FAQ zur XRechnung: Häufig gestellte Fragen und Antworten

In diesem Artikel finden Sie einen umfassenden Leitfaden zu häufig gestellten Fragen rund um die XRechnung und den EN16931-Standard. Erfahren Sie mehr über die Vorschriften, technische Anforderungen und Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland.

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist für öffentliche Stellen in Deutschland, einschließlich Bund, Länder und Gemeinden, ein allmählicher, aber prioritärer Prozess. Seit November 2019 sind alle Bundesbehörden verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen, eine Verpflichtung, die bereits für Bundesministerien und Verfassungsorgane bestand. Ab dem 27. November 2020 müssen Lieferanten der Bundesregierung ihre Rechnungen im XRechnung-Format elektronisch einreichen, ansonsten werden diese abgelehnt.

Die Harmonisierung des Rechnungsstellungsprozesses auf Basis des EN16931-Standards verbessert die Interoperabilität im öffentlichen Sektor und erleichtert die digitale Transformation. Der Verband elektronische Rechnung (VeR) unterstützt alle Beteiligten, insbesondere die Lieferanten, in diesem Übergangsprozess.

Wichtige Erkenntnisse:

Elektronische Rechnungen werden für öffentliche Aufträge schrittweise verpflichtend.
Seit Dezember 2019 müssen alle Bundesbehörden elektronische Rechnungen akzeptieren.
Ab November 2020 dürfen Lieferanten der Bundesregierung nur noch XRechnungen einreichen.
Der EN16931-Standard verbessert die Interoperabilität und Effizienz.
Verschiedene Regelungen gelten auf Landesebene.
Der VeR unterstützt Lieferanten beim Übergang zu elektronischen Rechnungen.
Ab 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung nach dem Wachstumschancengesetz verpflichtend.

Was ist eine XRechnung und wie unterscheidet sie sich von traditionellen Rechnungen?

Die XRechnung stellt einen wichtigen Baustein in der digitalen Transformation dar, indem sie als elektronisches Rechnungsformat den Austausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern erleichtert. Sie basiert auf einem XML-Datenformat und ermöglicht dadurch die automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten.

Definition und Zweck der XRechnung

Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung, die speziell für die Anforderungen im öffentlichen Sektor entwickelt wurde. Ihr Hauptziel ist es, eine standardisierte und maschinenlesbare Datenstruktur bereitzustellen, um die Rechnungsbearbeitung effizienter zu gestalten. Die Version XRechnung 2.3.1, die ab dem 1. August 2023 in Kraft ist, ersetzt die vorherige Version 2.2.0.

Unterschiede zu traditionellen Papierrechnungen

Im Gegensatz zu traditionellen Papierrechnungen, die in gedruckter Form vorliegen und manuelle Eingriffe erfordern, wird die XRechnung als XML-Datei übermittelt. Dies ermöglicht eine automatische Weiterverarbeitung und reduziert daher die Fehleranfälligkeit und Bearbeitungszeit erheblich. Unternehmen müssen die elektronische Rechnung auf der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder der OZG-konformen Rechnungseingangsplattform einreichen.

Vorteile der XRechnung für Unternehmen und öffentliche Auftraggeber

Die Einführung der XRechnung bietet eine Vielzahl von Vorteilen:

Einsparung von Kosten: Durch den Wegfall von Papier, Druckertinte, Toner und Porto können erhebliche Betriebskosten gesenkt werden.
Effizienzsteigerung: Dank der standardisierten XML-Datei kann die Rechnungsbearbeitung automatisiert werden, was zu schnelleren Geschäftsprozessen führt.
Umweltvorteile: Durch die digitale Transformation und den Verzicht auf Papierrechnungen wird der Ressourcenverbrauch minimiert.
Rechtssicherheit: Die XRechnung erfüllt die Richtlinien der EU-Richtlinie EN 16931 und den deutschen Rechtsrahmen, was die Rechtskonformität jeder elektronischen Rechnung sicherstellt.
Anpassungsfähigkeit: Mit der Extension XRechnung kann das Format leicht an branchenspezifische Anforderungen angepasst werden.

Gesetzliche Vorschriften und der EN16931-Standard

Im Rahmen der Digitalisierung und zur Förderung einer einheitlichen Rechnungsstellung innerhalb der EU ist die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften wie der E-Rech-VO unumgänglich. Diese Verordnung legt fest, dass elektronische Rechnungen, die öffentlichen Aufträgen zugrunde liegen, im Format des EN16931-Standards vorliegen müssen.

