Die 5 häufigsten Fehler bei der Einführung von E-Rechnungen und wie man sie vermeidet

Die E-Rechnungseinführung bedeutet eine große Veränderung in den Geschäftsprozessen eines Unternehmens und bedarf einer gründlichen Vorbereitung und Durchführung. Die häufigsten Fehler bei der Implementierung resultieren oft aus menschlichen Fehleinschätzungen oder technischen Unzulänglichkeiten. Diese Fehler können zu Zeitverlust, erhöhten Kosten und sogar rechtlichen Problemen führen.

Statistiken zeigen, dass nur 10% der Rechnungen weltweit papierlos versandt werden, was 55 Milliarden Rechnungen entspricht. Diese Zahl verdeutlicht, wie groß das Potenzial für Kosteneinsparungen durch die E-Rechnungseinführung ist. Durch die digitale Erstellung und Versendung von Rechnungen können Kosteneinsparungen von knapp 60% pro Rechnung erzielt werden.

Zu den größten Herausforderungen bei der Einführung von elektronischen Rechnungen gehören sowohl Datenfehler durch unvollständige oder fehlerhaft erfasste Informationen als auch technische Probleme, die von ungültigen Formaten bis hin zu Kompatibilitätsproblemen reichen. Um diese häufigen Fehler zu vermeiden, ist es entscheidend, auf eine korrekte Datenverifizierung und den Einsatz geeigneter Software zu achten sowie das Personal ausführlich zu schulen.

Durch systemgestützte, digitale Vorab-Prüfungen aller Rechnungsdaten kann eine Dunkelbuchungsquote von nahezu 100% erreicht werden. Die Vermeidung manueller Rechnungserstellung, die vermehrt zu Fehlern führt, und die Durchführung von automatischen Prüfungen vor der Rechnungsstellung können diese Fehler minimieren.

Wichtige Erkenntnisse

Weltweit werden derzeit nur 10% der Rechnungen papierlos versandt.
Digitale Rechnungen bieten Kosteneinsparungen von knapp 60% pro Rechnung.
Systemgestützte Vorab-Prüfungen minimieren Fehler und können eine Dunkelbuchungsquote von nahezu 100% erreichen.
Compliance-Anforderungen werden durch Lösungen wie SupplyOn eingehalten.
Sorgfältige Planung und Schulung des Personals sind entscheidend zur Vermeidung von E-Rechnungsfehlern.
Transparente Lösung für elektronische Rechnungen sorgt für beschleunigte Abläufe und bessere Prozessstrukturierung.

Mangelnde Daten- und Formatüberprüfung

Ein zentrales Problem in der Abwicklung von E-Rechnungen liegt in der Datenprüfung. Ungenaue oder unvollständige Daten können zu erheblichen Fehlern führen. Ein markantes Beispiel dafür ist der Mars Climate Orbiter der NASA, der 1998 aufgrund eines metrischen Systemfehlers zerstört wurde, was 125 Millionen US-Dollar kostete. Solche Vorfälle verdeutlichen die Notwendigkeit zuverlässiger Daten und gründlicher Überprüfungsprozesse.

Datenfehler und ihre Vermeidung

Um Datenfehler bei der Einführung von E-Rechnungen zu vermeiden, sind sowohl manuelle als auch automatische Verifikationsprozesse entscheidend. Zum Beispiel führte ein Fehler eines Samsung Securities Mitarbeiters im Jahr 2018 zu einem Verlust von 300 Millionen US-Dollar. Die Datenprüfung verbessert die Effizienz der Analyse und spart wertvolle Zeit und Ressourcen. Zuverlässige Daten ermöglichen fundierte Entscheidungen, die zu Wachstum und höheren Gewinnen führen.

