Immer mehr Unternehmen setzen auf die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, weil sie modern und praktisch ist. Doch wie stellen Firmen sicher, dass diese E-Rechnungen auch steuerlich anerkannt werden? Hier erklären wir Schritt für Schritt, worauf es ankommt.
1. Gesetze und Vorschriften befolgen
Es ist wichtig, dass sich Unternehmen an die Regeln halten, die für E-Rechnungen gelten. In der EU gibt es beispielsweise eine spezielle Richtlinie namens EU-Richtlinie 2014/55/EU. Sie regelt, wie E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen aussehen müssen. In Deutschland müssen sich Unternehmen zusätzlich an die GoBD halten. Diese Vorschriften legen fest, wie elektronische Daten korrekt und sicher verarbeitet werden.
2. Alle wichtigen Daten angeben
Eine E-Rechnung muss bestimmte Informationen enthalten, damit sie gültig ist. Dazu gehören:
- Das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer
- Liefer- oder Leistungsdatum
- Die Umsatzsteuer-ID von Lieferant und Empfänger (wenn nötig)
- Eine Beschreibung der Ware oder Dienstleistung
- Angabe von Mengen, Einzelpreisen und dem Gesamtbetrag
Falsche oder fehlende Angaben könnten dazu führen, dass die Rechnung nicht anerkannt wird. Daher sollte vor dem Versand alles gründlich geprüft werden.
3. Elektronische Signatur verwenden
In einigen Ländern muss die E-Rechnung eine elektronische Signatur haben oder auf andere Weise authentifiziert werden. Eine elektronische Signatur funktioniert wie eine Unterschrift, aber digital. Sie zeigt, dass die Rechnung von einem echten Absender stammt und nicht manipuliert wurde. Für diese Signaturen gibt es geprüfte Anbieter, die Unternehmen nutzen können.
4. Sicherheit und Datenintegrität
Die Daten in einer E-Rechnung müssen sicher bleiben – sowohl beim Senden als auch beim Speichern. Das gelingt durch:
- Den Einsatz von verschlüsselten Übertragungsprotokollen, wie etwa HTTPS
- Verwendung sicherer Datenspeicher, damit Rechnungen nicht verloren gehen oder verändert werden
Ein sicheres System schützt die Informationen vor Hackerangriffen oder Fehlern.
5. Aufbewahrung nach den Regeln
E-Rechnungen dürfen nicht einfach gelöscht werden. In Deutschland müssen Unternehmen diese Rechnungen für 10 Jahre aufbewahren. Dabei müssen sie weiterhin lesbar und unverändert bleiben. Am besten ist es, ein digitales Archivsystem zu nutzen, das alle Vorschriften erfüllt.
6. Steuersoftware prüfen
Die Systeme für E-Rechnungen sollten mit der Steuersoftware des Unternehmens kompatibel sein. So können alle Daten einwandfrei verarbeitet und ans Finanzamt übermittelt werden, falls dies nötig ist.
7. Dokumentation und klare Prozesse
Es lohnt sich, den gesamten Ablauf der E-Rechnungserstellung klar zu dokumentieren. Wichtige Fragen dabei sind:
- Wer ist im Unternehmen für die Rechnungen verantwortlich?
- Wie wird der Versand und die Speicherung überwacht?
Diese Aufzeichnungen helfen nicht nur bei internen Prüfungen, sondern auch dann, wenn Steuerbehörden Fragen haben.
8. Regelmäßige Überprüfung
Selbst wenn alles eingerichtet ist, sollten Unternehmen regelmäßig kontrollieren, ob die Systeme rechtssicher arbeiten. Änderungen bei den gesetzlichen Vorgaben oder in der eigenen IT können Anpassungen nötig machen. Außerdem sollte das Unternehmen auf Steuerprüfungen vorbereitet sein und alle wichtigen Dokumente bereit haben.
Fazit
Unternehmen können sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen steuerlich anerkannt werden, indem sie gesetzliche Vorgaben beachten, alle wichtigen Daten angeben und sichere sowie strukturierte Prozesse schaffen. Mit regelmäßigen Überprüfungen bleibt man immer auf der sicheren Seite.