Die Umstellung auf E-Rechnungen ist ein wichtiger Schritt für Freelancer und kleine Unternehmen. Sie spart Zeit, reduziert Fehler und hilft, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Ab 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für B2B-Transaktionen verpflichtend – höchste Zeit, sich darauf vorzubereiten! 🚀
Diese Checkliste hilft dir, den Umstieg auf E-Rechnungen reibungslos zu gestalten. Sie enthält alle wichtigen Schritte – von den gesetzlichen Vorgaben über die richtige Software bis hin zur Archivierung.
📌 1. Warum sind E-Rechnungen wichtig?
✅ Zeitersparnis: Kein Drucken, Kuvertieren oder Versenden per Post – Rechnungen werden digital erstellt und versendet.
✅ Weniger Fehler: Automatische Überprüfung auf Pflichtangaben reduziert fehlerhafte Rechnungen.
✅ Schnellere Zahlungen: Kunden erhalten die Rechnung sofort und können schneller zahlen.
✅ Kosteneffizienz: Kein Papier, kein Porto, weniger Buchhaltungsaufwand.
✅ Zukunftssicherheit: Die E-Rechnungspflicht kommt – besser jetzt umstellen!
⚖️ 2. Rechtliche Anforderungen an E-Rechnungen
📌 Eine E-Rechnung muss bestimmten gesetzlichen Vorgaben entsprechen, um gültig zu sein.
✅ Pflichtangaben nach §14 UStG
- Name und Anschrift des Rechnungsausstellers & Empfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung & Nettobetrag
- Umsatzsteuerbetrag und -satz
- Zahlungsfrist
✅ Erlaubte Formate
✅ Archivierungspflicht (GoBD-konform) 🗄️
- E-Rechnungen müssen mindestens 8 Jahre elektronisch gespeichert werden.
- Sie müssen unverändert und jederzeit abrufbar sein.
- Papierausdrucke reichen nicht aus!
💻 3. Die richtige E-Rechnungs-Software wählen
📌 Die Wahl der richtigen Software hängt von deinen Anforderungen ab. Hier einige empfehlenswerte Programme:
✅ Für Freelancer & kleine Unternehmen
- FastBill → Perfekte Kombination aus Rechnungsstellung & Buchhaltung 🏆
- sevDesk → GoBD-konform, einfache Bedienung 📊
- Lexoffice → Rechnungen + Buchhaltung in einem Tool ✅
✅ Für Unternehmen mit B2B-Kunden
- Billomat → Gute Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen 📈
- EasyBill → Perfekt für Online-Händler & Automatisierungen 🛒
✅ Für öffentliche Auftraggeber
- DATEV SmartTransfer → Erstellung von XRechnungen für Behörden 📑
- ZRE/Peppol → Plattformen zur Einreichung von E-Rechnungen für öffentliche Aufträge
💡 Tipp: Wähle eine Software, die automatisch ZUGFeRD/XRechnung unterstützt, um zukunftssicher zu sein.
⚙️ 4. Technische Voraussetzungen für E-Rechnungen
📌 Um E-Rechnungen korrekt zu erstellen und zu verwalten, benötigst du:
✅ Computer mit Internetzugang 💻
✅ GoBD-konforme Rechnungssoftware (z. B. FastBill, sevDesk, Billomat)
✅ E-Mail-Versandoption oder API-Schnittstelle für automatische Rechnungsübermittlung
✅ Cloud-Speicher oder Dokumentenmanagementsystem für digitale Archivierung
💡 Tipp: Falls du Rechnungen an große Unternehmen oder Behörden stellst, prüfe, ob du eine XRechnung über Peppol oder ZRE versenden kannst.
📝 5. Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung von E-Rechnungen
📌 So stellst du dein Unternehmen in 7 Schritten auf E-Rechnungen um:
✅ 1. Gesetzliche Vorgaben prüfen → Welche Anforderungen gelten für dein Unternehmen?
✅ 2. Passende Rechnungssoftware auswählen → Welche Lösung bietet dir die besten Funktionen?
✅ 3. Firmendaten hinterlegen → Alle Pflichtangaben in der Software eintragen.
✅ 4. Kunden informieren → Stelle sicher, dass deine Kunden E-Rechnungen akzeptieren.
✅ 5. Rechnungsformat einstellen → ZUGFeRD, XRechnung oder klassisches PDF?
✅ 6. Testlauf durchführen → Erstelle eine Testrechnung und prüfe, ob alles passt.
✅ 7. Automatisierung einrichten → Falls möglich, wiederkehrende Rechnungen & Zahlungsabgleich aktivieren.
💡 Tipp: Teste deine E-Rechnung mit einem Prüftool, bevor du sie versendest.
📂 6. Integration in die Buchhaltung
📌 Damit die Buchhaltung reibungslos funktioniert, sollte die E-Rechnung korrekt integriert werden.
✅ Bankkonto verbinden → Automatische Zuordnung von Rechnungen zu Zahlungen.
✅ Schnittstellen nutzen → DATEV-Export für den Steuerberater einrichten.
✅ Zahlungserinnerungen automatisieren → Offene Rechnungen einfach nachverfolgen.
✅ Buchhaltungssoftware synchronisieren → Integration mit sevDesk, Lexoffice oder FastBill.
📧 7. Sicherer Versand und Archivierung
📌 Um DSGVO-konform zu sein, müssen E-Rechnungen sicher gespeichert & versendet werden.
✅ E-Mail-Versand mit Verschlüsselung 🔐 → Kundenkommunikation absichern.
✅ Cloud-Backup einrichten ☁️ → GoBD-konforme Archivierung sicherstellen.
✅ Digitale Signatur nutzen 🖋️ → Falls nötig, digitale Signaturen für Echtheitsprüfung verwenden.
💡 Tipp: Nutze einen Rechnungsserver oder Plattformen wie ZRE oder Peppol, falls deine Kunden öffentliche Auftraggeber sind.
📜 Ultimative E-Rechnungs-Checkliste für Freelancer & kleine Unternehmen
✅ Rechtliche Vorgaben klären (Pflichtangaben, Archivierung, Formate)
✅ Software auswählen (ZUGFeRD-/XRechnung-fähig, GoBD-konform)
✅ Firmendaten & USt-ID eintragen
✅ Rechnungsversand & Archivierung prüfen
✅ Erste Test-E-Rechnung versenden & prüfen
✅ Automatisierungen aktivieren (z. B. wiederkehrende Rechnungen, Zahlungserinnerungen)
✅ Buchhaltungssoftware & Steuerberater-Schnittstelle einrichten
✅ Datensicherung & DSGVO-Schutz beachten
🚀 Mit dieser Checkliste bist du optimal auf die Einführung von E-Rechnungen vorbereitet. Sie erleichtert deine Buchhaltung, sorgt für schnellere Zahlungen und macht dein Unternehmen fit für die Zukunft. Starte jetzt mit der Digitalisierung deiner Rechnungen! 💡💰