Probleme bei der Formatierung elektronischer Rechnungen

Die korrekte Rechnungsformatierung ist ebenso essenziell, um Fehler zu vermeiden. Formate wie ORDERS und INVOIC EDIFACT, die von 100% der befragten Unternehmen aus dem FMCG-Sektor verwendet werden, sind ein Beispiel für gut etablierte Standards. Probleme entstehen oft durch Inkonsistenzen in der Formatierung, etwa bei elektronischen Signaturen oder XML-Strukturen. Die Facturae-Vorlage beispielsweise muss sorgfältig gepflegt werden, um rechtlichen und betrieblichen Anforderungen zu genügen. Eine gründliche Formatüberprüfung stellt sicher, dass die Integrität und Authentizität der E-Rechnung gewährleistet sind.

Probleme bei der technischen Umsetzung

Bei der technischen Umsetzung von E-Rechnungen können verschiedene Herausforderungen auftreten. Dies erfordert eine sorgfältige Planung und die Einbeziehung verschiedener technischer Aspekte, um die größtmögliche Effizienz und Rechtssicherheit zu gewährleisten.

Fehler bei elektronischen Signaturen

Eine häufige Hürde ist die fehlerhafte elektronische Signatur. Sie kann die Legalität einer E-Rechnung infrage stellen und somit zu gravierenden rechtlichen Problemen führen. Elektronische Signaturen müssen daher stets gültig und den jeweils geltenden Vorschriften entsprechend aktuell sein. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Signaturverfahren regelmäßig geprüft und aktualisiert werden.

Kompatibilitätsprobleme mit ERP-Systemen

Ein weiteres Problemfeld sind Kompatibilitätsprobleme mit ERP-Systemen. Diese können dazu führen, dass E-Rechnungen nicht korrekt übermittelt oder verbucht werden können. Daher ist die technische Integration essentiell. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre ERP-Systeme und die verwendeten Softwarelösungen sowohl zuverlässig als auch entsprechend den neuesten technischen und gesetzlichen Anforderungen permanent aktualisiert werden.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, ist eine fortlaufende technische Unterstützung und Schulung der Mitarbeitenden unabdingbar. Auf diese Weise können Probleme frühzeitig erkannt und entsprechend behoben werden. Die technologische Anpassung und Weiterbildung tragen erheblich zu einem reibungslosen Übergang und einer effektiven Nutzung von E-Rechnungen bei.

Fazit

Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Diese Umstellung bietet zahlreiche Vorteile wie Zeit- und Kosteneinsparungen, verbesserte Genauigkeit und erhöhte Compliance. Die digitale Rechnungsverarbeitung eliminiert manuellen Aufwand, reduziert Fehler und verkürzt die Bearbeitungszeit erheblich. Allerdings dürfen bis Ende 2025 für B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen verwendet werden, während Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro von dieser Verpflichtung ausgenommen sind.

Die Einführung der E-Rechnung stellt Unternehmen jedoch auch vor Herausforderungen. Technologische Anpassungen sind notwendig, und Mitarbeiter müssen entsprechend geschult werden. Schwierigkeiten bei der Implementierung können durch sorgfältige Planung und umsichtige Durchführung minimiert werden. Prozessverbesserung und die Einhaltung von europäischen Normen wie XRechnung oder ZUGFeRD sind essentielle Faktoren für einen erfolgreichen Übergang.

Ein digitaler Rechnungsprozess, der von der Bestellung bis zur Bezahlung vollkommen integriert ist, minimiert Fehlerquellen und beschleunigt den gesamten Geschäftsablauf. Die E-Rechnung Optimierung steigert die Effizienz und die Datenqualität, während sie gleichzeitig die Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen sicherstellt. Unternehmen dürfen ab 2025 keine Rechnungen mehr in Papierform oder als PDF per E-Mail erstellen und müssen auf elektronische Übermittlung achten, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Mit den richtigen Werkzeugen, klar definierten Prozessen und einem kontinuierlich geschulten Team können Unternehmen die häufigen Fehler bei der Einführung von E-Rechnungen vermeiden. Die Chancen der E-Rechnung wie Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen, Umweltschutz und schnellere Zahlungsabwicklung sind enorm. Durch eine akkurate digitale Rechnungsverarbeitung können Unternehmen von einem optimalen, fehlerfreien und beschleunigten Rechnungswesen profitieren.