Die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen ist ein wichtiges Thema, das in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) festgelegt ist. Gemäß den GoBD müssen E-Rechnungen elektronisch aufbewahrt werden und dürfen nicht in gedruckter Form archiviert werden. Um rechtssicher und effizient zu arbeiten, ist es wichtig, die Best Practices für die elektronische Rechnungsarchivierung zu kennen.
Ein digitales Rechnungsarchiv bietet zahlreiche Vorteile wie eine papierlose Rechnungsablage, ein effizientes Rechnungsmanagement und ein digitales Dokumentenmanagement. Mithilfe von Rechnungsmanagement Software können Unternehmen ihre elektronischen Belege sicher speichern und den Zugriff darauf online verwalten. Dadurch wird nicht nur der Platzbedarf reduziert, sondern auch die Compliance mit den gesetzlichen Vorgaben gewährleistet.
Die Aufbewahrungsfrist für elektronische Rechnungen beträgt in Deutschland 10 Jahre, während sie in anderen europäischen Ländern zwischen 3 und 10 Jahren variiert. Um die revisionssichere Archivierung der E-Rechnungen sicherzustellen, müssen diese unveränderbar, nachvollziehbar und lesbar sein. Die Aufbewahrung kann entweder auf eigenen Servern oder in der Cloud eines Dienstleisters erfolgen, sofern die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.
Um Ihr Unternehmen optimal auf die elektronische Rechnungsarchivierung vorzubereiten, ist es wichtig, die rechtlichen Grundlagen, die Anforderungen an die Archivierung, den Archivierungsort, die Organisierung der Rechnungsarchivierung, geeignete Speichermethoden und die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Archivierungsrichtlinien zu kennen. Mit dem Wissen über die Best Practices können Sie ein effizientes und rechtssicheres E-Rechnungsarchiv aufbauen.
Rechtliche Grundlagen für die elektronische Rechnungsarchivierung
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind die rechtlichen Grundlagen für die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen in Deutschland. Gemäß den GoBD müssen e-Rechnungen elektronisch aufbewahrt werden und dürfen nicht in gedruckter Form archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in Deutschland 10 Jahre.
Die GoBD legen auch Anforderungen an die revisionssichere Archivierung von e-Rechnungen fest. Dies bedeutet, dass die Rechnungen unveränderbar, nachvollziehbar und lesbar sein müssen. Die Revisions- und Betriebsprüfungen müssen die Integrität der Archivierungsmethode bestätigen können.
Die GoBD zielen darauf ab, die Verlässlichkeit der elektronischen Rechnungsarchivierung zu gewährleisten und Manipulationen vorzubeugen. Sie sollen sicherstellen, dass elektronische Rechnungen als rechtlich gleichwertig zu papierbasierten Rechnungen angesehen werden können.
Anforderungen der GoBD an die revisionssichere Archivierung
- Unveränderbarkeit: Die e-Rechnungen dürfen nicht verändert werden können, um Manipulationen oder Fälschungen zu verhindern.
- Nachvollziehbarkeit: Es muss möglich sein, Änderungen an den Rechnungen lückenlos zu dokumentieren und nachzuverfolgen.
- Lesbarkeit: Die Rechnungen müssen auch nach Jahren noch lesbar sein, um Informationen oder Nachweise daraus entnehmen zu können.
Anforderungen an die elektronische Rechnungsarchivierung
Die elektronische Rechnungsarchivierung unterliegt bestimmten Anforderungen, um die Revisionssicherheit zu gewährleisten. Dazu gehören die Unveränderbarkeit der Rechnungen, die Nachvollziehbarkeit von Änderungen, die Lesbarkeit der Rechnungen und die maschinelle Auswertbarkeit.
Um die revisionssichere Archivierung zu gewährleisten, müssen die elektronischen Rechnungen unverändert und fälschungssicher archiviert werden. Es empfiehlt sich, die Rechnungen am besten direkt nach ihrem Eingang im Archiv abzulegen. Es gibt keine spezifische Festlegung seitens des Gesetzgebers, auf welchem Speichermedium die Archivierung erfolgen soll. Die Aufbewahrung in eigenen Datencentern oder in der Cloud eines Dienstleisters ist jedoch empfehlenswert, um sowohl die Sicherheit als auch die Zugänglichkeit der Rechnungen zu gewährleisten.
Zur Erfüllung der Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit sollten Unternehmen eine Verfahrensdokumentation des Rechnungsprozesses führen. Dadurch können Änderungen und Schritte des Archivierungsprozesses nachvollzogen werden.
