10 Tipps für die Automatisierung von Rechnungsprozessen durch E-Rechnungen

In Anbetracht der dynamischen technologischen Entwicklung bietet sich SAP-Anwenderunternehmen die Chance, ihre Rechnungsprozesse durch E-Rechnungen weiter zu automatisieren und zu optimieren. Ein durchgängiger, digitalisierter Dokumentenfluss wird im Rahmen der digitalen Transformation zunehmend zur strategischen Notwendigkeit. Ein effizientes Genehmigungsverfahren ist dabei essentiell, insbesondere wenn es um die Genehmigung von Bestellungen und Rechnungen geht. Vor allem in großen Unternehmen mit vielen Niederlassungen und unterschiedlichen Rechnungsprozessen bedarf es einer Strategie zur Vereinheitlichung und Vereinfachung von Prozessen. Der Fokus soll auf ganzheitlich betrachtete Abläufe und einer vernetzten Denkweise mit Geschäftspartnern liegen, um den administrativen Aufwand zu senken und die Durchlaufzeiten im Rechnungseingang deutlich zu beschleunigen.

Wichtige Erkenntnisse

SAP-Anwenderunternehmen können durch E-Rechnungen ihre Rechnungseingangsprozesse optimieren.
Ein digitaler Dokumentenfluss ist eine strategische Notwendigkeit im Rahmen der digitalen Transformation im Rechnungswesen.
Effiziente Genehmigungsverfahren sind essenziell, besonders bei der Genehmigung von Bestellungen und Rechnungen.
Eine Prozessvereinheitlichung in großen Unternehmen mit vielen Niederlassungen und unterschiedlichen Prozessen ist erforderlich.
Vernetzte Denkweise mit Geschäftspartnern reduziert administrativen Aufwand und beschleunigt den Rechnungseingang.

Erfahren Sie mehr über die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung.

Ein hervorragendes Beispiel für die Effizienz von digitalen Rechnungssystemen wird in der Mineralölindustrie präsentiert, wo ein typischer Beleg mit 9 Seiten und 549 Positionen (Diesel, AdBlue, Heizöl) in Sekunden verarbeitet wird. Solche Systeme erlauben verschiedene Automatisierungsstufen – von der Metadatenextraktion bis zur vollständigen Automatisierung. Ein digitalisiertes Genehmigungsverfahren, das ERP-Systeme integriert und intelligente Vergleiche durchführt, wie im Fall von agorum core, unterstützt gleichzeitig detaillierte Prüfungen und schnellen Datenabgleich.

Optimierung des Dokumentenmanagements

Eine effiziente Verwaltung von Dokumenten spielt eine zentrale Rolle in der Unternehmensorganisation. Die Digitalisierung und Automatisierung sind Schlüsselkomponenten, um die Effizienz und Genauigkeit der Dokumentenverwaltung erheblich zu verbessern.

Klarheit über Genehmigungsverfahren schaffen

Um Genehmigungsprozesse optimieren zu können, ist es entscheidend, ein einheitliches und transparentes Genehmigungsverfahren einzuführen. Dies stellt sicher, dass alle Mitarbeiter den Status und Verlauf eines Dokuments schnell und einfach nachvollziehen können. Effizientes Geschäftsprozessmanagement beginnt mit klaren Regeln und Kommunikationswegen.

Prozesse ganzheitlich betrachten

Bei der Optimierung von Arbeitsprozessen ist es wichtig, den gesamten Ablauf im Blick zu behalten. Oft sind verschiedene Abteilungen und Lieferanten betroffen, daher ist eine ganzheitliche Betrachtung des Dokumentenfluss Digitalisierung notwendig. Nur so können Engpässe und Ineffizienzen identifiziert und beseitigt werden.

Bestandsaufnahme und Abstimmung mit Geschäftspartnern

Eine umfassende Bestandsaufnahme aller verwendeten Dokumententypen und Prozesse hilft dabei, Automatisierungspotenziale zu erkennen. Ein effektives Geschäftsprozessmanagement und eine gute Lieferantenkommunikation sind notwendig, um eine effiziente Erfassung und Bearbeitung aller Dokumente zu gewährleisten. Regelmäßige Abstimmungen mit Geschäftspartnern helfen, Doppelarbeit zu vermeiden und den Workflow zu verbessern.

