eRechnung und GoBD: Was KMU wissen müssen

Mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger Führung rückt die digitale Buchführung in den Fokus kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU). Die 2015 eingeführten GoBD Richtlinien des Bundesministeriums der Finanzen bilden das Rückgrat für eine rechtskonforme Abwicklung steuerlicher Pflichten im digitalen Zeitalter. Sie betreffen nicht nur große Unternehmungen und buchführungspflichtige KMU, sondern sind auch für Freiberufler und Kleinunternehmer von grundlegender Bedeutung. Dies schließt ebenso die Einhaltung der eRechnung Vorschriften mit ein, welche die archivierungspflichtigen Unterlagen betreffen.

Die durch den technologischen Fortschritt angetriebene Transformation geht jedoch über eine einfache Umstellung hinaus. Die jüngste Aktualisierung der GoBD im Jahr 2021 inkludiert Trends wie das Scannen von Belegen mittels mobiler Geräte und favorisiert Cloud-Systeme für eine optimierte und sichere Datenverarbeitung. Diese Anpassungen unterstützen die Einführung einer effizienten und KMU Compliance-gerechten eRechnung.

Einhergehend mit diesen Anforderungen ist auch die Notwendigkeit einer revisionssicheren Archivierung, die beim Einsatz von Softwarelösungen wie TeamDrive eine zentrale Rolle einnimmt. Die Nutzung solcher digitaler Werkzeuge gewährleistet die Integrität und Nachverfolgbarkeit archivierter Geschäftsbelege – eine Grundvoraussetzung für die Vermeidung rechtlicher Konsequenzen bei Betriebsprüfungen.

Wichtige Erkenntnisse

Die GoBD setzen Maßstäbe für sämtliche Unternehmen – von Großkonzernen bis zu Solo-Selbstständigen.
Digitale Buchführung inkludiert Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und weitere Kernelemente der Geschäftsdokumentation.
Änderungen im Jahr 2021 validieren den Einsatz von Cloud-Lösungen und mobilem Dokumenten-Scannen.
Unternehmen müssen einen revisionssicheren Archivierungsprozess sicherstellen, um GoBD-konform zu bleiben.
Softwareprogramme wie TeamDrive unterstützen die GoBD-konforme Dokumentenverwaltung und -archivierung.

Grundsätzliches zur eRechnung für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU)

Die eRechnung Definition umfasst weit mehr als nur eine einfache Digitalisierung papierbasierender Rechnungen. Als elektronische Rechnung ermöglicht sie automatisierte Rechnungsprozesse, die in der modernen Wirtschaft unter dem Schlagwort B2B Digitalisierung zusammengefasst werden. Diese Innovation ist ein Kernstück des fortschreitenden Digitalisierungsschubs, der gerade für KMU enorme Effizienzsteigerung und Kostenersparnis verspricht.

Definition und Merkmale der eRechnung

Nach der EU-Richtlinie gilt die eRechnung als strukturierter Datensatz, der eine nahtlose, medienbruchfreie Verarbeitung ermöglicht. Das bedeutet, dass alle Daten einer Rechnung in einem vorgegebenen Format elektronisch übermittelt, empfangen und verarbeitet werden können. Die Anpassung an den europäischen Rechnungsstandard EN16931 unterstützt dabei die Interoperabilität und gewährleistet eine Einheitlichkeit, die grenzüberschreitende Geschäfte im B2B-Segment vereinfacht.

Gesetzliche Anforderungen und Fristen zur Einführung

Die eRechnung Verpflichtung nach dem deutschen UStG und dem Wachstumschancengesetz zwingt Unternehmen dazu, ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Diese gesetzliche Regelung ist eine direkte Antwort auf die Notwendigkeit, Mehrwertsteuerbetrug wirksam zu bekämpfen und den administrativen Aufwand im Rechnungswesen zu minimieren. Die rechtlichen Rahmenbedingungen fordern dabei insbesondere die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der elektronischen Rechnungen.

Vorteile der eRechnung für KMU

KMU profitieren durch die Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse vor allem von der Reduktion des Papierverbrauchs und der damit verbundenen Kosten. Diese Form der Digitalisierungsstrategie ermöglicht nicht nur schnelleres Arbeiten und geringere Fehlerraten, sondern auch eine deutliche Reduktion der Durchlaufzeiten von Rechnungen. Langfristig bedeutet dies eine erhebliche Kostenersparnis und eine Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit in einem zunehmend digitalisierten Marktumfeld.

