E-Rechnungen, das sind Rechnungen in digitaler Form, sind eine praktische Sache: Weniger Papierkram, mehr Effizienz! Aber wie bringt man diese cleveren Rechnungen eigentlich in die eigene Buchhaltung? Das schauen wir uns jetzt genauer an.
1. Das richtige Buchhaltungssystem wählen
Damit E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen problemlos verarbeitet werden können, brauchen Sie ein passendes Buchhaltungssystem. Programme wie SAP, Microsoft Dynamics, QuickBooks sowie DATEV oder Lexware sind echte Profis, wenn es darum geht, E-Rechnungen zu integrieren. Achten Sie darauf, dass Ihre Software mit den gängigen E-Rechnungsformaten klarkommt.
2. Welches Format nutzt die E-Rechnung?
E-Rechnungen gibt es in verschiedenen „Sprachen“ oder Formaten. Häufig verwendet werden:
- XML: Standards wie ZUGFeRD oder XRechnung, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen und Behörden zugeschnitten sind.
- PDF/A-3: Eine spezielle Version des PDF-Formats, die auch maschinenlesbare Daten enthält.
Damit die Integration reibungslos klappt, sprechen Sie mit Ihrer Buchhaltungssoftware über dieselbe „Sprache“.
3. Automatische Datenübernahme – das spart Zeit!
Moderne Buchhaltungssysteme können E-Rechnungen direkt in die digitale Ablage importieren. Beispielsweise können sie eine Rechnung direkt aus einem E-Mail-Postfach abholen oder von einem zentralen Server herunterladen. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven!
4. Was tun mit nicht-standardisierten Rechnungen?
Manchmal kommen Rechnungen nicht im richtigen Format an. Hier hilft die sogenannte OCR-Technologie (Optical Character Recognition). Diese clevere Technik liest Daten aus einem normalen PDF oder eingescannten Dokument und überträgt sie ins Buchhaltungssystem. Perfekt für „Sonderfälle“.
5. Datencheck ist Pflicht
Mit der Automatisierung kommen auch neue Aufgaben: Alle importierten Rechnungen sollten überprüft werden. Das kann automatisch oder manuell geschehen. So stellen Sie sicher, dass zum Beispiel Beträge oder Steuern korrekt erfasst wurden.
6. Den Workflow clever gestalten
E-Rechnungen lassen sich wunderbar in bestehende Arbeitsabläufe (Workflows) integrieren. Eine Rechnung kann z. B. automatisch an die zuständige Person weitergeleitet werden, die sie prüfen oder freigeben soll. So bleibt alles übersichtlich.
7. Langfristige Archivierung nicht vergessen
E-Rechnungen müssen, genau wie Papierdokumente, für eine bestimmte Zeit archiviert werden – oft mehrere Jahre. Viele Systeme bieten dafür eine integrierte Archivierungslösung. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Daten gut gesichert und jederzeit zugänglich sind, natürlich im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften.
8. Schulung und Unterstützung sind wichtig
Damit alle Kolleginnen und Kollegen im Unternehmen mit der neuen Technik klarkommen, ist Schulung entscheidend. Zeigen Sie, wie die Prozesse funktionieren, und nutzen Sie den Support des Softwareanbieters, wenn mal etwas nicht klappt.
Beispiele: So machen es bekannte Systeme
Manche Softwarelösungen bieten besonders hilfreiche Funktionen für die Integration von E-Rechnungen. Hier ein paar Beispiele:
- DATEV: DATEV hat Module speziell für E-Rechnungen, die den Import und die Verarbeitung vereinfachen.
- QuickBooks: Hier gibt es optionale Add-ons, die E-Rechnungen automatisch verarbeiten können.
- SAP: Mit Funktionen wie SAP Invoice Management können E-Rechnungen direkt im System bearbeitet werden.
Welche Vorteile hat die Integration von E-Rechnungen?
Sich für die Integration von E-Rechnungen zu entscheiden, bringt zahlreiche Vorteile:
- Zeitersparnis: Weniger manuelles Tippen, schnellere Bearbeitung.
- Kostenreduktion: Automatisierung spart Personalkosten.
- Transparenz: Alle Rechnungen sind zentral an einem Ort verfügbar.
- Rechtssicherheit: Archivierung und Verarbeitung erfolgen gemäß den gesetzlichen Anforderungen.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, wird die Integration von E-Rechnungen in Ihrer Buchhaltung problemlos funktionieren und Ihre Arbeitsprozesse deutlich verbessern!