Bedeutung der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO)

Die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) ist ein wichtiger Schritt in Richtung Standardisierung und Automatisierung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Sie gewährleistet, dass alle Rechnungen, die an öffentliche Auftraggeber gesendet werden, den gleichen strengen Regeln und Aufbau folgen. Dies trägt zur Sicherstellung von Compliance und zur Verbesserung der Effizienz bei.

Verpflichtungen und Ausnahmen für Unternehmen

Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern pflegen, müssen elektronische Rechnungen entsprechend dem EN16931-Standard formatieren. Ausnahmen bei der E-Rechnungs-Verordnung gelten für Rechnungen unter 1.000 Euro sowie bestimmte vertrauliche Dokumente. Dies bietet Unternehmen eine gewisse Flexibilität, während gleichzeitig die Einhaltung wichtiger Standards gesichert bleibt.

Der EN16931-Standard und seine Relevanz

Der EN16931-Standard harmonisiert die elektronische Rechnung auf EU-Ebene und legt ein gemeinsames Datenmodell fest. Dies ermöglicht eine Interoperabilität zwischen verschiedenen nationalen Systemen und vereinfacht den grenzüberschreitenden Handel. Zudem fördert der Standard die Automatisierung und Effizienzsteigerung durch eine einheitliche Datenstruktur, was wiederum Kosteneinsparungen und verbesserte Compliance zur Folge hat.

Technische Anforderungen und Plattformen für XRechnung

Die Implementierung der XRechnung erfordert keine hochkomplexen IT-technischen Voraussetzungen. Unternehmen und öffentliche Auftraggeber können vorhandene Technologielösungen nutzen, um die Anforderungen zu erfüllen und die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung zu genießen.

Notwendige IT-technische Voraussetzungen

Um eine XRechnung erfolgreich zu erstellen und zu übermitteln, benötigen Unternehmen eine geeignete IT-Infrastruktur. Dies umfasst in erster Linie Softwarelösungen, die den XML-Validator nutzen, um sicherzustellen, dass alle Dateien korrekt formatiert sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Darüber hinaus sind sichere Kommunikationskanäle wichtig, um die Datenintegrität während der Übertragung zu gewährleisten.

Verwendung der OZG-RE und des Lieferantenportals der BA

Die Nutzung der OZG-RE und des BA-Lieferantenportals stellt eine einfache Möglichkeit dar, XRechnungen zu erstellen und zu übermitteln. Beide Plattformen bieten intuitive Eingabemasken, die es Anwendern ermöglichen, die erforderlichen Daten strukturiert einzugeben und die elektronische Rechnung im gewünschten Format zu generieren. Diese Systeme erleichtern die Integration in bestehende Prozesse und reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich.

Ratschläge für die Nutzung von PEPPOL

Das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online) ist ein leistungsfähiges Tool für den Austausch elektronischer Dokumente im europäischen Raum. Es bietet eine standardisierte Infrastruktur, die sowohl öffentlichen Auftraggebern als auch ihren Lieferanten eine nahtlose digitale Kommunikation ermöglicht. Um optimal von PEPPOL zu profitieren, sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur kompatibel ist und die erforderlichen Schnittstellen implementiert sind.

Fazit

Die Einführung der XRechnung nach dem EN16931-Standard markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung der Geschäftsprozesse. Bereits seit 2011 werden elektronische Rechnungen für umsatzsteuerliche Zwecke in Deutschland anerkannt, doch ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung im deutschen Umsatzsteuerrecht für inländische B2B-Umsätze verpflichtend. Dies stellt Deutschland drei Jahre im Voraus der geplanten EU-weiten Einführung 2028.

Durch die neuen Richtlinien und die strukturierten elektronischen Datensätze nach der europäischen Norm EN16931 wird die elektronische Rechnungsstellung wesentlich vereinfacht. Unternehmen profitieren von optimierten Prozessen, Kostenreduktionen und einer gesteigerten Effizienz. Die harmonisierte Vorschrift verbessert zudem den Datenaustausch und die Interoperabilität zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern in Deutschland und der EU.

Die Initiative zur Einführung der E-Rechnung gemäß dem Standard EN16931 ist nicht nur eine Verpflichtung zur Compliance, sondern ebnet auch den Weg für eine umfassende digitale Transformation. Diese Veränderungen fördern die Modernisierung des Unternehmensalltags, indem papierbasierte Prozesse durch digitale, automatisierte Alternativen ersetzt werden, was letztlich zu einer nachhaltigeren und effizienteren Zukunft führt.