Mehr Informationen zur Anwendung und den gesetzlichen Bestimmungen elektronischer Rechnungen finden KMU unter elektronische Rechnungen, bereitgestellt durch die IHK München.

eRechnung GoBD KMU: Ein Überblick für Unternehmer

Die Integration einer GoBD konformen eRechnung ist für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) nicht nur eine gesetzliche Notwendigkeit, sondern auch ein Schritt hin zur vollständigen Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Seit der Implementierung der neuesten GoBD-Richtlinien stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Systeme entsprechend anzupassen, um den KMU Digitalisierungsanforderungen gerecht zu werden.

Dabei spielen auch einheitliche Regelungen eine zentrale Rolle, da sie für alle geschäftlichen Transaktionen verbindliche Standards setzen. Diese Regelungen erleichtern die buchführungsrelevanten Prozesse und sorgen für Transparenz und Sicherheit in der elektronischen Datenverarbeitung.

Die GoBD-konforme Archivierung muss die Integrität, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit aller buchführungspflichtigen Aufzeichnungen gewährleisten.
Zur Umsetzung dieser Anforderungen nutzen viele KMU fortschrittliche Cloud-Lösungen, die eine end-to-end Verschlüsselung und differenzierte Zugriffsrechte bieten.

Die effektive Implementierung einer GoBD konformen eRechnung erfordert oft eine umfassende Verfahrensdokumentation, die nicht nur die genutzten Prozesse, sondern auch alle Aspekte der Datensicherheit abdeckt. Solche Dokumentationen sind essentiell, um im Rahmen von Betriebsprüfungen die Einhaltung der GoBD nachweisen zu können.

Scannen von Belegen direkt am Entstehungsort.
Vollständige Erfassung und Indexierung aller digitalen Dokumente.
Sichere archivierungsgerechte Speicherung in der Cloud.
Regelmäßige Updates der Sicherheitsprotokolle und Zugriffsberechtigungen.

Mit diesen Schritten gewährleisten KMU die Compliance mit den GoBD und legen gleichzeitig den Grundstein für zukünftige Erweiterungen ihrer digitalen Infrastruktur. Denn eine gut durchdachte Digitalisierungsstrategie trägt maßgeblich zur Effizienzsteigerung und zur langfristigen Sicherung von Unternehmenswerten bei.

GoBD: Wichtige Aspekte der Compliance für KMU

In der digitalen Ära stellen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) spezielle Herausforderungen und Chancen für kleine und mittelständische Unternehmen dar. Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und die Vorteile digitaler Buchführung voll ausschöpfen zu können, müssen KMU spezifische Pflichten beachten, welche die Integrität ihrer Daten sicherstellen und eine revisionssichere Archivierung gewährleisten.

Anforderungen der GoBD an die Buchführung und Aufbewahrung

Die GoBD fordern, dass alle buchführungspflichtigen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, die Datenintegrität und Vollständigkeit ihrer elektronischen Aufzeichnungen sicherstellen. Dies beinhaltet, dass sämtliche Geschäftsvorfälle zeitnah, vollständig und unveränderbar aufzuzeichnen sind. Die digitale Archivierung spielt hierbei eine zentrale Rolle, da sie gewährleisten muss, dass Daten über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum hinweg jederzeit verfügbar und korrekt wiedergebbar sind.

Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehums

Die Zuständigkeit der Geschäftsführung ist ein kritischer Punkt in der Umsetzung der GoBD. Es ist ihre Verantwortung, die Einhaltung dieser Vorschriften zu überwachen und zu steuern. Dies schließt die Gewährleistung einschlägiger interner Kontrollsysteme ein, die den korrekten Umgang mit digitalen Daten verifizieren und dokumentieren.

Umsetzung der GoBD-Anforderungen durch digitale Lösungen

Für eine praxisgerechte Umsetzung der GoBD bieten sich verschiedene Softwarelösungen an, die speziell für KMU entwickelt wurden. Systeme wie Cloud-basierte Buchführungssoftwares erlauben es, selbst komplexe Anforderungen effizient zu managen. Sie unterstützen nicht nur eine cloud-basierte Buchführung, sondern bieten auch Funktionen für die sichere Datenübertragung und -speicherung, was die Einhaltung der GoBD erleichtert.

Effizienzsteigerung durch digitale Erfassungs- und Archivierungsprozesse.
Sicherstellung der Datenintegrität durch automatisierte Kontrollsysteme.
Schutz vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff durch moderne Verschlüsselungstechnologien.

Die korrekte Anwendung dieser Technologien sichert Unternehmen nicht nur gegen rechtliche Risiken ab, sondern schafft auch eine solide Basis für zukünftiges Wachstum und Adaptionsfähigkeit in einer zunehmend digitalisierten Welt.

