E-Rechnungen oder elektronische Rechnungen werden von immer mehr Unternehmen genutzt. Aber welche Regeln gibt es hierfür eigentlich in Deutschland? In diesem Artikel schauen wir uns an, welche Anforderungen das Umsatzsteuergesetz (UStG) an E-Rechnungen stellt. Keine Sorge, wir machen es einfach, sodass jeder es verstehen kann!
Was muss in einer E-Rechnung stehen?
Damit eine E-Rechnung gültig ist, muss sie bestimmte Informationen enthalten. Diese nennt man Pflichtangaben. Hier sind die wichtigsten Punkte:
- Den Namen und die Adresse desjenigen, der die Rechnung ausstellt (das Unternehmen).
- Den Namen und die Adresse desjenigen, an den die Rechnung geht (der Kunde).
- Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens.
- Eine genaue Beschreibung der Produkte oder Dienstleistungen (zum Beispiel „10 T-Shirts“ oder „Beratungsdienstleistung“).
- Das Datum, an dem die Produkte geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde.
- Den Nettobetrag (das ist der Preis ohne Mehrwertsteuer).
- Den Steuersatz (zum Beispiel 19 % oder 7 %).
- Den Steuerbetrag (die Mehrwertsteuer in Euro).
- Den Gesamtbetrag (Nettobetrag + Mehrwertsteuer = vollständiger Rechnungsbetrag).
Wenn diese Angaben fehlen, könnte es sein, dass die Rechnung nicht anerkannt wird. Das kann zum Beispiel bei der Steuerprüfung Ärger machen!
Was bedeutet „Authentizität“ und „Integrität“?
Diese beiden Worte hören sich kompliziert an, sind aber wichtig für E-Rechnungen:
- Authentizität: Das bedeutet, es muss klar sein, dass die Rechnung wirklich von dem Unternehmen kommt, das sie ausgestellt hat. Jemand anderes darf keine falschen Rechnungen erstellen.
- Integrität: Der Inhalt der Rechnung darf nicht verändert werden. Niemand darf nachträglich etwas daran herumbasteln.
Um Authentizität und Integrität sicherzustellen, können besondere digitale Sicherheitsmaßnahmen genutzt werden, wie zum Beispiel eine digitale Signatur.
Wie lange muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?
Unternehmen müssen E-Rechnungen in Deutschland mindestens 10 Jahre aufbewahren. Während dieser Zeit muss sichergestellt sein, dass die Rechnung sicher gespeichert ist und nicht verändert werden kann. Auch wenn sie digital ist, sollte die Datei lesbar bleiben, zum Beispiel in einem PDF-Format.
Muss der Empfänger der E-Rechnung zustimmen?
Ja, derjenige, der die E-Rechnung bekommt, muss dem in irgendeiner Weise zustimmen. Dies kann direkt geschehen, zum Beispiel durch die schriftliche Bestätigung, oder indirekt, wenn er die Rechnung akzeptiert und bezahlt. Das nennt man auch „konkludente Zustimmung“.
Welche Formate darf man für E-Rechnungen nutzen?
Eine E-Rechnung sollte in einem Format erstellt werden, das der Empfänger problemlos lesen kann. Häufige Formate sind:
- PDF: Ein bekanntes Format, das sich leicht öffnen und versenden lässt.
- XML: Dieses Format wird oft von Computersystemen genutzt, um Daten automatisch zu verarbeiten.
Es ist wichtig, dass der Empfänger die Rechnung öffnen und verstehen kann.
Zusammenfassung: Was ist wichtig bei E-Rechnungen?
Elektronische Rechnungen haben viele Vorteile, aber sie müssen ein paar Regeln einhalten. Sie brauchen alle Pflichtangaben, Authentizität und Integrität müssen gesichert sein, und sie sollten in einem lesbaren Format erstellt werden. Außerdem müssen die Rechnungen für mindestens 10 Jahre sicher aufbewahrt werden. Und ganz wichtig: Der Empfänger muss die E-Rechnung akzeptieren.
Wenn du diese Punkte beachtest, bist du auf der sicheren Seite – und nutzt die Vorteile der digitalen Welt, ohne Probleme mit dem Gesetz zu bekommen!