3 Gründe, warum E-Rechnungen die Zukunft des Rechnungswesens sind

In den letzten 20 Jahren hat sich die Digitale Transformation im Rechnungswesen rasant entwickelt. E-Rechnungen spielen hierbei eine zentrale Rolle und bringen insbesondere in der Finanzbuchhaltung erhebliche Vorteile mit sich. In der Industrie ist die digitale Rechnungsverarbeitung bereits am weitesten fortgeschritten, nicht zuletzt aufgrund der hohen Anzahl an Rechnungen. Die manuelle Bearbeitungszeit einer Rechnung in einem analogen System beträgt durchschnittlich 19 Minuten, während diese Zeit durch digitale Prozesse auf durchschnittlich acht Minuten gesenkt wird.

Auch die Kosten sprechen eine deutliche Sprache: In einem analogen System kosten Rechnungen durchschnittlich 11,08 €, wohingegen die Kosten in einem digitalisierten System auf 4,67 € gesenkt werden können. Diese Effizienzsteigerung eröffnet Unternehmen erhebliche Potenziale, um Ressourcen effektiver zu nutzen. Besonders kleine Unternehmen mit einem Rechnungsvolumen von 250 Rechnungen im Monat können durch digitale Rechnungsprozesse erhebliche Kostensenkungen erzielen.

Ein weiterer Aspekt, der die Bedeutung von E-Rechnungen unterstreicht, sind die gesetzlichen Änderungen, die ab dem 1. Januar 2025 in Kraft treten. Alle inländischen B2B-Unternehmen werden dann verpflichtet sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten und somit ihre gesamte moderne Rechnungsverarbeitung auf eine neue Stufe zu heben. Diese verpflichtenden Regelungen schaffen klare Vorgaben und bieten gleichzeitig Chancen zur nachhaltigen Optimierung durch fortschrittliche Digitalisierung.

Wichtige Erkenntnisse

Die Digitalisierung hat das Rechnungswesen stark vorangetrieben.
Industrieunternehmen profitieren am meisten von der digitalen Rechnungsverarbeitung.
Manuelle Rechnungsbearbeitung dauert deutlich länger und ist kostenintensiver.
Digitale Prozesse sparen erhebliche Zeit und reduzieren Kosten pro Rechnung.
Ab 2025 besteht eine gesetzliche Pflicht zur Verwendung von E-Rechnungen im B2B-Bereich.
Das Wachstumsgesetz und die EU-Richtlinie fördern die digitale Transformation im Rechnungswesen.
Unternehmen müssen zukünftig E-Rechnungen in einem standardisierten Format verarbeiten.

Vorteile von E-Rechnungen für Unternehmen

Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich und wird in den kommenden Jahren für alle Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Durch den Einsatz moderner Technologien und automatisierter Prozesse können Unternehmen erhebliche Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen erzielen.

Einsparung von Kosten und Ressourcen

Ein wesentlicher Vorteil von E-Rechnungen ist die Kostensenkung. Elektronische Rechnungen eliminieren Druck- und Versandkosten, was zu erheblichen Einsparungen führen kann. Darüber hinaus fördern sie die Ressourcenschonung durch reduzierten Papierverbrauch. Laut EU-Richtlinie müssen ab 2025 alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können und ab 2026 auch versenden.

Steigerung der Effizienz durch Automatisierung

Die Automatisierte Rechnungsverarbeitung reduziert die Bearbeitungszeit erheblich. Unternehmen können durch die medienbruchfreie und fehlerfreie Verarbeitung von E-Rechnungen Zeit sparen und ihre Effizienz steigern. Durch die Digitalisierung werden Rechnungen in strukturierten Formaten wie EDI, XML oder UBL verarbeitet, was die Integration und Automatisierung erleichtert.

Verbesserung der Datenqualität und Transparenz

E-Rechnungen tragen zur Verbesserung der Datenqualität bei, da Fehler bei der manuellen Dateneingabe vermieden werden. Dies führt zu einer höheren Genauigkeit und Transparenz in der Datenverwaltung. Unternehmen profitieren zudem von einer schnelleren Zahlungsabwicklung, was die Liquidität und das Cashflow-Management verbessert und somit eine stabile finanzielle Basis gewährleistet.

