Die elektronische Signatur ist ein wichtiger Teil von E-Rechnungen. Aber was genau bedeutet das, und warum ist sie so wichtig? Schauen wir uns das mal genauer an.
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur ist wie eine Unterschrift, die du auf dem Computer machst. Du kennst bestimmt die normale Unterschrift auf Papier, oder? Das ist das, was ein Erwachsener macht, um zu zeigen, dass something von ihnen kommt und dass es wichtig ist. Die elektronische Signatur macht genau das Gleiche, nur eben über den Computer.
Warum brauchen E-Rechnungen eine elektronische Signatur?
Rechnungen sind Dokumente, die zeigen, wie viel Geld jemand bekommen soll für eine Sache oder Dienstleistung. Damit eine Rechnung sicher und echt ist, muss sie „unterschrieben“ werden. Bei E-Rechnungen (das sind Rechnungen, die per E-Mail oder in elektronischen Formaten gesendet werden) passiert das eben nicht mit Stift und Papier, sondern mit einer elektronischen Signatur. Diese Signatur hat viele wichtige Aufgaben:
Authentizität und Integrität
Dank der elektronischen Signatur weiß der Empfänger, dass die E-Rechnung wirklich von der richtigen Person oder Firma kommt. Außerdem sorgt die Signatur dafür, dass niemand die Rechnung unterwegs verändern kann. Man nennt das Authentizität (es kommt vom richtigen Absender) und Integrität (es wurde nichts verändert).
Rechtliche Anerkennung
Normalerweise müssen Geschäftsleute Unterschriften auf ihre Rechnungen setzen. Bei der E-Rechnung übernimmt die elektronische Signatur diese Rolle. Besonders sicher ist die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur (QES). Die ist rechtlich genauso gut wie eine normale Unterschrift mit Stift. Das heißt, der Empfänger kann darauf vertrauen, dass alles sicher und korrekt ist.
Sicherheit und Nachverfolgbarkeit
Die elektronische Signatur sorgt auch dafür, dass die Rechnung sicher ankommt. Zusätzliche Technologien wie Verschlüsselung schützen die Daten während des Versands, sodass fremde Leute nichts damit anstellen können. Falls es Fragen oder Probleme gibt, kann jede Rechnung genau nachverfolgt werden – man kann also genau sagen, was mit der Rechnung passiert ist, wann sie geschickt wurde und wer daran beteiligt war.
Kompatibilität und Automatisierung
Eine coole Sache bei der elektronischen Signatur ist, dass man sie automatisch setzen kann. Das bedeutet, dass ein Rechnungsprogramm, das eine Firma benutzt, automatisch die richtige Signatur setzt, ohne dass ein Mensch jeden Tag tausende von Unterschriften schreiben muss. Diese Technik funktioniert mit fast allen modernen Rechnungsprogrammen, die E-Rechnungen unterstützen.
Archivierung und Revisionssicherheit
Wenn du eine Rechnung viele Jahre lang aufbewahren musst, dann ist es besonders wichtig, dass sie unverändert bleibt und dass man immer noch prüfen kann, dass alles korrekt ist. Die elektronische Signatur hilft auch hierbei. Man nennt das revisionssichere Aufbewahrung. Alles bleibt genaus so, wie es ursprünglich war, und das ist in vielen Ländern eine wichtige Regel.
Welche Art von elektronischen Signaturen kann man verwenden?
Es gibt verschiedene Arten von elektronischen Signaturen. Eine davon ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES), die ist besonders sicher und rechtlich gesehen die beste. Aber es gibt auch fortgeschrittene elektronische Signaturen, die ein bisschen simpler sind. Welche man verwendet, hängt oft davon ab, was beide – der Sender und der Empfänger – brauchen oder miteinander vereinbart haben.
Fazit
Zusammengefasst spielt die elektronische Signatur eine wichtige Rolle bei E-Rechnungen. Sie sorgt für Sicherheit, sie schützt davor, dass jemand die Rechnung manipuliert, und sie hilft dabei, alles rechtlich korrekt zu machen. Ohne elektronische Signaturen wären E-Rechnungen viel unsicherer und könnten nicht so einfach und schnell versendet werden.