3 Dinge, die Sie über die Datensicherheit bei E-Rechnungen wissen müssen

Mit der Verbreitung von elektronischen Rechnungen stellt sich vielen die Frage nach der Datensicherheit. Eine E-Rechnung, rechtlich definiert im Wachstumschancengesetz, muss maschinenlesbare Daten im strukturierten elektronischen Format beinhalten, die eine medienbruchfreie Verarbeitung ermöglichen, im Gegensatz zu einfachen PDF-Rechnungen. Eine korrekte Umsetzung ist entscheidend, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und Mehrwertsteuerbetrug vorzubeugen.

Die Hauptformate, die ab 2025 in Deutschland zur Anwendung kommen, wie ZUGFeRD und XRechnung, spiegeln die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 wider und erleichtern somit die Implementierung einer sicheren und effizienten elektronischen Rechnungsstellung. Außerdem ermöglicht die elektronische Rechnungsstellung eine effizientere und kostengünstigere Abwicklung. Laut einer Studie der Europäischen Kommission können Unternehmen Einsparungen von bis zu 72% beim Wechsel von der Papierrechnung zur elektronischen Rechnung erreichen.

Wesentliche Punkte:

Digitale Rechnungssicherheit ist essenziell für den Schutz sensibler Daten.
Eine E-Rechnung muss maschinenlesbare Daten im strukturierten Format enthalten.
Die Formate ZUGFeRD und XRechnung sind für die Einhaltung der EU-Richtlinien unerlässlich.
Eine korrekte Umsetzung hilft, Mehrwertsteuerbetrug zu verhindern.
Unternehmen können mehr als 14 Euro pro Rechnung sparen, wenn sie elektronische Rechnungsstellung nutzen.

Vorteile und Herausforderungen der E-Rechnung

Die Einführung der elektronischen Rechnung bringt sowohl bedeutende Vorteile als auch spezifische Herausforderungen mit sich. Insbesondere im Kontext der Automatisierten Buchhaltung und ökologischen Vorteile elektronischer Rechnungen spielen viele Faktoren eine Rolle. Gleichzeitig stellt die digitale Transformation Unternehmen vor neue Anforderungen, die es zu meistern gilt.

Effizienzsteigerung durch Automatisierung

Ein zentraler Vorteil der E-Rechnung ist die Effizienzsteigerung durch die Automatisierte Buchhaltung. Manuelle Eingabeprozesse entfallen weitgehend, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt. Zudem ermöglicht die elektronische Rechnungsstellung eine schnellere Verarbeitung und Prüfung der Rechnungen, wodurch Fehler minimiert und transparente, nachvollziehbare Prozesse geschaffen werden.

Kosteneinsparungen und Umweltaspekte

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bietet sowohl ökologische als auch ökonomische Vorteile. Einer der wesentlichen ökologischen Vorteile elektronischer Rechnungen ist die Reduktion des Papierverbrauchs. Dies trägt maßgeblich zur Ressourcenschonung und zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks bei. Finanziell gesehen führen elektronische Rechnungen zu einer Reduzierung der Druck- und Versandkosten sowie zu niedrigeren Aufbewahrungs- und Archivierungskosten.

Herausforderungen bei der Implementierung

Trotz der zahlreichen Vorteile sind Unternehmen mit erheblichen Herausforderungen der digitalen Transformation konfrontiert. Dazu gehören die Integration neuer Softwarelösungen, der notwendige Schulungsbedarf für die Mitarbeitenden und die Einhaltung strenger Datenschutzanforderungen. Die Anpassung der IT-Infrastruktur an die neuen Anforderungen der E-Rechnung ist oftmals kosten- und zeitaufwendig. Laut einer Studie der Europäischen Kommission können jedoch durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen Einsparungen von bis zu 72% erzielt werden, was den Gesamtprozess deutlich effizienter gestaltet.

Zusammengefasst spielen sowohl die Vorteile als auch die Herausforderungen eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Implementierung der E-Rechnung. Unternehmen müssen sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen auseinandersetzen, um die Effizienzgewinne und ökologischen Vorteile elektronischer Rechnungen voll ausschöpfen zu können.

Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit bei E-Rechnungen

Seit November 2020 ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen für Zulieferer des öffentlichen Sektors in Deutschland verpflichtend. Diese Verpflichtung erfordert, dass Unternehmen strenge Datensicherheitsstandards einhalten, um sicherzustellen, dass alle elektronischen Rechnungen korrekt verarbeitet und sicher gespeichert werden.

Ab dem 1. Januar 2028 sind die EU-Mitgliedstaaten durch die EU-ViDA-Richtlinie verpflichtet, grenzüberschreitende und nationale B2B-Umsätze zu melden. Deutschland plant, eine zentrale Plattform für E-Rechnungen einzuführen, um den Datenaustausch zu standardisieren und die Verarbeitung zu vereinheitlichen.

Verwendung geeigneter E-Rechnungsformate

Die Standards XRechnung und ZUGFeRD sind für Steuerberater in Deutschland relevant und ermöglichen eine verbesserte Verarbeitungseffizienz von E-Rechnungen. Diese Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der EU und der europäischen Norm EN 16931, wodurch Datensicherheitsstandards gewahrt bleiben und ein medienbruchfreier Übergang in ERP-Systeme gewährleistet wird.

Archivierung und Aufbewahrung

Die GoBD-konforme Speicherung und Archivierung elektronischer Dokumente sind entscheidende Aspekte der Datensicherheit. Die Nutzung von Enterprise Content Management-Systemen (ECM) ist hierbei essenziell, um eine revisionssichere Archivierung zu gewährleisten. Dies erleichtert den Zugriff auf archivierte Rechnungen, beispielsweise für Audits, und minimiert Risiken.

Fazit

Abschließend lässt sich festhalten, dass die Umstellung auf elektronische Rechnungen eine Vielzahl von Vorteilen bietet. Unternehmen, die digitale Rechnungen einführen, profitieren von einer erheblichen Steigerung der Prozesseffizienz. Tatsächlich kann die Umstellung auf E-Rechnung die Bearbeitungszeiten um mehr als 50% reduzieren.

Finanziell gesehen ist der Nutzen nicht zu unterschätzen. Unternehmen, die auf elektronische Rechnungssysteme umstellen, können jährlich zwischen 2 und 5 Milliarden Euro einsparen. Hinzu kommen ökologische Vorteile, wie die Reduktion der CO2-Emissionen um bis zu 50% und der geringere Papierverbrauch.

Die gesetzliche Grundlage für die E-Rechnung wird durch das E-Rechnungsgesetz und die europäische Norm ISO 16931 gewährleistet, und die Einhaltung dieser Standards ist entscheidend, um die Compliance bei E-Rechnungen sicherzustellen. Alle umsatzsteuerlichen Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen ausstellen, wobei kleine Unternehmen bis 2028 Zeit haben.

Die Umstellung auf elektronische Zahlungsprozesse und die Implementierung von E-Rechnungen signalisieren das Engagement deutscher Unternehmen für die Digitalisierung. Durch diese Maßnahmen können Unternehmen ihre Zahlungsmoral und Liquidität optimieren und gleichzeitig Ressourcen sparen sowie den ökologischen Fußabdruck reduzieren.