Elektronische Rechnungen – oder kurz E-Rechnungen – werden immer beliebter, vor allem bei Unternehmen, die Geschäfte untereinander abwickeln. Doch welche Pflichten müssen B2B-Unternehmen (Business-to-Business) beachten, wenn sie E-Rechnungen nutzen? In diesem Artikel erklären wir die wichtigsten Anforderungen verständlich.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die digital erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ersetzt die herkömmliche Papierrechnung. Wichtig ist, dass eine E-Rechnung ein bestimmtes Format hat, das den gesetzlichen Vorgaben entspricht, zum Beispiel eine XRechnung in Deutschland oder das PEPPOL-Format in Europa.
Rechtliche Anforderungen für E-Rechnungen
- Zulässigkeit: In vielen Ländern sind elektronische Rechnungen erlaubt. Unternehmen sollten aber prüfen, welche Regeln in ihrem Land gelten.
- Einwilligung des Empfängers: In manchen Ländern muss der Kunde zustimmen, bevor er eine elektronische Rechnung erhält.
Steuerliche Vorgaben
- Authentizität und Integrität: Eine elektronische Rechnung muss von der richtigen Quelle stammen und darf nach der Erstellung nicht verändert werden. Das kann durch digitale Signaturen oder andere Sicherheitsmaßnahmen sichergestellt werden.
- Speicherung: Unternehmen müssen E-Rechnungen für eine bestimmte Zeit aufbewahren. In der EU sind dies zum Beispiel zehn Jahre.
Technische Anforderungen
- Format: E-Rechnungen müssen ein bestimmtes Format haben. Viele Länder nutzen dafür standardisierte Formate wie XML-basierte Rechnungen.
- Sichere Übertragung: Rechnungen sollten über sichere Kanäle verschickt werden, z. B. als verschlüsselte E-Mails oder über spezielle Plattformen.
Prozessuale Anforderungen
- Automatisierung: Viele Unternehmen nutzen Software zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen. Diese sollte regelmäßig aktualisiert werden.
- Kommunikation: Unternehmen sollten ihre Geschäftspartner darüber informieren, wie sie elektronische Rechnungen empfangen und bearbeiten können.
Compliance und Prüfungen
- Regelmäßige Überprüfung: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Prozesse den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
- Dokumentation: Alle Schritte im Rechnungsprozess sollten dokumentiert werden, um im Falle einer Steuerprüfung nachweisen zu können, dass alle Regeln eingehalten wurden.
Vorteile der elektronischen Rechnung
- Schnellere Bearbeitung: Elektronische Rechnungen beschleunigen die Zahlungsprozesse.
- Kostensenkung: Unternehmen sparen Kosten für Papier, Druck und Versand.
- Umweltschutz: Weniger Papierverbrauch schont die Umwelt.
Zusammengefasst sollten B2B-Unternehmen darauf achten, dass ihre E-Rechnungen den gesetzlichen, steuerlichen und technischen Anforderungen entsprechen. Wer diese Punkte beachtet, kann effizienter arbeiten und gleichzeitig Kosten sparen.