Die Welt wird immer digitaler – und das gilt auch für Rechnungen. Vielleicht hast du schon mal den Begriff „E-Rechnung“ gehört. Aber was genau ist das, warum ist sie wichtig, und was muss man beachten, wenn man solche Rechnungen langfristig aufbewahren möchte? Das alles erkläre ich dir ganz einfach.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist einfach gesagt eine Rechnung, die digital erstellt und verschickt wird, also zum Beispiel per E-Mail. Sie unterscheidet sich von einer Papierrechnung darin, dass sie gleich in einem bestimmten Format vorliegt, das man am Computer lesen kann, wie zum Beispiel als PDF oder XML-Datei.
Viele Firmen nutzen E-Rechnungen, weil sie schneller und umweltfreundlicher sind. Außerdem lassen sich solche Rechnungen leichter aufbewahren, ohne dass sie Platz im Aktenschrank wegnehmen.
Was muss bei E-Rechnungen beachtet werden?
Wenn man mit E-Rechnungen arbeitet, gibt es ein paar wichtige Regeln. Diese helfen dabei, dass alle Daten sicher sind und alle Gesetze eingehalten werden.
1. Rechtliche Anforderungen
- Gesetzliche Vorschriften: In Deutschland gibt es Gesetze, wie zum Beispiel das Umsatzsteuergesetz, die genau regeln, wie eine Rechnung aussehen muss. Auch in ganz Europa gibt es dazu Regeln, wie die EU-Richtlinie 2010/45/EU.
- Authentizität und Integrität: Eine E-Rechnung muss beweisen können, von wem sie kommt (Authentizität) und dass sie nicht nachträglich verändert wurde (Integrität). Das erreicht man oft mit einer digitalen Signatur oder anderen sicheren Methoden.
- Lesbarkeit: Die E-Rechnung muss in einem Format gespeichert werden, das auch in vielen Jahren noch gelesen werden kann. PDF/A ist ein beliebtes Format, weil es speziell für solche Zwecke gemacht wurde.
2. Technische Anforderungen
- Das richtige Format: Viele Länder haben Standardformate für E-Rechnungen, wie in Deutschland das ZUGFeRD-Format. Diese Formate sorgen dafür, dass Softwareprogramme die Rechnungen verstehen können.
- Sicher aufbewahren: E-Rechnungen sollten durch Verschlüsselung und Passwörter geschützt werden, damit niemand Unbefugtes sie lesen oder ändern kann.
- Langfristige Speicherung: Laut Gesetz müssen Rechnungen oft viele Jahre aufbewahrt werden, in Deutschland zum Beispiel 10 Jahre. Es ist wichtig, dass die Daten auch nach so langer Zeit noch lesbar sind.
3. Compliance und Prüfung
- GoBD-Regeln: In Deutschland gibt es spezielle Vorschriften, die sagen, wie digitale Daten korrekt aufbewahrt werden. Diese heißen GoBD (ein etwas komplizierter Name für ein Regelwerk).
- Alles nachvollziehbar machen: Es muss immer klar sein, wer wann etwas an einer Rechnung verändert hat. Das nennt man Audit-Trail.
- Zugang nur für Berechtigte: Nicht jeder sollte Zugriff auf die Rechnungen haben. Firmen richten dafür oft extra Berechtigungen ein.
Wie kann man das alles umsetzen?
Damit man nichts vergisst, gibt es einige Tipps, die die Arbeit mit E-Rechnungen leichter machen:
- Spezielle Software nutzen: Es gibt Programme, die extra dafür gemacht sind, E-Rechnungen zu erstellen, zu verschicken und sicher zu speichern. Diese helfen oft auch dabei, alle gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.
- Profis einbinden: Manchmal ist es einfacher, mit einem Dienstleister zusammenzuarbeiten, der sich auf digitale Archivierung spezialisiert hat. Diese Firmen sind Experten darin, Daten sicher aufzubewahren.
- Schulungen anbieten: Wer in einer Firma mit E-Rechnungen arbeitet, sollte genau wissen, wie man diese korrekt verarbeitet und speichert. Schulungen können dabei helfen, Fehler zu vermeiden.
Warum ist die digitale Archivierung wichtig?
Wenn Rechnungen lange aufbewahrt werden müssen, geht das mit digitalen Lösungen oft effizienter und zuverlässiger als mit Papier. Aber dafür muss man von Anfang an auf die richtige Archivierung achten. Nur so kann man sicherstellen, dass alle Rechnungen auch nach vielen Jahren noch lesbar und vor Verlust geschützt sind.
Fassen wir zusammen: Mit E-Rechnungen spart man Zeit, Geld und Papier. Aber man muss auch die rechtlichen und technischen Anforderungen ernst nehmen, damit alles sicher abläuft. Dadurch bist du nicht nur gesetzlich auf der sicheren Seite, sondern auch für die Zukunft bestens vorbereitet!