Viele Unternehmen senden heutzutage Rechnungen digital als sogenannte E-Rechnungen. Doch genauso wie bei Papier-Dokumenten, ist es wichtig, dass niemand die Rechnung unbemerkt verändern kann und dass sie wirklich von dem Unternehmen stammt, das sie verschickt hat. Um diese Echtheit und Unversehrtheit sicherzustellen, verwenden Unternehmen verschiedene Methoden und Technologien.
1. Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)
Eine Möglichkeit, die Echtheit und Unversehrtheit einer E-Rechnung abzusichern, ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Das ist eine Art digitale Unterschrift. Sie zeigt an, dass die Rechnung wirklich von dem jeweiligen Unternehmen stammt. Um so eine Signatur zu erstellen, wird eine ausgeklügelte Technik benutzt, die Kryptografie heißt. Sie sorgt dafür, dass niemand die Rechnung nachträglich verändern kann. Zudem muss eine vertrauenswürdige Organisation die Signatur bestätigen, damit sie gültig ist.
2. Elektronischer Datenaustausch (EDI)
EDI steht für Elektronischer Datenaustausch. Das ist ein Verfahren, bei dem Unternehmen ihre Rechnungen direkt über Computersysteme miteinander austauschen, ohne dass jemand sie manuell eingeben muss. Durch EDI wird verhindert, dass bei der Übertragung der Daten Veränderungen passieren – also bleibt die Rechnung genauso, wie sie verschickt wurde.
3. Innerbetriebliche Kontrollverfahren
Manche Unternehmen verwenden auch innerbetriebliche Kontrollverfahren, um sicherzustellen, dass eine E-Rechnung korrekt ist. Das funktioniert so: Wenn sie eine Rechnung erhalten, überprüfen sie diese anhand anderer Dokumente, wie Verträge oder Lieferscheine. So können sie sehen, ob z. B. der Preis oder die gelieferte Menge stimmt. Diese Prüfungen erfolgen entweder über Computerprogramme oder von Menschen, die in der Firma arbeiten.
4. Digitale Zertifikate und Signaturen
Digitale Zertifikate sind wie ein digitaler Ausweis. Sie bestätigen, dass eine E-Rechnung von einem bestimmten Unternehmen stammt. Wenn eine Rechnung mit einer digitalen Signatur versehen ist, kann man sicher sein, dass niemand die Rechnung nach der Unterschrift verändert hat. Das macht es möglich, die Rechnung zu prüfen und zu sehen, ob sie echt ist.
5. Strukturierte elektronische Formate
Bei E-Rechnungen kann man auch strukturierte elektronische Formate verwenden, die von Computern leicht gelesen und verarbeitet werden können. Das bekannteste Format in Europa ist der EN 16931-Standard. Dies sorgt dafür, dass die Rechnung vollständig und richtig übertragen wird, und macht es einfacher, sie automatisch zu verarbeiten, ohne dass sie jemals verändert werden muss.
6. Verschlüsselungstechnologien
Eine weitere Schutzmaßnahme für E-Rechnungen sind moderne Verschlüsselungstechnologien. Diese Technologien erlauben es nur ausgewählten Personen, die E-Rechnung zu lesen. Man kann sich das wie ein Schloss vorstellen, das niemand ohne den richtigen Schlüssel öffnen kann. So bleibt der Inhalt der Rechnung vertraulich und unbeschädigt.
Indem Unternehmen diese Methoden kombinieren, können sie sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen korrekt, sicher und unverändert sind. So wissen beide Seiten, dass die Rechnungen echt und vollständig sind.