E-Rechnungen und ZUGFeRD: Ein neuer Standard für Rechnungsformate

Die Welt der digitalen Buchhaltung verändert sich stark. Mit ZUGFeRD, dem neuen Standard für E-Rechnungen, ändern sich die Finanzprozesse in Unternehmen. Dies betrifft sowohl große als auch kleine Firmen.

Das Wachstumschancengesetz verlangt, dass E-Rechnungen künftig in einem strukturierten Format erstellt werden. Diese Neuerung soll Prozesse vereinfachen und die Effizienz steigern.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer elektronische Rechnungen akzeptieren. Firmen müssen ihre Systeme und Abläufe rechtzeitig anpassen.

Wichtige Erkenntnisse

ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch.
Das Format basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU und dem Standard EN16931.
ZUGFeRD 2.0 berücksichtigt den Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT.
Elektronische Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Viele Buchhaltungs- und ERP-Systeme unterstützen bereits ZUGFeRD.

E-Rechnungen ZUGFeRD Standard: Grundlagen und Bedeutung

Der elektronische Rechnungsdatenaustausch wird in Deutschland immer wichtiger. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein Format für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Es wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt. Es kombiniert PDF-Rechnungen mit maschinenlesbaren XML-Daten. Seit 2014 hat sich ZUGFeRD ständig weiterentwickelt und ist jetzt in Version 2.2.

Vorteile des neuen Rechnungsformats

E-Rechnungen haben viele Vorteile:

Keine Papier- oder Portokosten
Platzersparnis bei der Archivierung
Automatische Erstellung und Übermittlung
Einfacher Zugriff für Steuerberater und Finanzamt
Mehr Zeit für das Kerngeschäft, besonders für kleine Betriebe

Gesetzliche Grundlagen und EU-Richtlinien

Die Richtlinie 2014/55/EU ist die Basis für E-Rechnungen in der EU. In Deutschland regelt die E-Rechnungsverordnung den gesetzlichen Rahmen. Wichtige Punkte sind die Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und die Verwendung strukturierter, maschinell lesbarer Formate. ZUGFeRD und XRechnung sind offiziell anerkannte E-Rechnungsformate in Deutschland.

Technische Aspekte und Implementierung von ZUGFeRD

Die digitale Transformation der Geschäftsprozesse macht Fortschritte. Das ZUGFeRD-Format ist dabei sehr wichtig für die elektronische Rechnungsstellung. Es nutzt die Vorteile von PDF/A-3 und XML-Format in einem hybriden Format.

Hybrides Format: PDF/A-3 und XML

ZUGFeRD-Rechnungen haben eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Das PDF/A-3-Format macht es möglich, verschiedene Dateitypen als Anhang zu integrieren. Das sichert die Langzeitarchivierung und Maschinenlesbarkeit. Die XML-Komponente enthält strukturierte Rechnungsdaten nach bestimmten Schemata.

Einsatzbereiche: B2B, B2G und B2C

Das Format wird in vielen Bereichen eingesetzt. Ab 2025 ist die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen in Deutschland Pflicht. Bis 2027 gibt es Übergangsfristen für Papierrechnungen und ältere elektronische Formate. Die EU plant, ein elektronisches Meldesystem bis 2032 einzuführen.

Integration in bestehende Softwaresysteme

Viele ERP-Systeme unterstützen ZUGFeRD. Die Integration kann über Standard-ERP-Systeme, EDI-Verfahren oder durch Einbindung in Individualsoftware erfolgen. Das Bundesministerium der Finanzen bestätigt, dass ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) den neuen Formatanforderungen entspricht. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit der Umstellung befassen, um technische und organisatorische Herausforderungen zu meistern.