E-Rechnungen sind elektronische Rechnungen, die Unternehmen an Kunden schicken oder von Lieferanten erhalten. Damit Unternehmen E-Rechnungen richtig aufbewahren, gibt es spezielle Regeln. Man nennt das „revisionssicher archivieren“. In diesem Artikel erkläre ich dir ganz einfach, was Unternehmen tun müssen, um sicherzustellen, dass eine E-Rechnung revisionssicher archiviert wird.
Warum ist eine revisionssichere Archivierung wichtig?
Wenn ein Unternehmen E-Rechnungen hat, muss es diese Rechnungen aufbewahren. In Deutschland zum Beispiel, müssen diese Rechnungen 10 Jahre lang sicher gespeichert werden. Das ist wichtig, damit das Finanzamt immer nachschauen kann, ob alles korrekt abgelaufen ist. Dafür gibt es Gesetze wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern). Diese Regeln helfen Unternehmen, nichts Wichtiges zu vergessen.
Wie muss eine E-Rechnung archiviert werden?
E-Rechnungen dürfen nicht einfach so gespeichert werden, wie man es gerade möchte. Es gibt genaue Vorgaben, wie die Rechnung gespeichert werden muss:
- Unveränderlich: Die Rechnung darf nicht nachträglich bearbeitet oder gelöscht werden.
- Maschinell lesbar: Das bedeutet, dass ein Computer die Rechnung jederzeit lesen kann.
- Jederzeit zugriffsfähig: Wenn jemand nach der Rechnung fragt, muss das Unternehmen sie sofort zeigen können.
Das bedeutet, dass Unternehmen spezielle Archivierungsprogramme benutzen müssen, die sicherstellen, dass die Rechnungen immer genau so bleiben, wie sie ursprünglich waren.
In welchem Format werden E-Rechnungen gespeichert?
Die Rechnung muss meistens genau in dem Format gespeichert werden, wie sie eingegangen ist. Wenn sie zum Beispiel als PDF oder XML kam, bleibt sie auch so. Falls man die Rechnung später in ein anderes Format umwandelt, müssen beide Versionen – die alte und die neue – aufbewahrt werden.
Organisatorische Regeln
Damit niemand aus Versehen oder absichtlich die falschen Dinge mit den Rechnungen macht, braucht es ein gutes System im Unternehmen:
- Es muss immer genau aufgeschrieben werden, welche Schritte gemacht wurden, um die E-Rechnung zu speichern. Das nennt man eine Verfahrensdokumentation.
- Nur bestimmte Leute im Unternehmen dürfen auf die Rechnungen zugreifen. Es sollte immer klar sein, wer die Rechnungen sieht und bearbeitet.
Wie lange muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?
E-Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass auch die Software so lange funktionieren muss und nichts während dieser Zeit verloren gehen darf. Es reicht nicht, wenn das Unternehmen die Rechnung ausdruckt. Sie muss wirklich elektronisch gespeichert werden.
Welche Medien sind geeignet?
Um sicher zu sein, dass Rechnungen für 10 Jahre oder länger gespeichert werden können, benutzen viele Unternehmen:
- Speichermedien, auf denen man nur einmal etwas speichern kann, wie CD-R oder DVD-R oder
- Festplatten-Raumbuchungssysteme oder Cloud-Dienste, die besonders sicher sind.
Diese Speichermedien stellen sicher, dass die Rechnung später nicht verändert werden kann.
Technische und Sicherheitshinweise
Die gespeicherten Rechnungen müssen vor allem vor Verlust, Zerstörung und unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Damit niemand darauf zugreifen kann, der das nicht darf, verwenden Unternehmen Sicherheitssoftware und Passwörter. Außerdem sollte man immer eine Art von Protokoll haben, also eine Aufzeichnung darüber, wer was genau gemacht hat. So kann man alle Schritte zurückverfolgen.
Die rechtlichen Anforderungen
Wie schon oben kurz erwähnt, gibt es in Deutschland die GoBD, aber auch andere Gesetze wie das Handelsgesetzbuch (HGB) oder die Abgabenordnung (AO). Diese Gesetze sagen Unternehmen genau, wie und wann sie die Rechnungen speichern müssen. Wenn Unternehmen sich nicht an diese Regeln halten, müssen sie vielleicht eine Geldstrafe zahlen oder bekommen Probleme mit dem Finanzamt.
Fazit
Zusammengefasst können Unternehmen ihre E-Rechnungen revisionssicher archivieren, indem sie:
- sicherstellen, dass die Rechnungen unveränderbar und jederzeit verfügbar sind,
- die Rechnungen im Originalformat aufbewahren,
- geeignete Speicherlösungen wie Cloud-Dienste oder Spezialsoftware verwenden, und
- sicherstellen, dass nur berechtigte Personen zugreifen können und alle Schritte dokumentiert sind.
Soweit die Quittung nicht verloren geht, kann das Unternehmen also bei einem Finanzamtbesuch in vielerlei Hinsicht beruhigt sein!