Elektronische Rechnungen (E‑Rechnung) – IHK München

Elektronische Rechnungen, oder kurz E-Rechnungen, sind digitale Versionen von Papier-Rechnungen. Statt einer gedruckten Rechnung erhält man sie direkt auf dem Computer oder Smartphone. Die IHK München (Industrie- und Handelskammer München und Oberbayern) unterstützt Unternehmen dabei, auf diese moderne Art der Rechnungsstellung umzusteigen.

Warum sind E-Rechnungen so praktisch?

  • Umweltfreundlich: Sie sparen Papier und tragen zum Schutz der Umwelt bei.
  • Kostensparend: Kein Drucken, Versenden oder Archivieren auf Papier notwendig.
  • Schneller: Rechnungen können sofort verschickt und bearbeitet werden.
  • Fehlerfrei: Automatische Übertragung verringert Tipp- und Rechenfehler.

Welche Regeln gelten für E-Rechnungen?

Damit eine E-Rechnung offiziell gültig ist, müssen bestimmte Vorgaben eingehalten werden:

  • Empfangsberechtigung: Der Empfänger muss die Rechnung digital erhalten und speichern können.
  • Echtheit und Sicherheit: Es muss sichergestellt sein, dass die Rechnung wirklich vom Absender stammt und unverändert bleibt.
  • Aufbewahrung: Unternehmen müssen E-Rechnungen mindestens 10 Jahre speichern.

Technische Details zu E-Rechnungen

E-Rechnungen gibt es in unterschiedlichen Formaten:

  • ZUGFeRD: Ein Format, das sowohl ein lesbares PDF als auch eine strukturierte XML-Datei enthält.
  • XRechnung: Besonders für Rechnungen an Behörden und öffentliche Institutionen geeignet.
  • PDF/A mit XML: Eine Kombination aus einem Standard-PDF und maschinell lesbaren Daten.

Der Versand kann per E-Mail, über spezielle Online-Portale oder durch direkte Anbindung an Unternehmenssoftware erfolgen.

Wie hilft die IHK München?

Die IHK München unterstützt Unternehmen mit verschiedenen Angeboten zur E-Rechnung:

  • Beratung: Experten erklären, wie man auf E-Rechnungen umsteigt.
  • Schulungen und Workshops: Veranstaltungen für Unternehmen, die mehr über E-Rechnungen lernen möchten.
  • Hilfreiche Checklisten: Praktische Anleitungen zur Einführung der E-Rechnung.

Besonderheit der XRechnung

Die XRechnung ist ein spezielles Format für Rechnungen an den öffentlichen Sektor. Sie hat diese Vorteile:

  • Standardisiert: Einheitliches Format, das in vielen Systemen genutzt werden kann.
  • Automatisiert: Vereinfachte Verarbeitung durch Computersysteme.

Unternehmen, die Rechnungen an Behörden stellen, müssen oft das XRechnung-Format nutzen.

Wer mehr über E-Rechnungen erfahren möchte, kann sich direkt bei der IHK München informieren. Sie bietet viele hilfreiche Informationen und Unterstützung für Unternehmen.

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