Wenn du schon mal mit dem Begriff „E-Rechnung“ konfrontiert wurdest, dann hast du vielleicht auch von ZUGFeRD und XRechnung gehört. Beide Begriffe klingen vielleicht kompliziert, aber keine Sorge – wir erklären dir, was sie bedeuten und wie sie sich unterscheiden. Stell dir vor, wir sprechen über zwei verschiedene Arten von digitalem Briefpapier, das für Rechnungen benutzt wird. Beide haben ihren eigenen Zweck und Stil.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (sprich: „ZUG-fährt“) ist ein Standard für elektronische Rechnungen, der sich an so ziemlich alle Unternehmen richtet. Egal, ob ein Unternehmen mit anderen großen Firmen (B2B – Business-to-Business) oder direkt mit Kunden (B2C – Business-to-Consumer) arbeitet, ZUGFeRD kann hier verwendet werden.
Der Clou bei ZUGFeRD ist, dass die Rechnung für Menschen und Maschinen gleichermaßen verständlich ist. Das bedeutet, dass eine ZUGFeRD-Rechnung aus zwei Teilen besteht:
- Ein PDF-Dokument, das wie eine ganz normale Rechnung aussieht, die man lesen kann.
- Eine XML-Datei, die den Rechnungsinhalt in einer Sprache darstellt, die Computer verstehen können.
Die Kombination dieser beiden Formate macht ZUGFeRD so toll. Unternehmen können Rechnungen also bequem digital verschicken, und niemand braucht dafür extra Software, um sie zu öffnen.
Was ist XRechnung?
XRechnung ist ein anderer Standard, aber mit einem viel spezifischeren Ziel: Sie wird hauptsächlich verwendet, wenn eine Firma eine Rechnung an eine Behörde oder andere öffentliche Einrichtungen schicken muss. Seit November 2020 ist es in Deutschland sogar Pflicht, dass Rechnungen an den Bund und andere Bundesstellen im XRechnungs-Format eingereicht werden.
Im Gegensatz zu ZUGFeRD gibt es bei der XRechnung kein schönes PDF zum Anschauen. Sie besteht ausschließlich aus einer XML-Datei, die zwar für Computer leicht lesbar ist, aber auf den ersten Blick für Menschen wie eine lange Code-Zeile aussieht.
Diese strenge Struktur sorgt dafür, dass Behörden die Rechnung automatisiert verarbeiten können. So spart der Staat Zeit und Geld.
Wie unterscheiden sich ZUGFeRD und XRechnung?
Sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung nutzen XML-Daten für die Rechnungsinhalte, aber sie werden für unterschiedliche Zwecke verwendet und funktionieren etwas anders.
- An wen richtet es sich?
ZUGFeRD ist für jeden geeignet, egal ob Unternehmen oder Privatkunden. XRechnung ist speziell für Rechnungen an Behörden gedacht. - Format:
ZUGFeRD kombiniert ein PDF, das schön anzusehen ist, mit einer XML-Datei. XRechnung besteht nur aus der XML-Datei. - Verpflichtung:
ZUGFeRD ist freiwillig, während die XRechnung für Rechnungen an Bundesbehörden in Deutschland vorgeschrieben ist. - Installation und Akzeptanz:
ZUGFeRD ist leicht in bestehende Prozesse einzubauen und wird von vielen Unternehmen akzeptiert. Die XRechnung dagegen erfordert spezielle Anpassungen für den öffentlichen Sektor, wird dort aber stark genutzt.
Welche Lösung passt besser?
Wenn du ein Unternehmen hast, das mit anderen Firmen oder Kunden Rechnungen austauscht, dann ist ZUGFeRD wahrscheinlich die richtige Wahl. Es ist vielseitig, einfach zu implementieren und praktisch. Wenn du allerdings an Behörden Rechnungen stellst, kommst du um die XRechnung nicht herum, da sie hier vorgeschrieben ist.
Zusammengefasst: ZUGFeRD und XRechnung haben unterschiedliche Aufgaben, sind aber beide wichtige Standards für die Digitalisierung von Rechnungen. Sie helfen dabei, den Prozess effizienter zu machen und Papierkram zu reduzieren – und das ist immer eine gute Sache!