Change Management Berater: E-Rechnungen als Teil des Wandels

Die Einführung verpflichtender E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 in Deutschland stellt eine bedeutende digitalisierende Veränderung dar, die alle Unternehmensgrößen und Branchen betrifft, insbesondere das Handwerk. Der Gesetzgeber reagiert damit auf den Bedarf, Verwaltungsaufwand zu verringern und Geschäftsprozesse zu optimieren. Rund 45 Prozent der Befragten befinden sich derzeit in der Phase der Anforderungsanalyse bezüglich der E-Rechnung. In Bezug auf den Austausch von E-Rechnungen ist es bereits bei fast der Hälfte der Unternehmen (46 Prozent) Realität, während 54 Prozent noch keine E-Rechnungen mit Lieferanten oder Kunden austauschen.

Die Vorteile von E-Rechnungen umfassen Zeit- und Kosteneinsparungen durch Wegfall von Druck und Versand, geringeres Fehlerpotenzial und verbesserte Liquidität. Ab 2027 wird die elektronische Rechnungsstellung auch im B2B-Bereich verpflichtend, was insbesondere für kleinere Unternehmen eine Herausforderung darstellt. Technologielösungen wie easybill unterstützen die Umsetzung mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und Anpassung an bestehende Systeme. ZUGFeRD und XRechnung sind relevante Formate, die den europäischen Anforderungen entsprechen und eine maschinelle Verarbeitung ermöglichen, zeitgleich mit einer rechtssicheren Archivierung für Compliance-Anforderungen sorgen. Damit steigt auch die Transparenz gegenüber Steuerbetrug und Unternehmen können von einer Effizienzsteigerung der Geschäftsvorgänge profitieren.

Wichtige Erkenntnisse

Rund 45 Prozent befinden sich in der Phase der Anforderungsanalyse bezüglich der E-Rechnung.
46 Prozent der Unternehmen nutzen bereits E-Rechnungen, 54 Prozent noch nicht.
Über die Hälfte der Befragten steht vor der Herausforderung komplexer E-Rechnungsmodelle.
95 Prozent bewerten die Datenqualität als entscheidend für den Erfolg von E-Rechnungen.
Ab 2027 ist die E-Rechnung auch im B2B-Bereich verpflichtend.
Technologielösungen wie easybill unterstützen die Integration und Compliance.

Einführung zur Bedeutung der E-Rechnungen im digitalen Wandel

Die E-Rechnung ist ein zentraler Bestandteil des digitalen Wandels in Unternehmen und spielt eine entscheidende Rolle für die Effizienzsteigerung, Kosteneinsparung und Rechtskonformität. Ab 2025 müssen Unternehmen und Selbstständige in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Nichtbeachtung kann zu steuerlichen Nachteilen führen. Die Umstellung auf elektronische Rechnungsverarbeitung bietet erhebliche Digitalisierungsvorteile und transparentere Transaktionen.

Warum E-Rechnungen?

Die Notwendigkeit von E-Rechnungen wird durch neue gesetzliche Vorgaben signalisiert, die ab 2025 in Kraft treten. Diese Vorschriften sind Teil des Wachstumschancengesetzes, das darauf abzielt, den elektronischen Rechnungsaustausch zu standardisieren und zu vereinfachen. Durch die Verpflichtung bis spätestens 2028 E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden, müssen Unternehmen ihre internen Prozesse und Technologien anpassen.

Ein Vorteil der Einführung der E-Rechnung ist die deutliche Reduktion von physischem Papierverbrauch und CO2-Emissionen. Formate wie ZUGFeRD und XRechnung tragen zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung bei, was manuelle Dateneingaben überflüssig macht und somit zur Prozessoptimierung führt. Dies ist auch Teil des langfristigen Plans zur Umsetzung der Prozessoptimierung.

Vorteile der E-Rechnungen

Die Vorteile der E-Rechnung sind vielfältig und weitreichend:

Digitale Archivierung: Zeit- und Kosteneinsparungen durch die digitale Archivierung und Dokumentenverarbeitung.
Datenqualität: Hohe Datenqualität sorgt für weniger Fehler und schnellere Transaktionsprozesse.
Effizienzsteigerung: Automatisierung der elektronischen Rechnungsverarbeitung beschleunigt die Zahlungsabwicklung.
Rechtskonformität: Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie GoBD-Standards.

Laut einer Umfrage erhielt das Seminar „Die Elektronische Rechnung“ eine durchschnittliche Bewertung von 4,6 von 5, was die hohe Zufriedenheit der Teilnehmer widerspiegelt. Inhalte wie Prozessoptimierung und praktische Relevanz wurden ebenfalls hoch bewertet.

Mit der schrittweisen Einführung und Integration externer Experten sowie der umfassenden Kommunikation und Anpassungsfähigkeit innerhalb der multidisziplinären Teams wird die erfolgreiche Implementierung der E-Rechnung gesichert. Die frühzeitige Beschäftigung mit der E-Rechnung ist somit für Unternehmen jeder Größe von zentraler Bedeutung.

Herausforderungen bei der Implementierung von E-Rechnungen

Die Implementierung von E-Rechnungen ist ein umfassender Prozess, der auf mehreren Ebenen Herausforderungen mit sich bringt. Die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung, die in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen hat, erfordert Investitionen in Software, Hardware und IT-Infrastruktur sowie umfassende organisatorische Anpassungen. Zu berücksichtigen sind dabei länderspezifische Anforderungen, wie z.B. verschiedene E-Rechnungsstandards wie XRechnung, ZUGFeRD oder UBL.

Technische Anforderungen und Softwarelösungen

Der Implementierungsprozess einer E-Rechnungslösung erfordert spezifische Softwareauswahl, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen. Unternehmen müssen ihre bestehenden Systeme, insbesondere ERP-Systeme wie SAP, anpassen. Eine reibungslose ERP-Systemintegration ist entscheidend, um Effizienzsteigerungen und fehlerfreie Abläufe zu gewährleisten. E-Invoicing-Lösungen wie SEEBURGER bieten umfassende Unterstützung bei der Integration und sorgen für eine reibungslose Umsetzung.

Wesentlich ist auch die Validierung der Rechnungsdaten, einschließlich Steuerinformationen und Rechnungsnummern, um Fehler zu vermeiden. Sicherheitsmechanismen wie digitale Signaturen tragen zur Authentizität und Integrität der Rechnungen bei. Zudem spielt die Interoperabilität der E-Rechnungen mit verschiedenen Systemen und Plattformen eine entscheidende Rolle.

Schulung und Mitarbeitereinbindung

Die Schulung und Einbindung der Mitarbeitenden ist ein unverzichtbarer Bestandteil bei der Einführung von E-Rechnungen. Mitarbeiterschulung und regelmäßige Workshops sind notwendig, um das Verständnis und die Akzeptanz der neuen Systeme zu fördern. Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten sind für den Übergang zur E-Rechnungsbearbeitung entscheidend.

Zusätzlich zur technischen Schulung ist es wichtig, dass alle Mitarbeitenden die Bedeutung des Datenschutzes und der Vertraulichkeit bei der Übertragung von Rechnungsdaten verstehen. Ein bewährtes Veränderungsmanagement hilft Unternehmen dabei, die Mitarbeiterfortbildung zu strukturieren und den Übergang zur digitalen Rechnungsstellung erfolgreich zu gestalten.