E-Rechnungen werden immer wichtiger, da sie den Papieraufwand reduzieren und den Rechnungsprozess schneller machen. Doch bei der Erstellung von E-Rechnungen können einige Fehler passieren, die problematisch sein können. In diesem Artikel schauen wir uns die häufigsten Fehler an und erklären, wie man sie vermeiden kann.
Falsche oder unvollständige Daten
Eine E-Rechnung muss genaue und vollständige Informationen enthalten. Oft passieren jedoch Fehler wie:
- Falsche oder fehlende Informationen über den Kunden oder Lieferanten.
- Unkorrekte Rechnungsnummern oder falsche Datumsangaben.
- Fehlende Steuer-Identifikationsnummern wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.).
Wenn solche Daten fehlen oder falsch sind, kann die Rechnung abgelehnt werden. Achte daher darauf, alle Angaben sorgfältig zu prüfen.
Nichtkonforme Formatierung
E-Rechnungen müssen oft in bestimmten Formaten erstellt werden, wie PEPPOL oder ZUGFeRD. Fehler können entstehen, wenn:
- Das falsche Format verwendet wird.
- Die XML-Strukturen oder -Tags in der Rechnung falsch sind.
Mit einer passenden E-Rechnungssoftware kannst du solche Formatierungsfehler vermeiden.
Rechtliche Anforderungen
Jede Rechnung, auch eine E-Rechnung, muss rechtliche Vorgaben einhalten. Häufige Probleme sind:
- Fehlende Details wie eine klare Beschreibung der Leistung oder Informationen zum Mehrwertsteuersatz (MwSt.-Satz).
- Nicht-Berücksichtigung von Steuergesetzen oder Datenschutzbestimmungen.
Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle rechtlichen Informationen vorhanden sind, damit es später keine Schwierigkeiten gibt.
Technische Probleme
E-Rechnungen werden oft zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht. Manchmal gibt es dabei technische Schwierigkeiten wie:
- Kompatibilitätsprobleme mit dem Empfängersystem.
- Fehler bei der Verschlüsselung oder Signierung der Rechnung, die deren Sicherheit beeinträchtigen.
- Probleme bei der Übertragung, z.B. durch schlechte API-Verbindungen.
Eine zuverlässige Software und regelmäßige Tests können hier helfen.
Autorisierung und Authentifizierung
Damit Rechnungen sicher ausgestellt und empfangen werden, sind Zugriffsrechte wichtig. Es gibt jedoch Risiken, wenn:
- Die Absender- oder Empfängeridentität nicht überprüft wird.
- Sicherheitsmaßnahmen gegen Datenmanipulation fehlen.
Deshalb solltest du immer darauf achten, dass Absender und Empfänger korrekt authentifiziert werden.
Archivierung und Aufbewahrung
Gesetze schreiben vor, dass Rechnungen für eine bestimmte Zeit gespeichert werden müssen. Häufige Fehler dabei sind:
- E-Rechnungen werden nicht für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer archiviert.
- Die gespeicherten Dateien verlieren im Laufe der Zeit an Lesbarkeit oder Integrität.
Ein gutes Archivierungssystem ist daher unerlässlich.
Kommunikationsfehler
Manchmal klappt die Kommunikation zwischen Absender und Empfänger nicht. Das kann zu Problemen führen, wie:
- Der Empfänger bestätigt den Erhalt der Rechnung nicht.
- Fehler oder Ablehnungen werden nicht rechtzeitig gemeldet.
Eine klare Kommunikation beugt solchen Problemen vor.
Sprach- und Landesspezifika
In verschiedenen Ländern gibt es unterschiedliche Anforderungen für E-Rechnungen. Zu den typischen Fehlern zählen:
- Die E-Rechnung entspricht nicht den landesspezifischen Anforderungen, z.B. in Italien das SDI-System.
- Wichtige Teile der Rechnung sind nicht in der Sprache des Empfängers übersetzt.
Informiere dich gut über die Vorschriften im Zielland, bevor du eine Rechnung abschickst.
Wie kann man Fehler vermeiden?
Um Fehler bei der Erstellung von E-Rechnungen zu vermeiden, kannst du Folgendes tun:
- Nutze spezialisierte Softwarelösungen, die mit den wichtigsten Vorgaben und Formaten kompatibel sind.
- Teste regelmäßig, ob alles ordnungsgemäß funktioniert.
- Hol dir professionelle Beratung, wenn du unsicher bist, vor allem bei internationalen Rechnungen.
Mit diesen Tipps sparst du nicht nur Zeit, sondern kannst auch sicherstellen, dass deine Rechnungen reibungslos verarbeitet werden.