E-Rechnungen und Dateiendungen: Was sind die Anforderungen der Finanzbehörden?

Die Digitalisierung hat auch die Welt der Rechnungsstellung verändert. Elektronische Rechnungen werden immer beliebter. Doch was fordern die Finanzbehörden von E-Rechnungen und deren Dateiendungen? Viele Unternehmen fragen sich das, wenn sie sich auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU und nationale Gesetze regeln die E-Rechnungen. In Deutschland müssen sie bestimmte Kriterien erfüllen. Dazu gehören spezielle Dateiformate und eine qualifizierte elektronische Signatur.

Das Umstellen auf E-Rechnungen hat viele Vorteile. Zum Beispiel sind die Kosten für die Bearbeitung geringer. Eine elektronische Rechnung kostet durchschnittlich 1,50 Euro, eine Papierrechnung 7 Euro. Aber Unternehmen müssen strenge Regeln befolgen, um die Echtheit und Lesbarkeit zu sichern.

Wichtige Erkenntnisse

Ab 1. Januar 2025 wird in Deutschland eine E-Invoicing-Pflicht für den B2B-Bereich eingeführt
XRechnung und ZUGFeRD sind etablierte Standards für GoBD-konforme elektronische Rechnungsverarbeitung
Elektronische Rechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden
Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur können pro Rechnung rund sechs Euro gespart werden
Prüfprogramme führen Integritätsprüfung, Zertifikatskettenprüfung und Sperrungsdatenbankabfrage durch

Grundlagen elektronischer Rechnungen

Elektronische Rechnungen werden in Deutschland immer beliebter. Sie basieren auf dem Umsatzsteuergesetz und der E-Rechnungsverordnung. Diese Gesetze regeln die digitale Abrechnung.

Definition und rechtliche Basis

Elektronische Rechnungen sind digital erstellt und gesendet. Sie müssen den Regeln des Umsatzsteuergesetzes folgen. Die E-Rechnungsverordnung legt die Details für den öffentlichen Sektor fest.

Vorteile E-Rechnung

E-Rechnungen haben viele Vorteile:

Kosteneinsparungen bei Papier und Porto
Platzersparnis bei der Archivierung
Zeitersparnis durch automatisierte Verarbeitung
Zentrale Einreichung an einer Stelle
Einheitliche Dateinamenskonvention
Möglichkeit zur Einsicht des Bearbeitungsstands

EU-Richtlinie und nationale Umsetzung

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU legt die Grundregeln für die elektronische Rechnungsstellung fest. Deutschland hat diese Richtlinie mit der E-Rechnungsverordnung umgesetzt. Ab 2025 ist die E-Rechnung Pflicht für den B2B-Bereich. Das ZUGFeRD-Format ist wichtig für die digitale Abrechnung.

Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert Anpassungen. Unternehmen müssen eine einheitliche Dateinamenskonvention einhalten. Die Dateinamen dürfen nicht länger als 100 Zeichen sein. Nutzer können den Bearbeitungsstand und die Prüfungen einsehen.

Anforderungen Finanzbehörden Dateiendungen E-Rechnungen

Ab 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen ausstellen. Bis Ende 2026 sind auch Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt. Der Empfänger muss zustimmen.

Zulässige Dateiformate

Finanzbehörden akzeptieren bestimmte Dateiformate für E-Rechnungen. Lexware archivierung verarbeitet Formate wie doc, docx, xls, xlsx, pdf, tiff, txt, png und dwg. Die richtige Wahl des Formats ist wichtig.

Strukturierte Datenformate: XRechnung und ZUGFeRD

Immer beliebter werden XRechnung und ZUGFeRD in Deutschland. XRechnung nutzt XML für den Rechnungsaustausch. ZUGFeRD nutzt PDF/A-3 für die Darstellung und XML-Daten für die Verarbeitung.

Bedeutung der qualifizierten elektronischen Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur sichert die Echtheit und Unversehrtheit von E-Rechnungen. Sie wird mit Chipkarte, Lesegerät und PIN erstellt. Die Telekom Deutschland bietet eine akkreditierte Signatur, die höchsten rechtlichen Anforderungen entspricht.

Prüfung und Aufbewahrung elektronischer Rechnungen

Man muss E-Rechnungen 10 Jahre aufbewahren. Es ist wichtig, sie richtig zu archivieren, damit man den Vorsteuerabzug machen kann. Unternehmen müssen alle Geschäftsvorfälle gut dokumentieren. Ein Fachmann sollte diese Dokumente später prüfen können.

Bei der Prüfung von E-Rechnungen ist die Überprüfung der digitalen Signatur wichtig. Man braucht spezielle Software dafür. Man muss E-Mails mit Rechnungen und Signaturen genau so speichern, wie sie sind. Änderungen machen die Signatur ungültig.

Es ist wichtig, die Dokumente sicher aufzubewahren. Das schreibt man auf schreibgeschützten Medien auf. So kann niemand die Dokumente nachträglich ändern. Bei Kontrollen können fehlende Signaturen zu Problemen führen. Die GoBD, die seit 2017 gelten, regeln, wie man elektronische Unterlagen richtig aufbewahrt.

Um den Vorsteuerabzug zu bekommen, muss man die E-Rechnungen richtig aufbewahren. Unternehmen müssen verschiedene Dokumente für verschiedene Zeiträume aufbewahren. Zum Beispiel muss man Bilanzen 10 Jahre aufbewahren. Handelsbriefe sind 6 Jahre lang aufzubewahren. Man muss auch täglich Kassenabrechnungen machen.

Fazit

Seit dem 18. April 2020 nimmt die öffentliche Verwaltung nur noch elektronische Rechnungen an. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich auch elektronische Rechnungen verwenden. Diese Entwicklung zeigt, wie wichtig die Digitalisierung im Rechnungswesen wird.

Elektronische Rechnungen machen Unternehmen effizienter und sparen Kosten. Sie sind besonders für kleine Betriebe vorteilhaft. Sie können sich dann mehr auf ihr Hauptgeschäft konzentrieren. Die E-Rechnung spart Zeit, Platz und verbessert die Datenverwaltung.

Um die E-Rechnung erfolgreich umzustellen, müssen Unternehmen die rechtlichen Vorschriften beachten. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU und die deutsche E-Rechnungsverordnung (E-RechV) sind dabei wichtig. Elektronische Rechnungen müssen die Zustimmung des Empfängers haben und lesbar sein.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen bietet große Chancen. Unternehmen sollten frühzeitig ihre Prozesse anpassen und in die nötige Infrastruktur investieren. So können sie die Vorteile der E-Rechnung nutzen und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.