E-Rechnungen – das sind elektronische Rechnungen, die auf dem Computer erstellt und gespeichert werden – werden immer beliebter. Aber wie lange muss man diese Rechnungen eigentlich aufbewahren? Das hängt davon ab, wo dein Unternehmen seinen Sitz hat. In diesem Blogartikel erklären wir dir die wichtigsten Regelungen in Deutschland, Österreich, der Schweiz und der EU – einfach und verständlich!
Wie lange müssen E-Rechnungen in Deutschland aufbewahrt werden?
In Deutschland schreibt das Gesetz vor, dass Rechnungen – egal ob auf Papier oder als E-Rechnung – 10 Jahre lang aufgehoben werden müssen. Diese Regel steht in der Abgabenordnung (§ 147 AO). Wichtig: Die Frist beginnt erst am Ende des Jahres, in dem die letzte Änderung der Rechnung gemacht wurde. Das bedeutet, wenn du 2023 eine E-Rechnung erstellt hast, musst du diese bis Ende 2033 aufbewahren.
Wie sieht es in Österreich aus?
In Österreich gilt eine etwas kürzere Aufbewahrungsfrist. Hier müssen Rechnungen, auch E-Rechnungen, mindestens 7 Jahre lang aufgehoben werden. Diese Regelung findet sich im § 132 der Bundesabgabenordnung (BAO). Die 7 Jahre starten mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Wenn du also 2023 eine Rechnung erstellt hast, kannst du sie ab Anfang 2031 vernichten.
Die Regelungen in der Schweiz
In der Schweiz ist die Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen 10 Jahre. Diese Regelung stammt aus dem Steuerrecht sowie dem Obligationenrecht. Auch hier gilt: Die Frist beginnt oft erst am Ende des Jahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Damit sind die Regeln ähnlich wie in Deutschland.
Und was gilt innerhalb der EU?
Innerhalb der Europäischen Union gibt es keine einheitliche Regelung. Jedes Land kann eigene Aufbewahrungsfristen für Rechnungen festlegen. Meist liegen diese aber zwischen 5 und 10 Jahren. Es ist wichtig, dass Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben ihres jeweiligen Landes kennen. Zum Beispiel hat Frankreich eine Frist von 10 Jahren, während in Italien nur 5 Jahre vorgeschrieben sind. Daher lohnt es sich, die lokalen Richtlinien genau zu prüfen.
Warum sind diese Fristen wichtig?
Die Aufbewahrung von E-Rechnungen ist nicht nur für die Buchhaltung, sondern auch für die Steuerbehörden wichtig. Wenn dein Unternehmen geprüft wird, musst du die Rechnungen vorlegen können. Mit den richtigen Fristen schützt du dich also vor teuren Problemen.
Praktische Tipps zur Aufbewahrung von E-Rechnungen
- Speichere deine Rechnungen sicher: Nutze spezielle Software oder ein Cloud-System, um Datenverluste zu vermeiden.
- Organisiere deine Dokumente: Sortiere Rechnungen nach Jahr, damit du alles schnell findest.
- Beachte Datenschutz: Besonders bei E-Rechnungen ist es wichtig, sensible Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Mit diesen Tipps und der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bist du bestens vorbereitet – egal, ob dein Unternehmen in Deutschland, Österreich, der Schweiz oder einem anderen EU-Land tätig ist!