Die Welt der E-Rechnungen kann manchmal ein bisschen kompliziert sein. Besonders, wenn man sicherstellen möchte, dass alle Regeln eingehalten werden, die die GoBD vorschreiben. Aber keine Sorge! Hier erklären wir, welche häufigen Fehler passieren können und wie du sie vermeiden kannst. So machst du alles richtig!
Was ist die GoBD?
Die GoBD ist eine Sammlung von Regeln. Sie sagt aus, wie Unternehmen elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) speichern und verarbeiten müssen. Alles soll so organisiert sein, dass die Steuerbehörde alles gut prüfen kann. Wenn man sich nicht an diese Regeln hält, kann es später Probleme geben, zum Beispiel bei einer Steuerprüfung.
1. Unvollständige oder fehlerhafte Dokumentation
Das Problem: Unternehmen dokumentieren ihre Prozesse und IT-Systeme nicht richtig. Damit meint man, dass niemand genau weiß, wie E-Rechnungen verarbeitet werden.
Die Lösung: Schreibe alles genau auf. Zum Beispiel: Wer überprüft die Rechnung? Wo wird sie gespeichert? Welche Software wird benutzt? Diese Dokumentation sollte regelmäßig geprüft und aktualisiert werden.
2. Nicht ordnungsgemäße Aufbewahrung
Das Problem: Manche speichern E-Rechnungen in einem Format, das man später nicht mehr öffnen kann, oder auf einer unsicheren Festplatte.
Die Lösung: Speichere die Rechnungen in einem sicheren Format, zum Beispiel PDF/A oder XML. Diese Formate können nicht einfach geändert werden und bleiben lange lesbar. Außerdem sollte die Speicherung geschützt sein, damit niemand die Daten stehlen oder verlieren kann.
3. Zugriffsmöglichkeiten für Finanzbehörden fehlen
Das Problem: Wenn die Finanzbehörde eine Rechnung sehen will, kann das Unternehmen diese nicht schnell genug zeigen.
Die Lösung: Die E-Rechnungen sollten so gespeichert sein, dass man sie jederzeit schnell finden und bereitstellen kann. Eine gute Software hilft dir dabei.
4. Zu wenig Datenschutz und Sicherheit
Das Problem: Rechnungen werden nicht gut geschützt. Es gibt keine Verschlüsselung oder Passwörter, und wichtige Daten könnten gestohlen werden.
Die Lösung: Sorge dafür, dass die Daten sicher sind. Nutze ein sicheres Passwort, verschlüssele Dateien und mache regelmäßige Backups. Das schützt vor Datenverlust.
5. Verwendung falscher Dateiformate
Das Problem: Die Rechnungen werden in Formaten gespeichert, die nicht den GoBD-Anforderungen entsprechen.
Die Lösung: Benutze nur erlaubte Formate, wie zum Beispiel PDF/A oder XML. Diese erfüllen die Vorgaben der GoBD.
6. Fehlende oder unvollständige Archivierung
Das Problem: Nicht alle Daten der Rechnungen werden aufbewahrt oder diese Archive gehen verloren.
Die Lösung: Stelle sicher, dass alle Informationen, auch Zusatzdaten (Metadaten), sicher und vollständig gespeichert werden. Achte darauf, dass die Daten während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar bleiben.
7. Fehlende Kontrollen und Protokollierung
Das Problem: Niemand protokolliert die Schritte in der Rechnungsbearbeitung. Dadurch ist nicht nachvollziehbar, wer was gemacht hat.
Die Lösung: Nutze ein System, das alle Schritte aufzeichnet. So weißt du genau, wann eine Rechnung geprüft oder geändert wurde und durch wen.
8. Keine korrekte Prüfung und Freigabe
Das Problem: Rechnungen werden einfach akzeptiert, ohne dass jemand prüft, ob sie korrekt sind.
Die Lösung: Lege klare Regeln fest. Zum Beispiel: Wer prüft die Rechnung? Wer gibt sie frei? Diese Prozesse sollten dokumentiert und Teil der Abläufe sein.
Fazit
Wenn du diese häufigen Fehler vermeidest, bist du auf der sicheren Seite. Dokumentiere alles, speichere deine E-Rechnungen sicher und halte die Daten bereit für den Fall, dass die Finanzbehörde sie sehen möchte. Mit ein bisschen Planung kannst du sicherstellen, dass deine E-Rechnungen immer GoBD-konform sind. So sparst du dir später viel Stress!