Elektronische Rechnungen werden immer wichtiger, weil sie Zeit und Papier sparen. Aber wusstest du, dass es verschiedene Arten von E-Rechnungen gibt? Zwei wichtige Formate heißen ZUGFeRD 2.1 und XRechnung. Hier erklären wir dir die Hauptunterschiede zwischen diesen beiden Formaten, damit du weißt, welches wann verwendet wird.
1. Woher kommen ZUGFeRD 2.1 und XRechnung?
Die beiden Formate wurden aus unterschiedlichen Gründen entwickelt:
- ZUGFeRD 2.1: Dieses Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt. Es ist für alle Unternehmen in verschiedenen Branchen gedacht – egal ob kleiner Laden oder großes Unternehmen.
- XRechnung: Dieses Format wurde speziell für den öffentlichen Sektor, also für Behörden und Ämter, entwickelt. Es stammt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Deutschland.
2. Für wen sind die Formate gedacht?
- ZUGFeRD 2.1: Für alle, die Rechnungen schreiben – egal ob für andere Unternehmen oder Privatkunden.
- XRechnung: Hauptsächlich für Geschäfte mit Behörden. Wenn man also etwas an eine Stadt, eine Schule oder ein anderes Amt verkauft, braucht man meistens eine XRechnung.
3. Wie sehen die Rechnungen technisch aus?
Hier unterscheidet sich die Art, wie die Rechnungen gespeichert werden:
- ZUGFeRD 2.1: Es ist eine Kombination aus einer PDF-/Bild-Datei (die man am Bildschirm lesen kann) und einer XML-Datei (die ein Computer verstehen kann). So sieht die Rechnung für Menschen schön aus und für Maschinen lesbar.
- XRechnung: Rein technisch! Es gibt nur eine XML-Datei, die direkt von Computersystemen verarbeitet wird. Es gibt keine sichtbare PDF-Version.
4. Was ist mit den Vorschriften?
- ZUGFeRD 2.1: Dieses Format ist freiwillig und sehr flexibel. Man kann es nutzen, um Rechnungen einfacher zu erstellen, aber es ist nicht vorgeschrieben.
- XRechnung: Hier sieht es anders aus: Seit November 2020 ist dieses Format für alle verpflichtend, die Rechnungen an Behörden und öffentliche Einrichtungen schicken möchten. Das ist in der sogenannten E-Rechnungsverordnung geregelt.
5. Ist eines davon international verwendbar?
- ZUGFeRD 2.1: Es wurde vor allem in Deutschland entwickelt, kann aber teils auch in anderen Ländern angepasst werden.
- XRechnung: Da es auf einem EU-Standard namens EN 16931 basiert, kann man es in ganz Europa verwenden. Das macht es besonders praktisch für Geschäftsbeziehungen innerhalb der EU.
Fazit: Welches Format passt zu dir?
Wenn du Rechnungen an verschiedene Unternehmen oder privat verschicken möchtest, ist ZUGFeRD 2.1 oft die bessere Wahl, weil es sowohl flexibel als auch leicht verständlich ist. Arbeitest du hingegen mit Behörden, führt kein Weg an der XRechnung vorbei, weil sie hier Pflicht ist.
Daher kannst du dir leicht merken: ZUGFeRD ist flexibel, XRechnung ist Pflicht. Welches Format du nutzt, hängt also davon ab, mit wem du arbeitest!