Fazit

Die kommende Umstellung auf die eRechnung und die fortlaufende Einhaltung der GoBD sind für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) von großer Bedeutung, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit im digitalen Zeitalter zu sichern. Während in Ländern wie Italien bereits nationale Plattformen für die Verarbeitung von eRechnungen etabliert sind, schreitet auch die Bundesrepublik auf dem Weg voran, indem ab dem 01.01.2025 die eRechnung im B2B-Sektor verpflichtend wird. Diese Entwicklung betont die eRechnung Nützlichkeit, die weit über die reine Compliance hinaus erhebliche Effizienzgewinne und Kostenersparnisse verspricht.

Angesichts geschätzter Einsparungen von bis zu 11.90 Euro pro Rechnung und einem Mehrwert für die Prozessoptimierung, müssen KMU frühzeitig die Weichen stellen, um nicht nur den gesetzlichen Anforderungen nachzukommen, sondern auch die Chancen dieser Umstellung proaktiv zu nutzen. Jährlich können durch die Umstellung auf eRechnungen mehrere Tausend Euro eingespart werden. Um dies zu erreichen, ist die professionelle KMU-Beratung elementar, die Unternehmen über die notwendigen Anpassungen in den internen Abläufen und über die Auswahl geeigneter digitaler Lösungen aufklärt.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erweist sich hierbei als unverzichtbares Instrument, um den GoBD Anforderungen gerecht zu werden. Es stellt sicher, dass die Verarbeitung und Aufbewahrung von Rechnungen nicht nur den deutschen Datenschutzstandards entsprechen, sondern auch effizient, sicher und konform ablaufen. Die GoBD Compliance ist nicht nur ein bürokratisches Muss, sondern trägt durch klare und transparente Buchführung auch zum Vertrauen von Investoren, Kreditgebern und Öffentlichkeit bei. KMU, welche die Transformation hin zur vollständigen Digitalisierung ihrer Buchhaltungsprozesse meistern, positionieren sich stark für die Zukunft.

FAQ

Was bedeutet „digitale Buchführung“ im Kontext der GoBD für KMU?

Digitale Buchführung bezeichnet die elektronische Führung und Archivierung von Buchhaltungsunterlagen gemäß den „Grundsätzen ordnungsmäßiger Führung“. Dies schließt die Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung von Geschäftsvorfällen in elektronischer Form ein und stellt sicher, dass alle Prozesse den GoBD Richtlinien entsprechen.

Was versteht man unter einer eRechnung und was sind deren wesentliche Merkmale?

Eine eRechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird, wodurch eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Wesentliche Merkmale sind die digitale Form, Datenstruktur und der elektronische Versand und Empfang, die den Anforderungen des UStG genügen.

Welche gesetzlichen Fristen müssen KMU beachten, um eRechnungen einzuführen?

KMU müssen bis zum 01. Januar 2025 eRechnungen im B2B-Bereich einführen. Bis 2027 wird die Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichtend – außerhalb von Ausnahmen zu steuerfreien Lieferungen, Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen.

Wie können KMU von der Umstellung auf eRechnungen profitieren?

Die Umstellung auf eRechnungen bietet KMU Effizienzsteigerung und eine potentielle Kostenersparnis, da durch die digitale Abwicklung des Rechnungsflusses administrative Prozesse optimiert und papierlose Abläufe ermöglicht werden.

Was sind die GoBD-konformen Anforderungen an die Buchführung und Archivierung?

Die GoBD-Anforderungen beinhalten die Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, zeitnahe Buchungen, Unveränderbarkeit und Datensicherheit. Zudem muss eine Verfahrensdokumentation vorhanden sein, die den Umgang mit elektronischen Aufzeichnungen klar regelt.

Wer trägt die Verantwortlichkeit für die GoBD-Compliance im Unternehmen?

Die Geschäftsführung trägt die volle Verantwortung für die GoBD-Compliance, auch wenn Aufgaben ausgelagert werden. Sie muss sicherstellen, dass alle steuerrelevanten Unterlagen nach den GoBD erfasst und verarbeitet werden.

Wie können digitale Lösungen KMU bei der Umsetzung der GoBD-Anforderungen unterstützen?

Digitale Lösungen wie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), Cloud-Archivierung und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung helfen KMU, die GoBD-Anforderungen zu erfüllen. Software wie TeamDrive ermöglicht z.B. eine revisionssichere Archivierung durch Protokollierung aller Änderungen und Schutz vor unbefugtem Zugriff.

Inwiefern müssen KMU ihre internen Prozesse für die Implementierung von eRechnungen und GoBD anpassen?

KMU müssen ihre internen Prozesse genau analysieren und an die Vorgaben der eRechnungen und GoBD anpassen. Dies beinhaltet die Auswahl geeigneter digitaler Lösungen, um eine effiziente und konforme Buchhaltung zu gewährleisten.