Die Wahl des richtigen E-Rechnungsanbieters ist von entscheidender Bedeutung für die Optimierung der digitalen Rechnungsstellung. Unternehmen sollten daher gezielte Fragen an ihren Dienstanbieter stellen, um Anforderungen wie Sicherheit, Integration, Kosten und Komplexität zu klären.
Eine zentrale Frage betrifft die Gewährleistung des Datenschutzes im Einklang mit der DSGVO. Ebenso wichtig ist die nahtlose Integration der Dienstleistungen in die bestehende IT-Infrastruktur. Dies spielt besonders vor dem Hintergrund der aktuellen Verpflichtungen laut E-Rechnungsverordnung eine Rolle. Seit dem 27.11.2020 sind alle Lieferanten des Bundes verpflichtet, bei Direktaufträgen ab einem Betrag von 1.000 Euro netto elektronische Rechnungen einzureichen.
Mit der Implementierung von „Mein Unternehmenskonto“ auf Basis von ELSTER, die bis Ende Januar 2024 auf der OZG-RE abgeschlossen sein soll, und der Möglichkeit, ab dem 1. Februar 2024 E-Rechnungen nach dem Profil 3.0.1 XRechnung an alle Rechnungsempfänger zu senden, die mit ZRE oder OZG-RE verbunden sind, wird die Bedeutung von stabilen und zuverlässigen E-Rechnungsanbietern weiter zunehmen.
Wichtige Erkenntnisse
- Fragen zur Gewährleistung des Datenschutzes im Einklang mit der DSGVO stellen
- Sicherstellen der nahtlosen Integration in die bestehende IT-Infrastruktur
- Überprüfen der technischen Anforderungen des Anbieters
- Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen der E-Rechnungsverordnung
- Berücksichtigung der Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit der Lösungen
Welche technischen Anforderungen erfüllt der Anbieter?
Bei der Auswahl eines Anbieters für elektronische Rechnungen ist die Einhaltung bestimmter technischer Anforderungen entscheidend. Im Kern geht es darum, dass die Lösung nahtlos in bestehende Systeme integriert wird, kompatibel mit etablierten E-Rechnungsstandards ist und sowohl skalierbar als auch anpassungsfähig bleibt. Die Fokussierung auf diese Aspekte ermöglicht Unternehmen eine zukunftssichere und effiziente Prozessgestaltung.
Integration in bestehende Systeme
Eine erfolgreiche Integration der E-Invoicing-Lösung in bestehende Systeme ist von entscheidender Bedeutung. Systeme wie SAP, Oracle oder kleinere ERP-Lösungen müssen nahtlos mit der neuen Anwendung zusammenarbeiten. Technische Anforderungen wie APIs und Schnittstellen spielen hier eine zentrale Rolle, um eine reibungslose Kommunikation und Datenübertragung zu gewährleisten.
Kompatibilität mit etablierten E-Rechnungsstandards
Die Einhaltung von E-Rechnungsstandards wie XRechnung und ZUGFeRD ist unerlässlich. Diese Standards garantieren nicht nur die gesetzeskonforme Rechnungsstellung und -verarbeitung, sondern erleichtern auch die internationale Zusammenarbeit und den Datenaustausch. Das Wachstumschancengesetz verlangt zudem, dass E-Rechnungen den europäischen Rechnungsstandard EN16931 erfüllen müssen, um die E-Rechnungspflicht ab 2025 zu unterstützen.
Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit
Die Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit der E-Rechnungsplattform sind entscheidende Faktoren für ihren langfristigen Einsatz. Aufgrund der sich ständig ändernden gesetzlichen und geschäftlichen Anforderungen müssen Lösungen flexibel genug sein, um sich schnell anpassen zu können. Dies erfordert eine Architektur, die nicht nur aktuelle Geschäftsprozesse abdeckt, sondern auch für zukünftige Erweiterungen und Gesetzesänderungen gerüstet ist.
Beispiele sind die zunehmenden Anforderungen der EU-Kommission, die verpflichtende Nutzung der E-Rechnung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze vorschlägt, sowie die technischen Regelungen, die durch ab dem 1. Januar 2025 eingeführten E-Rechnungsstandards notwendig werden.
