Elektronische Rechnungen, oder kurz E-Rechnungen, sind digitale Versionen von Papier-Rechnungen. Statt einer gedruckten Rechnung erhält man sie direkt auf dem Computer oder Smartphone. Die IHK München (Industrie- und Handelskammer München und Oberbayern) unterstützt Unternehmen dabei, auf diese moderne Art der Rechnungsstellung umzusteigen.
Warum sind E-Rechnungen so praktisch?
- Umweltfreundlich: Sie sparen Papier und tragen zum Schutz der Umwelt bei.
- Kostensparend: Kein Drucken, Versenden oder Archivieren auf Papier notwendig.
- Schneller: Rechnungen können sofort verschickt und bearbeitet werden.
- Fehlerfrei: Automatische Übertragung verringert Tipp- und Rechenfehler.
Welche Regeln gelten für E-Rechnungen?
Damit eine E-Rechnung offiziell gültig ist, müssen bestimmte Vorgaben eingehalten werden:
- Empfangsberechtigung: Der Empfänger muss die Rechnung digital erhalten und speichern können.
- Echtheit und Sicherheit: Es muss sichergestellt sein, dass die Rechnung wirklich vom Absender stammt und unverändert bleibt.
- Aufbewahrung: Unternehmen müssen E-Rechnungen mindestens 10 Jahre speichern.
Technische Details zu E-Rechnungen
E-Rechnungen gibt es in unterschiedlichen Formaten:
- ZUGFeRD: Ein Format, das sowohl ein lesbares PDF als auch eine strukturierte XML-Datei enthält.
- XRechnung: Besonders für Rechnungen an Behörden und öffentliche Institutionen geeignet.
- PDF/A mit XML: Eine Kombination aus einem Standard-PDF und maschinell lesbaren Daten.
Der Versand kann per E-Mail, über spezielle Online-Portale oder durch direkte Anbindung an Unternehmenssoftware erfolgen.
Wie hilft die IHK München?
Die IHK München unterstützt Unternehmen mit verschiedenen Angeboten zur E-Rechnung:
- Beratung: Experten erklären, wie man auf E-Rechnungen umsteigt.
- Schulungen und Workshops: Veranstaltungen für Unternehmen, die mehr über E-Rechnungen lernen möchten.
- Hilfreiche Checklisten: Praktische Anleitungen zur Einführung der E-Rechnung.
Besonderheit der XRechnung
Die XRechnung ist ein spezielles Format für Rechnungen an den öffentlichen Sektor. Sie hat diese Vorteile:
- Standardisiert: Einheitliches Format, das in vielen Systemen genutzt werden kann.
- Automatisiert: Vereinfachte Verarbeitung durch Computersysteme.
Unternehmen, die Rechnungen an Behörden stellen, müssen oft das XRechnung-Format nutzen.
Wer mehr über E-Rechnungen erfahren möchte, kann sich direkt bei der IHK München informieren. Sie bietet viele hilfreiche Informationen und Unterstützung für Unternehmen.