Das hybride Format von ZUGFeRD hat viele Vorteile, besonders im Vergleich zu rein strukturierten Formaten wie XML oder JSON. Lass uns gemeinsam entdecken, warum dieses Format so praktisch ist und was es so besonders macht!
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein Standard für elektronische Rechnungen. Stell dir vor, du bekommst eine Rechnung, die sowohl für dich als Mensch leicht lesbar ist als auch von einem Computer automatisch verarbeitet werden kann. Genau das macht ZUGFeRD möglich! Es kombiniert zwei Arten von Informationen in einer einzigen Datei: Ein PDF, das du lesen kannst, und eine Maschinensprache, genannt XML, die Computer verstehen.
Vorteile des hybriden Formats von ZUGFeRD
Jetzt schauen wir uns die Gründe an, warum das hybride Format von ZUGFeRD so praktisch ist:
1. Kombination aus strukturierter und unstrukturierter Daten
ZUGFeRD verbindet zwei Welten. Du hast eine strukturierte XML-Datei, die von Programmen gelesen und verarbeitet werden kann, und eine unstrukturierte PDF, die aussieht wie eine normale Rechnung. Das bedeutet, eine Datei kann gleichzeitig für Computer und Menschen nützlich sein!
2. Universelle Lesbarkeit
Der PDF-Teil der ZUGFeRD-Datei kann von jedem geöffnet werden, der ein Programm wie Adobe Reader hat. Du brauchst keine spezielle Software. Der XML-Teil hingegen sorgt dafür, dass Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen die Daten direkt in ihre Computersysteme einlesen können, ohne alles per Hand eingeben zu müssen.
3. Kompatibilität und Interoperabilität
Weil ZUGFeRD PDF- und XML-Formate kombiniert, funktioniert es mit fast allen Systemen. Es hält sich an internationale Standards wie UN/CEFACT und ISO 20022. Das bedeutet, dass Firmen in verschiedenen Ländern damit problemlos arbeiten können.
4. Sicherheit und Authentizität
Weißt du, was cool ist? Wenn jemand die Daten in der XML-Datei heimlich ändert, passt die Rechnung im PDF-Teil nicht mehr. So merkt man sofort, wenn etwas nicht stimmt. Das macht ZUGFeRD sehr sicher!
5. Benutzerfreundlichkeit
Es ist super praktisch: Du hast nur eine Datei, die alles enthält, was du brauchst. Du musst nicht zwei unterschiedliche Dateien speichern oder verschicken. Das spart Zeit und Energie. Außerdem kannst du einfach das PDF anschauen, wenn du schnell einen Überblick über die Rechnung brauchst.
6. Langzeitarchivierung
Manchmal müssen Rechnungen viele Jahre aufbewahrt werden. Mit ZUGFeRD ist das kein Problem. Sowohl der PDF- als auch der XML-Teil bleiben langfristig lesbar. Das ist besonders wichtig für Unternehmen, die gesetzliche Vorgaben einhalten müssen.
Warum ist ZUGFeRD besser als nur XML oder JSON?
Reine XML- oder JSON-Dateien sind zwar maschinenlesbar, aber Menschen können sie nicht ohne zusätzliche Software lesen, weil sie kompliziert aussehen. ZUGFeRD macht es einfacher, weil du ein menschenlesbares PDF und trotzdem die Vorteile automatischer Verarbeitung bekommst – beides in einer einzigen Datei!
Fazit
Das hybride Format von ZUGFeRD kombiniert das Beste aus beiden Welten: Verständlichkeit für Menschen und Effizienz für Maschinen. Es spart Zeit, ist sicher und funktioniert in vielen Ländern und Systemen. Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen auf ZUGFeRD setzen!