Vorteile der Automatisierung von Rechnungsprozessen

Die Automatisierung von Rechnungsprozessen bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die sich nicht nur in Kosteneinsparungen im Rechnungswesen, sondern auch in einer wesentlich verbesserten Prozesseffizienz niederschlagen. Unternehmen, die auf diese Technologien setzen, erzielen signifikante Vorteile gegenüber traditionellen, manuellen Verfahren.

Geringere Fehlerquoten und Einhaltung von Fristen

Laut einer Studie von PayStream Advisors erreichen die innovativsten Kreditorenbuchhaltungen eine Bearbeitungszeit von weniger als fünf Tagen für Rechnungen, bei Kosten von nur 2,36 US-Dollar pro Rechnung. Dies steht im krassen Gegensatz zu Firmen, die ausschließlich manuelle Prozesse nutzen und bis zu neunmal so lange sowie sechsmal höhere Kosten verzeichnen. Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Unternehmen Fehlerquoten erheblich reduzieren und sicherstellen, dass gesetzliche Fristen jederzeit eingehalten werden. Dies kommt nicht nur der allgemeinen Compliance zugute, sondern auch dem Vertrauen der Geschäftspartner.

Revisionssichere Archivierung

Ein weiterer entscheidender Vorteil der Automatisierung ist die GoBD-konforme Archivierung. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) bieten Unternehmen eine revisionssichere Archivierung der Rechnungen, ohne auf kostspielige und platzraubende Papierarchive zurückgreifen zu müssen. Dies spart nicht nur Platz, sondern vereinfacht auch die Verwaltung und den Zugriff auf wichtige Dokumente. Enterprise-Content-Management (ECM) Systeme wie agorum core spielen hierbei eine zentrale Rolle, da sie die reibungslose Umstellung von analogen zu digitalen Prozessen ermöglichen.

Erhöhung der Prozesseffizienz

Durch die Automatisierung von Rechnungsverarbeitung und die umfassende Rechnungsworkflow Konfiguration können Unternehmen bis zu 50% Zeitersparnis erzielen. Dies ist nicht nur durch die Reduktion von Bearbeitungszeiten möglich, sondern auch durch die Realisierung von Skonto zwischen 2% bis 4%, was erhebliche sechsstellige Einsparungen monatlich bedeuten kann. Ein automatisierter Rechnungsprozess verhindert zudem Mahngebühren, die aufgrund verspäteter Zahlungen entstehen könnten, und sorgt so für zusätzliche Kosteneinsparungen im Rechnungswesen. Unternehmen profitieren ebenso von einer gesteigerten Transparenz, Sicherheit und Compliance in der Rechnungsverarbeitung, die durch digitale Prozesse und Dokumente deutlich verbessert wird.

Fazit

Die Automatisierung von Rechnungsprozessen ist ein zentraler Baustein für eine zukunftsfähige Rechnungslegung und eine effiziente Dokumentenverwaltung. Mit einer klaren Automatisierungsstrategie und einer unternehmensweiten SAP-Prozessoptimierung lassen sich erhebliche Effizienzsteigerungen im Rechnungswesen realisieren. Unternehmen profitieren dabei von einer deutlichen Reduzierung von Fehlern und einer verbesserten Genauigkeit bei der Datenverarbeitung.

Die Digitalisierung bedeutet nicht nur eine Kostenersparnis durch reduzierte manuelle Arbeiten, sondern auch eine erhebliche Zeitersparnis. Automatisierte Rechnungsprozesse tragen zur Erhöhung der Sicherheit bei und gewährleisten eine vernetzte und zukunftsfähige Rechnungslegung. Dies ist besonders wichtig, da 71% der Unternehmen manuelle Dateneingaben als großes Hindernis in ihren Prozessen ansehen.

Um die Herausforderungen der digitalen Transformation zu meistern, sollten Unternehmen den Fokus auf die ganzheitliche Betrachtung ihrer Effizienzsteigerung im Rechnungswesen lenken und ihre Rechnungsprozesse eng mit Geschäftspartnern abstimmen. Dies ermöglicht es, die Potenziale der digitalen Transformation voll auszuschöpfen und nachhaltig zu wachsen. Die Kombination all dieser Faktoren beherbergt den Schlüssel zu einer erfolgreichen und zukunftsorientierten Digitalen Transformation.