Welche E Rechnungsformate gibt es?

Die Digitalisierung hat das Finanzwesen revolutioniert, insbesondere durch die Einführung verschiedenster E-Rechnungsstandards. Vier nationale elektronische Rechnungsformate haben sich in Europa etabliert: In Deutschland nutzen Unternehmen und die öffentliche Verwaltung XRechnung sowie ZUGFeRD, in Frankreich ist Facture X verbreitet und in Italien Fatura PA. Der Übergang zu elektronischen Rechnungen wird durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU zusätzlich forciert, wodurch ein einheitlicher Standard im B2B– und B2G-Bereich gefördert wird. Hierdurch wird ein effizienterer, grenzüberschreitender Rechnungsaustausch in Europa ermöglicht.

Wichtige Erkenntnisse

Elektronische Rechnungen tragen maßgeblich zur Effizienzsteigerung von Unternehmen bei.
XRechnung ist seit dem 7. November 2018 für Bundesministerien in Deutschland verbindlich.
ZUGFeRD 2.0 und 2.1.1 schaffen die Symbiose aus lese- und maschinenfreundlichen Rechnungen.
Frankreich setzt auf Facture X, Italien auf Fatura PA im Einklang mit europäischen Standards.
ZUGFeRD 2.0 findet primär im B2B-Bereich Anwendung, während XRechnung im B2G-Sektor empfohlen wird.

Die Bedeutung elektronischer Rechnungsstandards

Die fortschreitende Digitalisierung und die Anforderungen eines grenzüberschreitenden Handels innerhalb der Europäischen Union haben die Notwendigkeit einheitlicher Standards für elektronische Rechnungen hervorgehoben. Diese Entwicklung wird maßgeblich von der EU-Richtlinie und durch nationale Gremien wie den IT-Planungsrat vorangetrieben, um eine effiziente und sichere elektronische Rechnungsstellung zu gewährleisten.

Entstehung und politischer Hintergrund der E-Rechnungsformate

Die Einleitung elektronischer Rechnungsformate in Deutschland wurde besonders durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU beeinflusst, die seit ihrer Verabschiedung die grenzüberschreitende Rechnungsstellung standardisiert. Hierbei spielt die Implementation nationalen Rechts eine zentrale Rolle, um diesen EU-weiten Standard umzusetzen. Durch die Direktive sind wesentliche Anforderungen an die Echtheit und Integrität elektronischer Rechnungen definiert worden, die auf nationale Verfahren wie die XRechnung einwirken.

Ziele der standardisierten Rechnungsformate in der EU

Die Hauptziele der standardisierten Formate wie die XRechnung und ZUGFeRD bestehen darin, die Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen zu vereinfachen und die Kosten zu senken. Unternehmen profitieren von kürzeren Durchlaufzeiten und reduzierten Portokosten. Zudem fördert die Elektronische Rechnung die Transparenz und Nachverfolgbarkeit in Geschäftsprozessen, was besonders im B2B– und öffentlichen Sektor von großer Bedeutung ist.

KoSIT und die Koordination der IT-Standards

Als Koordinierungsstelle für IT-Standards übernimmt die KoSIT eine Schlüsselrolle bei der Entwicklung und Betreuung nationaler E-Rechnungsformate. Sie gewährleistet, dass sowohl technische als auch semantische Aspekte der Rechnungsformate mit den Anforderungen der EU-Richtlinie und nationalen Gesetzgebungen übereinstimmen. Die effektive Koordination durch die KoSIT hilft, die Interoperabilität der Systeme zu sichern und die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen zu überwachen.

Durch die fortlaufende Weiterentwicklung und Harmonisierung der Rechnungsstandards kann eine umfassende Akzeptanz und Anwendung innerhalb der deutschen und europäischen Wirtschaftsraums gefördert werden. Die Kooperation zwischen staatlichen Institutionen, wie dem IT-Planungsrat, und Organisationen wie der KoSIT schafft dabei die notwendige Grundlage für einen reibungslosen digitalen Handel in Europa.

Übersicht gängiger E-Rechnungsformate in Europa

Die Digitalisierung des Rechnungswesens hat maßgeblich zur Entwicklung und Adaptation verschiedener E-Rechnungsformate in Europa beigetragen. Besonders hervorzuheben sind dabei die Formate wie XRechnung und ZUGFeRD in Deutschland, Facture X in Frankreich sowie Fatura PA in Italien. Diese basieren auf der europäischen Norm EN16931 und erleichtern so den grenzüberschreitenden Handel durch ihre Einheitlichkeit und Kompatibilität mit internationalen Standards wie UBL und UN/CEFACT CII.

