IT-Beratung und E-Rechnung: Automatisierte Lösungen für den digitalen Wandel

Am 16. Juli 2024 wurde in einem renommierten Magazin zum Thema Tax & Law ein Artikel veröffentlicht, der die weitreichenden Änderungen durch die Einführung der elektronischen Rechnungstellung in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 beleuchtet. Diese digitale Transformation fordert Unternehmen dazu auf, sich intensiv mit der Umstellung auf automatisierte Rechnungsstellung auseinanderzusetzen, um die neuen E-Rechnungs-Verpflichtungen zu erfüllen.

Laut einer Umfrage unter ca. 220 Mitarbeitern aus Steuer- und Finanzabteilungen befinden sich 45% der Teilnehmer derzeit in der Phase der Anforderungsanalyse für die E-Rechnung. Interessanterweise nutzen 46% der Unternehmen bereits jetzt E-Rechnungen im Austausch mit Lieferanten oder Kunden, während 54% diese Möglichkeit noch gar nicht angewendet haben. Die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft schreitet somit unterschiedlich schnell voran.

Besonders SAP zeigt sich als dominierendes ERP-System, das von 63% der Unternehmen genutzt wird. DATEV unterstützt Unternehmen durch etablierte elektronische Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD, um eine nahtlose Integration zu gewährleisten. DATEV bietet sowohl umfassende Assistance-Pakete als auch informative Ressourcen, die Unternehmen auf diesem Weg begleiten, wie auf ihrer Webseite DATEV E-Rechnung detailliert beschrieben ist.

Von den befragten Unternehmen sehen sich 51% mit komplexen E-Rechnungsmodellen in verschiedenen Ländern konfrontiert, was die Umstellung zusätzlich erschwert. Die Qualität der Daten wird von 95% der Teilnehmer als wichtiger oder sehr wichtiger Aspekt hervorgehoben. Diese Faktoren verdeutlichen den erheblichen Aufwand, den die Unternehmen bereit sind, zu tragen, um eine reibungslose Integration der E-Rechnung ins Finanzmanagement zu gewährleisten.

Wichtige Erkenntnisse

45% der Teilnehmer befinden sich in der Anforderungsanalyse-Phase.
46% der Unternehmen nutzen bereits E-Rechnungen.
SAP wird von 63% der Unternehmen als ERP-System verwendet.
51% der Unternehmen haben mit komplexen E-Rechnungsmodellen zu tun.
95% bewerten die Datenqualität als entscheidend.

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Die Bedeutung der E-Rechnung für Unternehmen

Die elektronische Rechnungsstellung, auch E-Rechnung genannt, gewinnt für Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Besonders im Bereich der B2B Transaktionen ermöglicht die Digitalisierung erhebliche Effizienzsteigerungen. Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur ein rechtlicher, sondern auch ein wirtschaftlicher Schritt, der langfristig viele Vorteile bietet.

Hintergründe zur Einführung der E-Rechnung

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland zur Pflicht. Laut dem Branchensverband Bitkom nutzen bereits 59% der Unternehmen in Deutschland digitale Rechnungen, wobei 96% der großen Unternehmen und 82% der mittelständischen Unternehmen dies tun. Für kleinere Unternehmen (20 bis 99 Mitarbeiter) liegt die Nutzung bei 52%, was zeigt, dass noch Nachholbedarf besteht. Die gesetzlichen Anforderungen werden durch die DATEV Produkte bereits weitgehend erfüllt, sodass Unternehmen auf diese bewährten und zukunftssicheren Systeme setzen können. Die Standards XRechnung und ZUGFeRD haben sich im Mittelstand etabliert.

Die gesetzliche Grundlage, das Wachstumschancengesetz, verpflichtet Unternehmen, bis Januar 2025 E-Rechnungen empfangen zu können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Firmen mit einem Jahresumsatz ab 800.000 Euro ihre B2B Rechnungen elektronisch versenden; Unternehmen mit einem kleineren Umsatz folgen bis Januar 2028.

Vorteile der E-Rechnung

Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von Papier und Porto können erhebliche Einsparungen erzielt werden.
Verkürzte Bearbeitungszeiten: Automatisierung ermöglicht eine schnellere Bearbeitung und Zahlung von Rechnungen.
Fehlerreduktion: Die elektronische Verarbeitung minimiert Eingabefehler.
Nachhaltigkeit: Durch die Reduktion von Papierverbrauch tragen Unternehmen zur Umweltfreundlichkeit bei.
Rechtssicherheit: Durch Standards wie XRechnung und ZUGFeRD wird die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben garantiert.

Zusätzlich stärken E-Rechnungen die Wettbewerbskraft, da sie die Geschäftsprozesse modernisieren und die Digitalisierung vorantreiben. Praktische Tipps zur Implementierung umfassen die Auswahl geeigneter Softwarelösungen, das Erstellen eines Übergangsplans, die Überprüfung der Daten, die Anpassung interner Abläufe und die Schulung der Mitarbeiter.

Technische und organisatorische Herausforderungen bei der Umstellung

Bei der Umstellung auf die E-Rechnung stehen sowohl technische als auch organisatorische Herausforderungen im Vordergrund. Ein reibungsloser Übergang setzt eine sorgfältige Planung und eine umfassende Anpassung der bestehenden IT-Infrastruktur sowie der internen Prozesse voraus.