Für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse optimieren möchten, ist die Wahl eines Anbieters, der diese technischen Anforderungen erfüllt, von entscheidender Bedeutung. Dies stellt sicher, dass die Lösung nicht nur konform, sondern auch zukunftssicher und effizient ist.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht ab 2025 für Unternehmen?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht 2025 stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Diese Verpflichtung erfordert, dass alle deutschen Unternehmen im inländischen B2B-Bereich elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten müssen. Hierdurch ändern sich verschiedene rechtliche und operative Rahmenbedingungen, die bei der Umstellung zu berücksichtigen sind.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Die rechtlichen Rahmenbedingungen zur Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 sind klar definiert. Die Ampel-Regierung hat ab dem 1. Januar 2025 die Nutzung von E-Rechnungen für Umsatzsteuerzwecke zur Pflicht gemacht. Darüber hinaus schlägt die EU-Kommission vor, elektronische Rechnungen auch für grenzüberschreitende B2B-Umsätze verpflichtend zu machen. Es gilt, die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit elektronischer Rechnungen gemäß § 14 Abs. 1 S. 2 UStG zu gewährleisten.
Datenschutz und Sicherheit
Die steuerlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen stellen besondere Anforderungen an die Sicherheit, Integrität und Lesbarkeit der Daten. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass alle datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden, um sensible Finanzdaten zu schützen. Dies beinhaltet die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen und interne Kontrollverfahren, um die Datenintegrität und Sicherheit zu gewährleisten.
Schulungen und Anpassung der Geschäftsprozesse
Unternehmen müssen zusätzlich ihre Geschäftsprozesse anpassen und ihre Mitarbeiter auf die neue Rechtslage vorbereiten. Dies erfordert umfassende Schulungen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die neuen Anforderungen verstehen und korrekt umsetzen können. Weiterhin bieten E-Rechnungen erhebliche Vorteile zur Optimierung und Automatisierung der Finanzbuchhaltung und können die Effizienz von Geschäftsprozessen erheblich verbessern.
Zusammengefasst bedeutet die E-Rechnungspflicht ab 2025 für Unternehmen eine signifikante Umstellung in ihren operativen und rechtlichen Abläufen, inklusive strengen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit.
Fragen an den E-Rechnungsanbieter
Bei der Auswahl eines E-Rechnungsanbieters sind zahlreiche Aspekte zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass dieser alle Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt. Es ist essenziell, dass der Anbieter nicht nur technologisch versiert ist, sondern auch einen umfassenden Support und transparente Preismodelle bietet. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, welche Fragen Sie Ihrem potenziellen Anbieter stellen sollten.
Support und Kundenservice
Ein entscheidender Faktor für die Wahl des richtigen E-Rechnungsanbieters ist der Support und der Kundenservice. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter reaktionsschnell und kompetent ist, um Ihnen bei technischen oder administrativen Problemen zeitnah helfen zu können. Gerade bei der Einführung Neuerungen, wie der E-Rechnungspflicht ab 2025, ist es wichtig, auf einen zuverlässigen Support zählen zu können.
Preismodelle und Kostenstruktur
Transparente Preismodelle und eine faire Kostenstruktur sind weitere kritische Punkte. Fragen Sie nach, ob der Anbieter skalierbare Modelle bietet, mit denen Sie nur für die Leistungen zahlen, die Sie tatsächlich in Anspruch nehmen. Dies ist besonders relevant, da sich die Anzahl der elektronischen Rechnungen mit der neuen Standardversion XRechnung 3.0.1 ab Februar 2024 voraussichtlich erhöhen wird.
Kundenerfahrungen und Referenzen
Schließlich ist es hilfreich, sich nach Kundenerfahrungen und Referenzen zu erkundigen. Erfolgreiche Implementierungen und positive Rückmeldungen anderer Unternehmen können Ihnen einen guten Einblick in die Zuverlässigkeit und Effizienz des Anbieters geben. Beispielsweise hat HÜNGSBERG als Dienstleister mehr als 40 Jahre Erfahrung im Bereich EDI und bietet daher verlässliche und anpassbare Lösungen.
Berücksichtigen Sie diese Aspekte bei der Auswahl Ihres E-Rechnungsanbieters, um eine reibungslose und erfolgreiche Umstellung auf die digitale Rechnungsstellung zu gewährleisten.