Die Lesbarkeit der Rechnungen ist ebenfalls wichtig und kann durch geeignete Anzeigeprogramme sichergestellt werden. Diese Programme ermöglichen es den Benutzern, die Rechnungen auf elektronischen Geräten ordnungsgemäß zu betrachten.
Zusätzlich zur Lesbarkeit können mathematische und technische Analysen die maschinelle Auswertbarkeit der Rechnungen ermöglichen. Dadurch können Unternehmen Daten aus den Rechnungen für statistische und weitere Zwecke extrahieren.
Ort der Archivierung elektronischer Rechnungen
Bei der elektronischen Rechnungsarchivierung stehen Unternehmen vor der Frage, wo sie ihre elektronischen Rechnungen am besten aufbewahren sollten. Insbesondere für in Deutschland ansässige Unternehmen bietet sich eine Archivierung der elektronischen Rechnungen in Deutschland selbst an. Dies stellt sicher, dass die Archivierung den deutschen rechtlichen Anforderungen entspricht.
Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, elektronische Rechnungen im EU-Ausland zu archivieren. Dabei müssen Unternehmen allerdings beachten, dass in den meisten Ländern eine Genehmigung der Finanzverwaltung erforderlich ist und Betriebsprüfer jederzeit einen Online-Zugriff auf die archivierten Rechnungen haben sollten. Die Archivierung im restlichen Ausland ist nur bedingt möglich und sollte gut geprüft werden, da die rechtlichen Anforderungen variieren können.
Die Wahl eines Cloud-Anbieters für die Archivierung elektronischer Rechnungen eröffnet ebenfalls Möglichkeiten. In diesem Fall ist es jedoch entscheidend, darauf zu achten, in welchem Land sich die Server des Anbieters befinden und wo die Daten gespeichert werden. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die gewählten Cloud-Anbieter die Datenschutzbestimmungen einhalten und eine sichere Archivierung gewährleisten.
Organisierung der Rechnungsarchivierung
Um eine effektive Rechnungsarchivierung zu gewährleisten, ist es wichtig, ein einheitliches Konzept und eine sorgfältige Organisierung zu etablieren. Unternehmen sollten eine geeignete Ablagestruktur festlegen, die eine einfache Suche und Wiederfindbarkeit der Rechnungen ermöglicht.
Es empfiehlt sich, digitale Unterordner für jeden Geschäftspartner anzulegen und Schlagwörter oder semantische Dateinamen zu verwenden, um die Dokumente nach ihrer Art oder ihrem Ursprung zu sortieren. Eine mögliche Ordnerstruktur könnte beispielsweise für Debitorenrechnungen „KUNDEN/KUNDENNAME/JAHR“ und für Kreditorenrechnungen „LIEFERANTEN/LIEFERANTENNAME/JAHR“ sein.
Auch die Benennung der Dateien kann zur besseren Verwaltung beitragen. Indem man Angaben wie den Rechnungstyp, das Datum, den Kunden/Lieferanten und die Buchungsreferenz in den semantischen Dateinamen einfügt, wird die Identifizierung und Zuordnung erleichtert.
Die sorgfältige Organisierung der Rechnungsarchivierung spielt eine zentrale Rolle für eine effiziente und ordnungsgemäße Verwaltung elektronischer Rechnungen. Durch ein einheitliches Konzept und eine geeignete Ablagestruktur können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse optimieren und eine zeitnahe Abwicklung sicherstellen.
Die Nutzung von digitalen Unterordnern, Schlagwörtern und semantischen Dateinamen ermöglicht eine übersichtliche und strukturierte Aufbewahrung der Rechnungen, die eine schnelle und einfache Suche nach spezifischen Dokumenten ermöglicht. Dies hilft nicht nur bei der täglichen Arbeit, sondern auch bei der Vorbereitung von Audits oder dem Nachweis von Transaktionen gegenüber Steuerbehörden.
Mit einer gut organisierten Rechnungsarchivierung können Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten und die Compliance-Anforderungen erfüllen. Es ist daher ratsam, ein durchdachtes Konzept für die Ablagestruktur, die Verwendung von Unterordnern, Schlagwörtern und semantischen Dateinamen zu erarbeiten und regelmäßig zu überprüfen.