EN16931: Eine Norm, die als Grundlage für die Erstellung interoperabler E-Rechnungen dient.
UBL (Universal Business Language): Wird zur Definition von elektronischen Geschäftsdokumenten verwendet.
UN/CEFACT CII: Ein XML-basiertes Datenformat, das die Abrechnungsfunktionalitäten standardisiert.

Zudem fördert die Nutzung dieser einheitlichen Formate wie zum Beispiel Facture X und Fatura PA die Automatisierung im Rechnungsverkehr erheblich. Jedes Land bringt dabei spezifische Anpassungen ein, die jedoch auf der gemeinsamen Basis der E-Rechnungsstandards innerhalb der EU fußen.

Mit dem Fortschreiten der Digitalisierung ist zu beobachten, dass immer mehr Unternehmen und öffentliche Einrichtungen die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung erkennen und implementieren. Die automatische Fehlerüberprüfung bei Systemen wie der XRechnung führt zu einer höheren Effizienz und reduziert den administrativen Aufwand erheblich.

Spezifikation und Funktionen des Formats XRechnung

Die XRechnung stellt ein zentrales Element der deutschen Bemühungen dar, die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor zu standardisieren. Als XML-basiertes, semantisches Rechnungsformat bietet es eine strukturierte Methode zur Übermittlung von Rechnungsinformationen, die speziell auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten ist.

Definition und Aufbau von XRechnung

Die XRechnung ist darauf ausgelegt, die elektronische Übermittlung von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu vereinfachen. Dieses Format verwendet XML zur Definition von Inhalten und Strukturen, sodass jede Rechnung klar und einheitlich kommuniziert wird. Die klare Strukturierung hilft nicht nur bei der automatischen Verarbeitung, sondern auch bei der Validierung der Rechnungsdaten, um Fehler zu minimieren.

Dokumentation und Implementierung des XRechnungs-Formats

Die vollständige Dokumentation für das XRechnungs-Format ist öffentlich zugänglich und unterstützt Organisationen dabei, ihre Systeme entsprechend anzupassen. Die Implementierung dieser Technologie hat dazu geführt, dass Prozesse im Rechnungswesen deutlich beschleunigt und die Transparenz erhöht wird. Informationen zur Implementierung und den technischen Spezifikationen sind auf der Plattform e-rechnung-bund.de abrufbar.

Vor- und Nachteile von XRechnung

Vorteile: Ermöglicht eine automatisierte und effiziente Rechnungsbearbeitung, unterstützt Compliance-Anforderungen und verbessert die Datenqualität durch standardisierte Formate.
Nachteile: Implementierung kann initial ressourcenintensiv sein und erfordert technische Anpassungen bei bestehenden Systemen.

ZUGFeRD: Das hybride Rechnungsformat für B2B und B2G

ZUGFeRD, ein Akronym für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, hat sich als ein führendes hybrides Rechnungsformat etabliert, das besonders im B2B und B2G Sektor weit verbreitet ist. Es kombiniert maschinenlesbare XML-Daten mit einem menschenlesbaren PDF, wodurch es sowohl die Flexibilität traditioneller Dokumente als auch die Effizienz moderner elektronischer Rechnungsformate bietet.

Die Stärke von ZUGFeRD liegt in seiner Dualität: während das PDF-Dokument dem Anwender eine vertraute visuelle Darstellung bietet, ermöglichen die eingebetteten XML-Daten eine automatische Verarbeitung und Integration in die bestehenden Rechnungswesen- und ERP-Systeme. Diese Hybridlösung unterstützt Unternehmen nicht nur dabei, die EU-Richtlinie 2014/55/EU zu erfüllen, sondern erleichtert auch den Übergang zu vollständig digitalisierten Prozessen.

Unterstützung verschiedener Geschäftstransaktionen wie B2B und B2G
Einhaltung wichtiger Normen wie EN16931
Vereinfachung des Rechnungsaustauschs ohne umständliche Abstimmungsprozesse

Die Relevanz von ZUGFeRD wird weiterhin durch die fortlaufende Anpassung an internationale Standards und die zunehmende Akzeptanz in deutschen sowie europäischen Geschäftsumgebungen gestärkt. Mit der neuesten Version ZUGFeRD 2.1.1, die auch die Anforderungen der XRechnung erfüllt, setzt das Format neue Maßstäbe für elektronische Rechnungsformate und bestätigt seine Position als zukunftsfähige Lösung für den digitalen Rechnungsverkehr.

