E-Rechnungen sind elektronische Rechnungen, die am Computer erstellt und ohne Papier versendet werden. Statt sie per Post zu verschicken, kommen sie oft per E-Mail oder über spezielle Plattformen direkt beim Empfänger an. Obwohl sie viele Vorteile haben, gibt es einige Missverständnisse darüber. In diesem Artikel schauen wir uns die häufigsten Mythen zur E-Rechnung an und klären, was wirklich stimmt.
Mythos 1: E-Rechnungen sind nicht sicher
Viele denken, dass elektronische Rechnungen leicht gehackt oder manipuliert werden können. Doch das ist falsch! E-Rechnungen nutzen oft verschlüsselte Daten, das heißt, sie werden so geschützt, dass nur der Empfänger sie lesen kann. Außerdem gibt es digitale Signaturen, die bestätigen, dass die Rechnung echt ist. Wenn E-Rechnungen über sichere Verbindungen wie HTTPS übertragen werden, sind sie sogar oft sicherer als Papierrechnungen, die per Post verloren gehen könnten.
Mythos 2: E-Rechnungen sind nur für große Unternehmen geeignet
Nein, das stimmt nicht! E-Rechnungen sind für alle da – egal, ob für ein großes Unternehmen oder ein kleines Geschäft um die Ecke. Es gibt viele Rechnungsprogramme, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen gemacht sind. Diese Programme sind leicht zu bedienen und oft sogar sehr günstig.
Mythos 3: Die Umstellung auf E-Rechnungen ist zu kompliziert
Viele glauben, der Wechsel zur E-Rechnung wäre schwierig und teuer. Aber zum Glück ist das nicht wahr! Moderne Software-Anbieter machen es Unternehmen leicht, ihre Abläufe zu digitalisieren. Es gibt oft Schulungen und Anleitungen, die zeigen, wie alles funktioniert. Nach kurzer Zeit spart man dadurch sogar Zeit und Geld!
Mythos 4: E-Rechnungen sind nicht rechtsgültig
Manche denken, dass E-Rechnungen gesetzlich nicht anerkannt werden. Doch tatsächlich sind sie in den meisten Ländern vollkommen rechtsgültig, wenn sie bestimmte Vorgaben einhalten. Dazu gehört zum Beispiel, dass die Rechnung nicht verändert werden darf und dass sie bestimmte rechtliche Informationen enthält, wie Steuernummern oder das Rechnungsdatum.
Mythos 5: Die Archivierung von E-Rechnungen ist schwierig
Ein weiteres Missverständnis ist, dass es schwer sei, E-Rechnungen ordentlich aufzubewahren. Das Gegenteil ist der Fall: Mit moderner Software lassen sich Rechnungen automatisch speichern und leicht wiederfinden. So werden alle wichtigen Daten sicher aufbewahrt, und das sogar umweltfreundlicher als bei Papierordnern.
Mythos 6: Kunden bevorzugen Papierrechnungen
Viele Leute denken, dass ihre Kunden weiterhin Papierrechnungen möchten. Tatsächlich lieben viele Kunden die Bequemlichkeit von E-Rechnungen. Sie können direkt per E-Mail zugestellt werden, was viel schneller geht. Außerdem sind sie umweltfreundlicher, da kein Papier verbraucht wird.
Mythos 7: Die Kosten für die Implementierung von E-Rechnungen sind zu hoch
Ein häufiges Argument gegen E-Rechnungen sind die angeblich hohen Kosten. Es stimmt, dass es am Anfang eine kleine Investition in Software oder ein neues System geben kann. Aber langfristig spart man sehr viel Geld: Kein Papier, keine Druckerkosten und keine Portogebühren. Auch die Arbeitszeit für das Erstellen und Übermitteln der Rechnungen wird reduziert.
Mythos 8: E-Rechnungen passen nicht zu bestehenden Systemen
Manche glauben, dass digitale Rechnungen nicht mit ihren aktuellen Programmen funktionieren. Doch moderne Rechnungssoftware wurde genau dafür entwickelt, sich in bestehende Systeme zu integrieren. Egal, ob es um Buchhaltung oder Kundenpflege geht – die meisten Lösungen lassen sich nahtlos verbinden.
Zusammengefasst: E-Rechnungen sind praktisch, sicher und sparen Zeit und Geld. Viele der Mythen, die sie als kompliziert oder unsicher darstellen, sind einfach nicht wahr. Wenn man sich für den Umstieg entscheidet, wird man schnell merken, wie einfach und vorteilhaft diese Technik ist!