IT-Infrastruktur und Systemlandschaft

Die Anpassung der IT-Infrastruktur und der Systemlandschaft ist von entscheidender Bedeutung. Viele Unternehmen verfügen über eine heterogene Systemlandschaft mit vielfältigen ERP-Systemen, die integriert werden müssen. Die IT-Infrastruktur muss so modernisiert werden, dass sie den Anforderungen der E-Rechnungsmodelle gerecht wird. Dabei ist es wichtig, die Systemintegration reibungslos zu gestalten, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden. Statistiken zeigen, dass Unternehmen erhebliche Investitionen in Software, Hardware und Schulungen tätigen müssen, um die vollständige Integration der E-Rechnungsmodelle sicherzustellen.

Schulung und Anpassung interner Prozesse

Ebenso wichtig wie die technische Anpassung ist die Schulung der Mitarbeiter und die Anpassung der internen Prozesse. Um E-Rechnungen erfolgreich zu implementieren, müssen bestehende Arbeitsabläufe und interne Prozesse überarbeitet werden. Dies erfordert umfassende Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen innerhalb der Organisationen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Vorteile und den Nutzen der elektronischen Rechnungsstellung erkennen. Damit die E-Rechnung valide und vollständig in die Buchhaltungs- und ERP-Systeme integriert werden kann, müssen einheitliche Datenformate und Standards eingeführt werden.

IT-Beratung E-Rechnung: Die Rolle der Experten

Firmen, die sich auf die Einführung der E-Rechnung vorbereiten, haben die Möglichkeit, spezialisierte Workshops und IT-Beratung zu nutzen. Diese Angebote sind darauf ausgerichtet, praxisnahe Expertenunterstützung zu bieten und Unternehmen auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten. Dazu gehören die Erläuterung gesetzlicher Anforderungen, Hilfe bei der Konformitätsanalyse, die Auswahl von Technologien und Anbietern sowie das Datenfeld-Mapping.

Ein Stuttgarter Unternehmen, ELO Digital Office, hat sich auf die Entwicklung von Softwarelösungen für das Enterprise Content Management spezialisiert und unterstützt Firmen bei der elektronischen Rechnungsstellung. Auch DATEV unterstützt als zuverlässiger Partner die Unternehmen bei der Umstellung auf E-Rechnung.

Seit dem 27. November 2020 sind alle Rechnungssteller dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes zu übermitteln. Diese E-Rechnungspflicht bringt Firmen sowohl Vorteile als auch Herausforderungen, die durch die Zusammenarbeit mit E-Rechnungsexperten und der richtigen IT-Beratung gemeistert werden können.

Bis 2025 sollen in über 40 Projekten gemeinsame IT-Lösungen für die Bundesverwaltung entwickelt und in rund 200 Bundesbehörden bereitgestellt werden. Die Umstellung auf E-Rechnungen für die mittelbare Bundesverwaltung wurde bereits zum 27. November 2019 abgeschlossen, was zeigt, dass die Digitalisierungsprozesse im vollen Gange sind. Eine umfassende Expertenunterstützung hilft Unternehmen, diese neuen Anforderungen effizient zu erfüllen und sich langfristig zukunftssicher aufzustellen.

Fazit

Zusammenfassend ist die E-Rechnungsumstellung ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung der deutschen Wirtschaft. Trotz der Tatsache, dass laut einer IDG- und OpenText-Studie noch 64 Prozent der Unternehmen auf papierbasierte Rechnungen setzen, zwingt die Verpflichtung ab Januar 2025 zur digitalen Compliance eine Anpassung. Unternehmen müssen nicht nur sicherstellen, dass sie elektronische Rechnungen empfangen können, sondern auch ihre Prozesse entsprechend anpassen.

Die Vorteile der E-Rechnung liegen auf der Hand. Sie ermöglicht eine zukunftsorientierte Buchhaltung durch Kostensenkungen, Reduktion von Fehlern und Effizienzsteigerungen. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Auf diese Weise kann eine schrittweise Einführung gewährleistet werden, ohne kleinere Unternehmen zu überfordern. Das Bundesfinanzministerium hat bereits erste Hinweise zur Zulässigkeit verschiedener E-Rechnungsformate gegeben, was den Umstieg erleichtert.

Die Unterstützung durch IT-Beratung und spezialisierte Dienstleister wie DATEV und ELO ist unverzichtbar, um die digitale Transformation im Rechnungswesen erfolgreich zu meistern. Diese Partner bieten die notwendige Expertise, um die Implementierung der entsprechenden Softwarelösungen und Anpassungen der IT-Infrastruktur zu begleiten. Damit ist gewährleistet, dass Unternehmen eine effiziente Rechnungsprozesse sowie eine tiefgehende digitale Compliance erreichen und somit die Vorteile der E-Rechnungsumstellung voll ausschöpfen können.

Angesichts der prognostizierten jährlichen Steuermehreinnahmen in Milliardenhöhe wird klar, dass die Einführung der obligatorischen E-Rechnung nicht nur gesetzlich erforderlich, sondern auch wirtschaftlich vorteilhaft ist. Unternehmen sollten diese Chance nutzen, um ihre Abläufe zu modernisieren und auf eine zukunftsorientierte Buchhaltung umzusteigen.