Fazit

Die Weichenstellung für eine umfassend digitalisierte Wirtschaft in Deutschland ist eindeutig. Mit der verbindlichen Einführung des elektronischen Rechnungsformats XRechnung seit dem 07.11.2018 für Bundesministerien und das Aufkommen hybrider Formate wie ZUGFeRD 2.0 zeigt sich eine klare Tendenz zur Optimierung und Standardisierung von Rechnungsprozessen. Die Adaptation der E-Rechnungsformate ermöglicht es nicht nur, die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU zu erfüllen, sondern fördert ebenso automatisierte und effiziente Rechnungsprozesse im B2G- und B2B-Bereich.

Der Schritt hin zu einer weiteren Digitalisierung im Rechnungswesen ist auch aus ökonomischer Sicht eine Investition in die Zukunft. Einsparungen von durchschnittlich 11,20 Euro pro elektronischer Eingangsrechnung und die deutlich schnelleren Transaktionszeiten verdeutlichen den finanziellen Anreiz. Es überrascht daher nicht, dass Deutschland zur Implementierung der E-Rechnung im B2B ab 2025 übergeht, wobei ab 2026 Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro und ab 2027 alle Unternehmen zur E-Rechnung verpflichtet werden.

Angesichts des fortschreitenden digitalen Wandels, der nicht zuletzt durch neue Vorgaben der EU-Kommission vorangetrieben wird, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Rechnungsstellungsprozesse entsprechend anzupassen. Dabei ist die Wahl eines geeigneten E-Rechnungsformats essenziell, um nicht nur gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sondern um auch im europäischen und globalen Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. Bei der Umstellung auf E-Rechnungen gilt es daher, die Potentiale von Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD voll auszuschöpfen und in der Digitalisierung einen Schritt nach vorn zu gehen.

FAQ

Welche E-Rechnungsformate gibt es und was sind ihre Gemeinsamkeiten?

Es gibt verschiedene E-Rechnungsformate, die auf der Europäischen Norm EN16931 basieren, darunter XRechnung in Deutschland, ZUGFeRD, Facture X in Frankreich und Fatura PA in Italien. Sie nutzen XML-Standards wie UBL und UN/CEFACT CII und ermöglichen durch strukturierte Daten einen effizienten Rechnungsaustausch.

Warum sind elektronische Rechnungsstandards wie die EU-Richtlinie 2014/55/EU wichtig?

Elektronische Rechnungsstandards stellen sicher, dass der Rechnungsaustausch innerhalb der EU einheitlich und effizient abläuft. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU fördert die Standardisierung der elektronischen Rechnungsstellung, besonders bei öffentlichen Aufträgen, und trägt somit zu einer optimierten und grenzüberschreitenden Kommunikation in der Europäischen Union bei.

Was ist die Rolle der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)?

Die KoSIT ist maßgeblich an der Entwicklung und Gestaltung der E-Rechnungsformate wie XRechnung beteiligt. Sie koordiniert die Umsetzung von IT-Standards im Auftrag des IT-Planungsrats und trägt zur Implementation der elektronischen Rechnungsstandards in nationales Recht bei.

Was sind die Besonderheiten des Formats XRechnung?

XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Rechnungsformat für den öffentlichen Sektor in Deutschland. Es zeichnet sich durch klar definierte Strukturen für Rechnungselemente aus, die eine automatische Verarbeitung und die Prüfung auf Wohlgeformtheit und Validität ermöglichen.

Wie funktioniert das ZUGFeRD-Rechnungsformat und wer nutzt es?

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das maschinenlesbare XML-Daten mit einer für Menschen lesbaren PDF-Datei kombiniert. Es ermöglicht den Rechnungsaustausch ohne vorherige Absprachen und wird sowohl im B2B- als auch B2G-Bereich genutzt, um effiziente Rechnungsprozesse zu ermöglichen.

Wie fördert die Digitalisierung die Effizienz von Rechnungsprozessen?

Durch die Digitalisierung und die Einführung von E-Rechnungsformaten können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse automatisieren und standardisieren. Dies führt zu einer schnelleren Verarbeitung, Reduzierung von Fehlern, erhöhter Transparenz und Kosteneinsparungen, was die wirtschaftliche Effizienz erheblich steigert.