E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die elektronische Daten enthalten und direkt in einem Buchhaltungssystem verarbeitet werden können. Aber wie bekommst du diese E-Rechnungen ganz einfach in dein Buchhaltungssystem? Keine Sorge, hier führen wir dich Schritt für Schritt durch den Prozess, damit alles reibungslos läuft.
1. Wähle das richtige Buchhaltungssystem
Zuerst musst du sicherstellen, dass dein Buchhaltungssystem E-Rechnungen unterstützt. Manche Programme sind dafür gemacht, direkt mit diesen digitalen Rechnungen zu arbeiten. Beliebte Beispiele sind:
- QuickBooks
- Xero
- DATEV
- SAP
Prüfe einfach, ob dein System E-Rechnungen verarbeiten kann. Falls nicht, musst du vielleicht auf ein moderneres Programm wechseln.
2. Prüfe die Kompatibilität der Formate
E-Rechnungen gibt es in verschiedenen Formaten, wie:
- XML (zum Beispiel ZUGFeRD oder XRechnung)
- PDF/A-3
Dein Buchhaltungssystem muss mit dem Format kompatibel sein, das deine Rechnungen verwenden. Falls du unsicher bist, kannst du den Anbieter der Buchhaltungssoftware fragen.
3. Automatisiere, wenn möglich
Niemand möchte alle Rechnungen manuell eingeben, deshalb kann Automatisierung ein echter Gamechanger sein. Hier sind deine Optionen:
- Manuelle Eingabe: Falls keine Automatisierung möglich ist, können die Rechnungsdaten per Hand eingegeben werden (das dauert aber länger).
- Automatische Importfunktionen: Moderne Buchhaltungssysteme können Rechnungen automatisch importieren – z. B. durch das Hochladen einer Datei oder via API (eine Art digitale Schnittstelle für den Datenaustausch).
- OCR-Software: Mit OCR (Optical Character Recognition) kannst du Rechnungsdaten sogar aus PDFs oder eingescannten Bildern extrahieren und ins System laden.
4. Konfiguriere den Datenimport
So richtest du den Import Schritt für Schritt ein:
- API-Integration: Wenn dein System APIs anbietet, kannst du E-Rechnungen automatisch importieren – direkt aus deinem E-Mail-Postfach oder einem anderen digitalen Speicherort.
- Dateiupload: Lade deine Rechnungen manuell als Datei (z. B. XML oder PDF) hoch.
- Add-ons und Plugins: Es gibt oft Zusatzprogramme, die dir helfen, den Prozess noch schneller und einfacher zu machen.
5. Validiere und kontrolliere die Daten
Nachdem die Daten in deinem System gelandet sind, solltest du sicherstellen, dass alles korrekt ist. So geht’s:
- Automatische Validierung: Viele Systeme prüfen die Daten automatisch auf Fehler.
- Manuelle Überprüfung: Werfe trotzdem einen Blick darauf, um sicherzugehen, dass keine Fehler passiert sind.
6. Sichere deine Rechnungen
In Deutschland und vielen anderen Ländern musst du elektronische Rechnungen sicher aufbewahren – das nennt man Archivierung. Achte darauf, dass du die folgenden Punkte beachtest:
- Speichere die Rechnungen in einem digitalen Archiv.
- Halte dich an die gesetzlichen Anforderungen, wie z. B. die GoBD in Deutschland.
Wie funktioniert das in verschiedenen Buchhaltungssystemen?
QuickBooks
QuickBooks bietet eine einfache Importfunktion. Du kannst E-Rechnungen zum Beispiel als CSV- oder Excel-Datei hochladen. Außerdem gibt es Add-ons wie AutoEntry, die dir dabei helfen, Rechnungen automatisch aus E-Mails oder PDF-Dateien zu importieren.
Xero
In Xero kannst du ganz einfach Rechnungen über die Importfunktion in den Bereich „Kaufrechnungen“ hochladen. Wenn du es noch einfacher möchtest, nutze Add-ons wie Hubdoc, die direkt Daten aus deinen E-Mails oder Dokumenten extrahieren.
DATEV
DATEV ist besonders beliebt in Deutschland und unterstützt gängige Formate wie ZUGFeRD und XRechnung. Zudem kannst du mit der DATEV-API automatisierte Prozesse einrichten, sodass Rechnungen direkt aus deinem Postfach ins System importiert werden.
Tipps zur Sicherheit
Zum Schluss noch ein wichtiger Punkt: Denke immer an die Sicherheit. Stelle sicher, dass deine Rechnungen:
- Sicher gespeichert werden.
- Den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
- Regelmäßig überprüft werden, damit keine falschen Daten importiert werden.
Wenn du diese Schritte befolgst, wird die Integration von E-Rechnungen in dein Buchhaltungssystem ein Kinderspiel. Du sparst nicht nur Zeit, sondern bist auch auf der sicheren Seite in Bezug auf gesetzliche Anforderungen.