Der Wechsel von Papierrechnungen zu E-Rechnungen kann Unternehmen viel Zeit und Geld sparen. Aber wie schaffen es Unternehmen, ihre Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter gut auf diese Veränderung vorzubereiten? Hier sind einige einfache Schritte, die dabei helfen können.
1. Vorabinformation und Vorbereitung
Bevor das Unternehmen von Papierrechnungen zu E-Rechnungen wechselt, ist es wichtig, alle Stakeholder (also alle Menschen oder Firmen, die damit zu tun haben, wie Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter) gut darauf vorzubereiten. Dies sollte lange im Voraus geschehen.
Am besten erklärt man direkt die Gründe für diesen Wechsel. Zum Beispiel:
- Umweltschutz: Es wird weniger Papier verbraucht und so wird die Umwelt geschont.
- Einsparungen: E-Rechnungen kosten weniger und gehen schneller als der Versand per Post.
2. Klare Kommunikation der Vorteile
Es ist wichtig, alle Vorteile der E-Rechnung klar zu erklären. Einige davon sind:
- Schnellere Bearbeitung: Rechnungen kommen schneller an und werden auch schneller bearbeitet.
- Weniger Fehler: Da alles digital ist, passieren weniger Fehler, wie z. B. Tippfehler oder falsche Adressen.
- Umweltfreundlicher: Es wird weniger Papier benutzt, was Bäume schützt.
3. Anleitung und Unterstützung
Manchmal haben Menschen mit neuen Systemen Schwierigkeiten. Deshalb sollten Unternehmen einfache Anleitungen oder Tutorials bereitstellen, damit jeder weiß, wie er eine E-Rechnung lesen und verarbeiten kann. Wichtig ist es auch, technische Hilfe anzubieten, falls jemand nicht weiterkommt.
4. Mehrsprachige Kommunikation
Wenn ein Unternehmen viele internationale Stakeholder hat, sollte es sicherstellen, dass alle Informationen in den richtigen Sprachen verfügbar sind. So sind alle gut informiert, egal, welche Sprache sie sprechen.
5. Verschiedene Kommunikationskanäle nutzen
Menschen nutzen verschiedene Wege, um Informationen zu erhalten. Deshalb ist es klug, verschiedene Kommunikationskanäle zu verwenden, wie:
- Newsletter
- Soziale Medien
- Direktbriefe
- FAQs (häufig gestellte Fragen)
- Schulungen oder Webinare, damit jeder den neuen Prozess verstehen kann
Es ist auch hilfreich, wichtige Informationen direkt auf den Rechnungen oder in den Kundenportalen zu zeigen.
6. Feedback einholen und bearbeiten
Unternehmen sollten ihre Stakeholder um Feedback bitten. Ihre Meinungen können dabei helfen, Schwierigkeiten frühzeitig zu entdecken und zu beheben. Wichtig ist, auf das Feedback zu reagieren, damit sich niemand ausgeschlossen fühlt.
7. Phasenweiser Rollout
Anstatt den Wechsel sofort für alle Nutzer einzuführen, kann es hilfreich sein, diese Veränderung schrittweise durchzuführen. Man könnte zum Beispiel mit einer kleinen Gruppe beginnen und aus den Erfahrungen lernen, um den Prozess zu verbessern, bevor man ihn für alle einführt.
8. Transparenz über den Prozess
Alle Schritte im Prozess sollten transparent erklärt werden. Dazu gehört auch, zu zeigen, wie E-Rechnungen genau erstellt und versendet werden. Zusätzlich sollte auf die Datensicherheit hingewiesen werden, um Vertrauen aufzubauen.
9. Zusätzliche Ressourcen bereitstellen
Um sicherzustellen, dass alle gut auf den Wechsel vorbereitet sind, sollten Unternehmen zusätzliche Ressourcen zur Verfügung stellen. Gute Ideen sind:
Wenn Unternehmen all diese Schritte befolgen, wird der Wechsel von Papierrechnungen zu E-Rechnungen für alle Beteiligten einfacher und reibungsloser verlaufen.