Geeignete Speichermethoden für die elektronische Rechnungsarchivierung
Für die elektronische Rechnungsarchivierung stehen verschiedene Speichermethoden zur Verfügung, um die Sicherheit und Zugänglichkeit der Rechnungen zu gewährleisten. Zu den empfohlenen Maßnahmen gehören:
Zugangsberechtigungen vergeben
Es ist wichtig, Zugangsberechtigungen für autorisiertes Personal zu vergeben, um unbefugten Zugriff auf die Rechnungen zu verhindern und die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.
Regelmäßige Datensicherungen durchführen
Es sollte regelmäßig eine Datensicherung durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Rechnungen auch im Falle eines Datenverlustes oder einer Beschädigung wiederhergestellt werden können. Dadurch wird die Integrität der Archivdaten gewährleistet.
Lokale Server oder Cloudspeicher verwenden
Bei der Wahl der Speichermethode ist es wichtig zu beachten, dass sowohl lokale Server als auch Cloudspeicher ihre Vor- und Nachteile haben. Lokale Server bieten die volle Kontrolle über die Daten, erfordern jedoch eine angemessene Sicherheitsinfrastruktur. Cloudspeicher bietet eine flexible und skalierbare Lösung, jedoch müssen die Sicherheitsstandards des Anbieters sorgfältig überprüft und eingehalten werden.
ERP-Systeme und Buchhaltungssoftware nutzen
ERP-Systeme und Buchhaltungssoftware bieten in der Regel integrierte Archivierungsfunktionen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Rechnungen auf effiziente Weise zu verwalten. Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass diese Systeme alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und die revisionssichere Archivierung gewährleisten können.
DMS-Systeme implementieren
Für größere Unternehmen kann die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in Betracht gezogen werden. Ein DMS ermöglicht eine zentralisierte Verwaltung aller Dokumente, einschließlich Rechnungen, und bietet erweiterte Funktionen wie Versionierung, Workflow-Steuerung und automatische Archivierung.
WORM-Speicher verwenden
WORM-Speicher (Write Once Read Many) ist eine spezielle Art von Speicher, der sicherstellt, dass einmal gespeicherte Daten nicht mehr verändert werden können. Wenn die revisionssichere Archivierung von höchster Priorität ist, kann die Verwendung von WORM-Speicher eine geeignete Option sein.
Bei der Auswahl der geeigneten Speichermethode für die elektronische Rechnungsarchivierung ist es wichtig, die individuellen Anforderungen und Compliance-Vorschriften des Unternehmens zu berücksichtigen. Durch sorgfältige Planung und Umsetzung können Unternehmen eine sichere und zugängliche Archivlösung schaffen, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht und den Geschäftsbetrieb optimiert.
Überprüfung und Aktualisierung der Archivierungsrichtlinien
Um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden, sollten die Archivierungsrichtlinien für elektronische Rechnungen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Dies gewährleistet, dass die E-Rechnungsarchive effizient und den rechtlichen Vorschriften entsprechend sind.
Ein wichtiger Aspekt bei der Überprüfung der Archivierungsrichtlinien sind regelmäßige Audits und Bewertungen. Durch diese Maßnahmen kann die Leistung, Sicherheit, Zugänglichkeit und Compliance der E-Rechnungsarchive überprüft werden. Audits ermöglichen Unternehmen, mögliche Schwachstellen zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu beheben.
Das Einholen von Feedback von Benutzern, Kunden und Stakeholdern ist ebenfalls entscheidend bei der Überprüfung und Aktualisierung der Archivierungsrichtlinien. Indem man die Bedürfnisse und Präferenzen der Beteiligten berücksichtigt, können die Archivierungssysteme weiter verbessert werden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Beobachtung von Trends und Entwicklungen in der elektronischen Rechnungsstellung. Durch das Verfolgen aktueller Entwicklungen in diesem Bereich können Unternehmen ihre Archivierungsrichtlinien auf dem neuesten Stand halten und sicherstellen, dass sie den aktuellen Best Practices entsprechen.
Die regelmäßige Überprüfung, Aktualisierung und Anpassung der Archivierungsrichtlinien sind daher unerlässlich, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden und ein effizientes und rechtssicheres E-Rechnungsarchiv zu gewährleisten.
Fazit
Die ordnungsgemäße elektronische Rechnungsarchivierung ist von großer Bedeutung, um sowohl den rechtlichen Anforderungen zu genügen als auch den Geschäftsablauf zu optimieren. Es ist unerlässlich, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einzuhalten. Durch die Umsetzung bewährter Verfahren wie der revisionssicheren Archivierung, einer einheitlichen Organisierung und geeigneten Speichermethoden können Unternehmen effiziente und rechtssichere E-Rechnungsarchive aufbauen.