Diese 3 Dinge müssen Sie über die E-Rechnung wissen

Die E-Rechnung gewinnt in Deutschland zunehmend an Bedeutung, speziell im Kontext der digitalen Transformation sowie der gesetzlichen Vorschriften Deutschland. Der Wechsel von papierbasierter zu elektronischer Rechnung stellt eine bedeutende Veränderung im Rechnungsverkehr dar und bietet zugleich eine Vielzahl von Effizienz- und Nachhaltigkeitsvorteilen.

Wichtige Erkenntnisse

Eine E-Rechnung ermöglicht strukturierte, maschinenlesbare Datenaufbereitung.
Die elektronische Übermittlung und automatisierte Verarbeitung bietet zahlreiche Effizienzvorteile.
Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung werden ab 2025 in Deutschland relevant sein.
E-Rechnungen tragen zur digitalen Rechnungsstellung und zur Bekämpfung von Steuerbetrug bei.
Der Umstieg auf E-Rechnungen führt zu erheblichen Kosteneinsparungen und verbessert den ökologischen Fußabdruck.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die sich von der traditionellen PDF-Rechnung durch ihre strukturierte Datenaufbereitung und die Möglichkeit einer medienbruchfreien Verarbeitung unterscheidet. Sie wird gemäß der EU-Richtlinie im strukturierten elektronischen Format ausgestellt und übermittelt, was eine nahtlose, automatisierte Verarbeitung ermöglicht.

E-Rechnung vs. PDF-Rechnung

Der Unterschied E-Rechnung PDF-Rechnung liegt vor allem in der strukturierten Datenaufbereitung, die eine vollständig automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Während eine PDF-Rechnung in der Regel manuell bearbeitet werden muss, kann eine E-Rechnung ohne Medienbrüche übertragen und direkt in die Buchhaltungssysteme importiert werden. Dies erleichtert die elektronische Übermittlung und sorgt für höhere Effizienz im Rechnungswesen.

Vorteile der E-Rechnung

Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile gegenüber traditionellen Rechnungsformaten:

Medienbruchfreie Verarbeitung: Dank der strukturierten Datenformate wie XRechnung und ZUGFeRD können E-Rechnungen automatisiert und ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: E-Rechnungen erfüllen die Anforderungen der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung sowie nationale Vorgaben wie das Wachstumschancengesetz in Deutschland.
Kosteneffizienz: Durch die automatisierte Verarbeitung wird der manuelle Aufwand reduziert, was zu Kosteneinsparungen führt.
Schnellere Bearbeitungszeiten: Die elektronische Übermittlung und automatische Verarbeitung ermöglichen eine schnellere Bearbeitung und Zahlung der Rechnungen.

Weiterführende Informationen und detaillierte Erklärungen zur E-Rechnung finden Sie auf der Webseite des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie: Was ist eine E-Rechnung?

Dinge über die E-Rechnung

E-Rechnungen sind in Deutschland immer wichtiger geworden, besonders im Zuge der Digitalisierung. Dabei sind bestimmte gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, um die Echtheit der Rechnung, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit sicherzustellen.

Gesetzliche Anforderungen

Die gesetzlichen Anforderungen E-Rechnung in Deutschland sind im § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgehalten. Diese beinhalten die Absicherung der Echtheit der Rechnung, der Unversehrtheit des Inhalts sowie der Lesbarkeit. Diese Anforderungen können durch innerbetriebliche Kontrollverfahren sichergestellt werden, welche einen verlässlichen Prüfpfad ermöglichen. Zudem müssen elektronische Rechnungen gemäß den GoBD über eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren archiviert werden.

Sicherstellung der Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit

Zur Gewährleistung der Echtheit und Unversehrtheit können Maßnahmen wie digitale Signaturen oder elektronische Siegel eingesetzt werden. Diese Technologien stellen sicher, dass die Herkunft der Rechnung überprüfbar bleibt und enthaltene Informationen nicht manipuliert werden können. Die Lesbarkeit der Rechnung muss ebenfalls gewährleistet sein, um eine reibungslose Nachprüfbarkeit zu ermöglichen.

Echtheit der Rechnung: Technologien wie digitale Signaturen stellen sicher, dass die Herkunft der E-Rechnung überprüft werden kann.
Unversehrtheit des Inhalts: Die Rechnung darf nach ihrer Ausstellung nicht verändert werden; digitale Siegel können dies garantieren.
Lesbarkeit: Eine klare und maschinenlesbare Darstellung ermöglicht eine effektive Überprüfung und Verarbeitung.

Damit E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, müssen sie so archiviert werden, dass während der gesamten Aufbewahrungspflicht über zehn Jahre deren Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit sichergestellt bleibt.

Fazit

Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung ab dem 1. Januar 2025 bringt für Unternehmen in Deutschland zahlreiche Vorteile mit sich. Obwohl es Übergangsregelungen für B2B-Umsätze und Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen gibt, wird die Einführung der E-Rechnung langfristig zu einer erheblichen Effizienzsteigerung führen.

Durch die Automatisierung der Rechnungsprozesse werden Fehler reduziert, Buchhaltungssysteme profitieren von schnelleren und genaueren Datenübertragungen, und die Bearbeitungszeiten werden verkürzt. Zudem können Unternehmen durch die digitale Verarbeitung von Rechnungen Kosten einsparen und Ressourcen effizienter nutzen, was einen positiven Beitrag zum ökologischen Fußabdruck leistet.

Auch wenn die Umstellung auf E-Rechnungen technische Anpassungen und Schulungen erfordert und Kompatibilitäts- sowie Sicherheitsfragen berücksichtigt werden müssen, bieten die daraus resultierenden Chancen erhebliches Potenzial. Eine schnellere Zahlungsabwicklung sowie eine gesteigerte Effizienz durch digitale Prozesse sind nur einige der vielversprechenden Vorteile. Unternehmen, die sich frühzeitig auf die E-Rechnung vorbereiten und diese in ihre Geschäftsprozesse integrieren, positionieren sich optimal für die Zukunft.