Hast du dich schon mal gefragt, wie elektronische Rechnungen überprüft werden, damit sie sicher und zuverlässig sind? Genau dafür gibt es sogenannte Validierungschecks nach EN 16931. Aber keine Sorge, das klingt komplizierter, als es ist! Ich erkläre dir, wie das alles funktioniert und warum diese Checks so wichtig sind.
Was ist EN 16931?
EN 16931 ist eine europäische Norm. Sie legt fest, wie elektronische Rechnungen auszusehen haben, damit sie überall in Europa verstanden werden. Stell dir vor, du schreibst einer Freundin einen Brief, aber sie versteht deine Handschrift nicht. Damit das nicht bei Rechnungen passiert, sorgt EN 16931 dafür, dass alle „in derselben Sprache“ sprechen – zumindest in der Sprache der Rechnungen!
Warum brauchen wir Validierungschecks?
Validierungschecks sind wie eine Kontrolle, ob alles an der E-Rechnung stimmt. Eine E-Rechnung funktioniert nämlich nur, wenn alle wichtigen Informationen enthalten und korrekt sind. Das überprüft die Norm EN 16931, und dafür gibt es ein paar wichtige Schritte. Lass uns diese gemeinsam durchgehen!
1. Syntax-Validierung: Ist das richtige Format benutzt?
Die E-Rechnung wird in einem speziellen Dateiformat geschrieben, damit sie von Computern gelesen werden kann. Häufig wird dafür das XML-Format oder das UBL-Format benutzt. Bei der Syntax-Validierung wird geprüft:
- Wurde das richtige Format verwendet?
- Entspricht die Datei den Regeln, die im Format festgelegt sind?
Das ist so, als würdest du bei einem Malkasten nachsehen, ob alle Farben an der richtigen Stelle sind. Wenn eine fehlt oder falsch liegt, funktioniert das Bild nicht!
2. Semantische Validierung: Sind die Infos vollständig?
Hier wird sichergestellt, dass die Rechnung alle wichtigen Informationen enthält. Dazu gehören:
- Das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer.
- Informationen über den Lieferanten (wer stellt die Rechnung?) und den Kunden (wer bekommt sie?).
- Der Gesamtbetrag, der mit den Einzelposten übereinstimmen muss.
Es wird also geprüft, ob alle Puzzleteile der Rechnung am richtigen Platz sind und nichts vergessen wurde.
3. Geschäftsregeln: Stimmen Steuern & Zahlungsbedingungen?
Geschäftsregeln sind wie Verkehrsregeln – sie sorgen dafür, dass E-Rechnungen funktionieren. Bei der Überprüfung wird Folgendes sichergestellt:
- Die Zahlungsbedingungen sind klar und korrekt (z.B. bis wann die Rechnung bezahlt werden muss).
- Steuern und Abzüge sind richtig berechnet.
Das ist wichtig, damit später niemand über falsche Zahlen stolpert!
4. Code-Listen und Referenzen: Wurde alles richtig gekennzeichnet?
Viele Rechnungen nutzen Codes, z.B. für Steuern oder Warenkategorien. Bei dieser Prüfung wird geschaut, ob die richtigen Codes benutzt wurden. Außerdem wird überprüft, ob Verweise auf andere Dokumente (zum Beispiel Bestellungen) korrekt sind.
Stell dir vor, jemand verwendet einen Fantasie-Code, den niemand kennt. Das macht die Rechnung unverständlich. Mit dieser Prüfung wird das verhindert.
5. Digitale Signatur: Ist die Rechnung echt?
Manchmal haben E-Rechnungen eine digitale Signatur. Die ist so etwas wie eine digitale Unterschrift. Damit kann geprüft werden:
- Wurde die Rechnung unterwegs verändert? (Das nennt man Integrität.)
- Kommt die Rechnung wirklich vom richtigen Absender? (Das nennt man Authentizität.)
Damit bleibt deine E-Rechnung sicher und geschützt.
Wie werden diese Checks durchgeführt?
Zum Glück musst du diesen ganzen Prozess nicht selbst machen. Es gibt dafür Tools und Online-Dienste, die das für dich übernehmen. Sie prüfen automatisch die E-Rechnung und sagen dir, ob alles richtig ist oder ob etwas fehlt.
Warum sind diese Checks wichtig?
Mit den Validierungschecks wird sichergestellt, dass E-Rechnungen überall gut funktionieren. Egal, ob du eine Rechnung nach Frankreich, Italien oder Deutschland schickst – dank EN 16931 und den Prüfungen versteht jeder, was gemeint ist. So sparst du Zeit, Geld und jede Menge Nerven!
Jetzt weißt du, wie Validierungschecks nach EN 16931 funktionieren. Gar nicht so kompliziert, oder?