E-Rechnungen, also elektronische Rechnungen, sind Rechnungen, die nicht auf Papier verschickt werden, sondern digital – beispielsweise als Datei. Aber wusstest du, dass es in der Europäischen Union eine spezielle Regel dafür gibt, wie diese E-Rechnungen aussehen müssen? Die Regel heißt EN 16931, und in diesem Blogartikel erkläre ich dir, was das genau bedeutet, warum diese Regel wichtig ist und wie sie Unternehmen hilft.
Was ist die EN 16931?
Die EN 16931 ist eine EU-Norm. Eine Norm ist so etwas wie eine Anleitung oder ein Regelwerk. Sie erklärt, wie eine E-Rechnung aufgebaut sein muss, damit sie in allen Ländern der EU verstanden wird. Das heißt, egal ob jemand in Deutschland, Frankreich oder Italien arbeitet – alle können die gleiche E-Rechnung problemlos lesen und verarbeiten.
Die Hauptidee hinter der EN 16931 ist es, alles einheitlich zu machen. Wenn alle das gleiche Format für E-Rechnungen nutzen, spart das viel Zeit und auch Geld.
Welche Informationen müssen in einer E-Rechnung stehen?
Damit eine E-Rechnung funktioniert, müssen sie bestimmte Daten enthalten. Diese Daten sind in der EN 16931 festgelegt. Hier ein Überblick, was immer dabei sein muss:
- Informationen über den Rechnungssteller: Also wer die Rechnung verschickt, zum Beispiel die Firma und ihre Adresse.
- Informationen über den Empfänger: Wer bekommt die Rechnung? Das könnte eine andere Firma oder ein Kunde sein.
- Rechnungsnummer und -datum: Jede Rechnung hat eine Nummer und ein Datum, damit man sie später wiederfinden kann.
- Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: Was wurde gekauft oder geliefert?
- Preise: Das ist der Betrag, den man zahlen muss, einschließlich Rabatte, falls es welche gibt.
- Steuerinformationen: Zum Beispiel, wie hoch die Mehrwertsteuer ist.
Diese Dinge nennt man in der Fachsprache auch Pflichtinhalte, weil sie immer dabei sein müssen.
Wie sieht eine E-Rechnung technisch aus?
Vielleicht fragst du dich, wie diese E-Rechnungen überhaupt gespeichert werden. In der EN 16931 steht, dass sie in bestimmten Dateiformaten erstellt werden müssen. Diese Formate heißen Syntaxe. Zu den bekanntesten gehören:
- UBL (Universal Business Language): Das ist ein weit verbreitetes Format für elektronische Dokumente.
- UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice): Ein weiteres Format, das benutzt werden kann.
Die Formate sorgen dafür, dass Computer die Rechnungen automatisch lesen und bearbeiten können, ohne dass jemand sie manuell eintippen muss.
Warum ist die EN 16931 wichtig?
Die Norm bringt viele Vorteile mit sich – hier sind drei davon:
- Einheitlichkeit: Mit der EN 16931 können Unternehmen in verschiedenen EU-Ländern leichter zusammenarbeiten, weil alle das gleiche Rechnungsformat nutzen.
- Automatisierung: Weil die Rechnungen standardisiert sind, kann ein Computer sie automatisch verarbeiten, ohne dass Menschen sie überprüfen müssen. Das spart viel Zeit!
- Kosteneinsparung: Weniger Papier, weniger Fehler und weniger Aufwand – das bedeutet, dass Unternehmen Geld sparen können.
Außerdem hilft die EN 16931 dabei, den grenzüberschreitenden Handel in der EU einfacher zu machen.
Wie wird die EN 16931 umgesetzt?
Nicht alle Länder der EU setzen die EN 16931 auf die gleiche Weise um. Manche Länder machen es zur Pflicht, dass Unternehmen nur noch E-Rechnungen verwenden dürfen, die nach dieser Norm erstellt wurden. Andere Länder geben noch etwas mehr Freiheit, wie die E-Rechnungen aussehen dürfen. Aber früher oder später wird die EN 16931 überall die zentrale Rolle spielen.
Fazit: Was soll das alles?
Die EN 16931 sorgt dafür, dass E-Rechnungen in Europa einheitlich werden. Sie regelt, welche Informationen in einer E-Rechnung stehen müssen und in welchem Format diese verschickt werden. Das macht den Rechnungsverkehr einfacher, schneller und günstiger – sowohl für kleine als auch für große Unternehmen. Wenn du also das nächste Mal den Begriff „EN 16931“ hörst, weißt du: Es geht darum, E-Rechnungen für alle besser zu machen!