Rechtliche Entwicklungen und E-Rechnungspflichten

Die E-Rechnungspflicht gewinnt in ganz Europa zunehmend an Bedeutung und führt zu maßgeblichen Rechtsentwicklungen im Bereich des Steuerrechts und der Compliance. Italien war das erste EU-Land, das eine allumfassende E-Rechnungspflicht bereits im Jahr 2019 eingeführt hat. Andere europäische Länder planen in den kommenden Jahren, zentrale Lösungen zur Übermittlung elektronischer Rechnungen und Zahlungsdaten in allen Bereichen einzuführen.

In Deutschland besteht noch eine Diskrepanz hinsichtlich der Definition einer elektronischen Rechnung. Viele Rechnungssteller und -empfänger betrachten PDF-Dokumente, die per E-Mail versendet werden, als elektronische Rechnungen. Im Gegensatz dazu liegt die einheitlichere Definition in der EU auf strukturierten elektronischen Daten, wie sie beispielsweise im XML-Format vorgeschrieben sind.

Die bevorstehende gesetzliche E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 für Umsatzsteuerzwecke im B2B-Bereich wird diesen Übergang von traditionellen zu digitalen Prozessen weiter vorantreiben. Unternehmen müssen sich auf diese neuen Definitionen einstellen und ihre Prozesse entsprechend anpassen, um eine elektronische Verarbeitung nach europäischem Standard zu ermöglichen.

Ein kontinuierlicher Austausch zwischen hochrangigen Vertretern und Experten auf europäischer Ebene ist entscheidend, um die grenzüberschreitende Wichtigkeit der Compliance zu gewährleisten. Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen sind abgestimmte, praktikable Lösungen erforderlich, um die Umsätze und Rechnungswesenprozesse effizient und gesetzeskonform zu gestalten.

Fazit

Die Umstellung auf E-Rechnungen markiert zweifellos einen bedeutsamen Schritt in Richtung einer zukunftsorientierten Finanzbuchhaltung. Unternehmen wie Microsoft, Amazon AWS und SAP zeigen eindrucksvoll, wie digitale Transformation und die Nutzung von Cloud-Diensten die Effizienz steigern und den Unternehmenserfolg fördern können. Microsoft verzeichnete beispielsweise bis Ende 2019 einen Anstieg der Azure Cloud-Umsätze um 64%, während Amazon AWS 63% des Gesamtgewinns des Unternehmens ausmachte.

In Deutschland betrug der Anteil der Unternehmen, die Cloud-Dienste nutzen, bereits 2018 73%. Faktoren wie die Einsparung von Kosten und Ressourcen sowie die Steigerung der Datenqualität und Transparenz durch automatisierte Prozesse sind zentrale Vorteile, die zur zunehmenden Akzeptanz und Nutzung von E-Rechnungen und Cloud-Lösungen beitragen. Unternehmen wie DATEV gehen zunehmend den Weg in die Cloud und setzen auf Lösungen wie SAP Business One und Microsoft Dynamics365 Business Central, um die Effizienz im Rechnungswesen zu maximieren.

Eine PwC-Studie aus dem Jahr 2020 zeigt, dass 63% der Entscheidungen bezüglich technologischer Fortschritte im Rechnungswesen von Geschäftsleitungen oder Vorständen getroffen werden. Der Anstieg der Beteiligung des mittleren Managements um 9% im Vergleich zum Vorjahr verdeutlicht, dass digitale Transformation nicht nur von der Führungsebene, sondern zunehmend auch von innen heraus vorangetrieben wird. Dennoch erkennen 46% der Befragten einen Mangel an Know-how als wesentliches Hindernis bei der Implementierung neuer Technologien, was die Wichtigkeit der Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter unterstreicht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einführung von E-Rechnungen und der Einsatz moderner Cloud-Lösungen einen erheblichen Beitrag zum Zukunft des Rechnungswesens leisten. Für Unternehmen ist es entscheidend, sich mit diesen digitalen Möglichkeiten und neuen gesetzlichen Vorgaben intensiv auseinanderzusetzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Unternehmenserfolg langfristig zu sichern. Die kontinuierliche Anpassung an technologischen Fortschritt und die Förderung der Mitarbeiterkompetenzen sind dabei unerlässlich.