Die Welt der elektronischen Rechnungen, auch E-Rechnungen genannt, kann auf den ersten Blick kompliziert erscheinen. Um den Austausch solcher Rechnungen in Europa zu vereinheitlichen, gibt es eine spezielle Regel: die EN 16931-Norm. Damit du dich nicht verlierst, gibt es hier eine einfache Checkliste, wie du die Vorgaben dieser Norm einhalten kannst.
1. Verständnis der Norm
Bevor du loslegst, solltest du erst einmal verstehen, worum es geht:
- Lesen und Verstehen: Schau dir die EN 16931-Norm genau an. Sie erklärt, wie elektronische Rechnungen aussehen sollten.
- Wer ist betroffen? Prüfe, ob deine Organisation darunterfällt. Besonders wichtig ist das für Lieferanten und öffentliche Auftraggeber.
2. Syntax und Semantik
Die elektronische Rechnung muss zwei Regeln folgen:
- Syntax: Verwende eines der erlaubten Formate wie UBL (Universal Business Language) oder UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice).
- Semantik: Achte darauf, dass alle wichtigen Inhalte klar und verständlich angegeben sind. Das umfasst z. B. das Rechnungsdatum, Lieferanteninfos und den Gesamtbetrag.
3. Pflichtfelder
Sorge dafür, dass alle wichtigen Informationen in deiner Rechnung stehen. Dazu gehören:
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
- Angaben zu Lieferant und Kunde (z. B. Name und Adresse)
- Artikelinformationen: Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Preis
- Gesamtbetrag und Zahlungsbedingungen
4. Zusätzliche Felder
Manche Informationen sind nicht immer notwendig, aber manchmal sinnvoll. Überlege, ob du z. B. interne Referenznummern oder bestimmte Steuerhinweise hinzufügen solltest.
5. Validierung
Prüfe deine Rechnungen, bevor du sie verschickst:
- Tools verwenden: Es gibt spezielle Software, die überprüft, ob deine Rechnung den Regeln der EN 16931 entspricht.
- Kompatibilität testen: Stelle sicher, dass deine Partner oder Kunden die Rechnungen problemlos lesen können.
6. Sicherheit und Authentizität
Elektronische Rechnungen müssen sicher sein:
- Nutze eine digitale Signatur, damit die Rechnung echt ist und nicht verändert werden kann.
- Überlege, ob du die Rechnung verschlüsseln solltest – besonders bei sensiblen Daten.
7. Archivierung
Bewahre deine Rechnungen sicher auf:
- Halte dich an gesetzliche Vorgaben zur Langzeitarchivierung.
- Sorge dafür, dass die Rechnungen auch in vielen Jahren noch lesbar sind.
8. Prozessintegration
Integriere elektronische Rechnungen in deine Arbeitsabläufe:
- Verbinde deinen Rechnungsvorgang mit deinem ERP-System (Software für Geschäftsprozesse).
- Automatisiere so viel wie möglich, damit Fehler vermieden werden und der Prozess schneller abläuft.
9. Training und Support
Sorge dafür, dass alle Mitarbeiter Bescheid wissen:
- Biete Schulungen an, damit jeder weiß, wie elektronische Rechnungen erstellt und bearbeitet werden.
- Richte einen Support ein, falls Fragen oder Probleme auftreten.
10. Compliance-Überprüfung
Bleibe immer auf der sicheren Seite:
- Prüfe regelmäßig, ob du weiterhin alle Vorgaben der EN 16931-Norm erfüllst.
Wenn du diese Checkliste Schritt für Schritt befolgst, bist du bestens vorbereitet, um elektronische Rechnungen nach der EN 16931-Norm zu erstellen. Das hilft dir nicht nur, rechtliche Vorgaben einzuhalten, sondern auch effizienter zu arbeiten!