Neue Regelungen für E-Rechnungen ab 1.1.2025: Was ändert sich?

Ab dem 1.1.2025 tritt die neue Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Kraft. Diese Regelungen sind im Wachstumschancengesetz enthalten, das vom Bundesrat am 22.3.2024 zugestimmt wurde. Im Rahmen der ViDA-Initiative der EU-Kommission ist geplant, ein elektronisches Meldesystem einzuführen, das die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll. Ursprünglich sollte die Umsetzung dieser Änderungen 2028 erfolgen, aber es gibt Diskussionen über eine mögliche Verschiebung auf 2030 oder 2032.

In Deutschland wurde bereits ein Diskussionsentwurf zur verpflichtenden elektronischen Rechnungstellung veröffentlicht, der im Wachstumschancengesetz aufgenommen wurde. Der Bundesrat hat diesem Gesetz am 22.3.2024 zugestimmt. Um die E-Rechnungspflicht bereits vor den EU-weiten ViDA-Maßnahmen umsetzen zu können, war die ausdrückliche Genehmigung des EU-Rates erforderlich. Diese Genehmigung wurde am 25.7.2023 erteilt. Das BMF hat bereits in einem Schreiben an die Verbände einige Fragen zur geplanten Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung beantwortet.

Hintergrund der neuen Regelungen

Im Rahmen der ViDA-Initiative der EU-Kommission ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems geplant, das unter anderem die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll. Diese Initiative zielt darauf ab, den Einsatz digitaler Technologien in der Geschäftswelt zu fördern und Prozesse zu optimieren. Die Umsetzung dieser Änderungen war ursprünglich für das Jahr 2028 geplant, es gibt jedoch Diskussionen über eine mögliche Verschiebung auf 2030 oder 2032.

In Deutschland wurde bereits ein Diskussionsentwurf zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung veröffentlicht, der im Wachstumschancengesetz aufgenommen wurde. Es handelt sich um eine gesetzliche Regelung, die den Einsatz elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich vorschreibt. Am 22.3.2024 hat der Bundesrat diesem Gesetz zugestimmt, sodass es ab dem 1.1.2025 in Kraft treten wird.

Um die E-Rechnungspflicht bereits vor den EU-weiten ViDA-Maßnahmen umsetzen zu können, war die ausdrückliche Genehmigung des EU-Rates erforderlich. Diese Genehmigung wurde am 25.7.2023 erteilt. Somit wird Deutschland eine Vorreiterrolle bei der Einführung dieser neuen Regelungen einnehmen.

Definitionen und Anforderungen an elektronische Rechnungen

Ab dem 1.1.2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen (auch als eRechnungen bezeichnet) und sonstigen Rechnungen unterschieden. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dieses Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Abweichend vom Regierungsentwurf können das strukturierte elektronische Format und die Syntax auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden.

Es gibt verschiedene Formate, die die Anforderungen erfüllen, wie zum Beispiel XRechnung und ZUGFeRD.

Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung

Unternehmer haben grundsätzlich das Recht, Rechnungen zu stellen, wenn sie Leistungen an andere Unternehmer erbringen. Ab dem 1.1.2025 besteht jedoch die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung, sofern die Umsätze nicht nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG steuerbefreit sind. Diese Verpflichtung betrifft ausschließlich B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Dabei müssen die ansässigen Unternehmer entweder ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland haben.

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab dem 1.1.2025, jedoch gibt es Übergangsregelungen für den Zeitraum von 2025 bis 2027. Während dieser Zeit sind auch Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, noch zulässig.

Fazit

Ab dem 1.1.2025 wird die elektronische Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend. Die Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht. Es gibt Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027, während derer auch Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, zulässig sind. Ab 2028 müssen die neuen Anforderungen dann zwingend eingehalten werden. Es ist wichtig, sich rechtzeitig mit dem Thema auseinanderzusetzen und geeignete eRechnungssysteme und Software einzuführen oder anzupassen.

FAQ

Was ändert sich ab dem 1.1.2025 in Bezug auf elektronische Rechnungen?

Ab dem 1.1.2025 tritt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Kraft. Dies bedeutet, dass Unternehmer elektronische Rechnungen ausstellen, übermitteln und empfangen müssen, wenn der Umsatz nicht nach §4 Nr. 8-29 UStG steuerbefreit ist.

Was ist die ViDA-Initiative der EU-Kommission?

Die ViDA-Initiative der EU-Kommission sieht die Einführung eines elektronischen Meldesystems vor, das die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll. Ursprünglich war geplant, diese Änderungen 2028 umzusetzen, aber es gibt Diskussionen über eine mögliche Verschiebung auf 2030 oder 2032.

Was sind die Anforderungen an elektronische Rechnungen?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Beispiele für solche Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.

Für welche Unternehmer gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung?

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt für B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Die ansässigen Unternehmer müssen ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland haben.

Gibt es Übergangsregelungen für die E-Rechnungspflicht?

Ja, es gibt Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027. Während dieser Zeit sind auch Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, zulässig. Ab 2028 müssen jedoch die neuen Anforderungen zwingend eingehalten werden.