und XML zusätzliche Komplexität mitbringt.
Fazit
Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD zielen darauf ab, Rechnungen moderner und effizienter zu gestalten. Der richtige Standard hängt davon ab, was gebraucht wird: Für Behörden ist XRechnung Pflicht, während ZUGFeRD Flexibilität bietet, indem es die Vorteile von PDF und XML kombiniert. Beide Systeme sorgen dafür, dass Rechnungen überprüfbar und problemlos von Computern verarbeitet werden können – eine echte Erleichterung für Unternehmen und Verwaltungen!