eRechnung im Vergleich: Welche Lösung passt zu Ihrem KMU?

Die digitale Wende hat im Bereich der Rechnungsstellung besonders für KMU Effizienz große Fortschritte gemacht. Mit einer Steigerung auf 43% der deutschen Unternehmen, die 2021 E-Rechnungen verschickten, zeigt sich der Trend deutlich. Die Einführung der digitalen Rechnung, besonders im B2G-Geschäftsverkehr, bringt nicht nur eine Effizienzsteigerung, sondern erfüllt nationale sowie internationale gesetzliche Anforderungen. Unternehmen stehen daher vor der Entscheidung, sich für eine passende eRechnungslösung zu entscheiden, die sowohl ein reibungsloses digitales Rechnungsmanagement als auch eine Integration in bestehende Arbeitsabläufe ermöglicht.

Besonders Cloud-basierte Lösungen erfreuen sich bei KMU wegen ihrer kostengünstigen und schnellen Implementierung großer Beliebtheit. Hierbei spielt auch der Aspekt der Skalierbarkeit eine Rolle, da Dienstleister wie Supedio variable Preismodelle basierend auf dem Rechnungsdurchsatz anbieten. Für die Auswahl des richtigen Anbieters gilt es, Rechnungslösungen im Vergleich zu betrachten und dabei externe Dienstleister mit unterstützenden Leistungen und flexiblen Lösungen in Betracht zu ziehen.

Wesentliche Erkenntnisse

43% der deutschen Firmen nutzten bereits 2021 E-Rechnungen, gemäß Bitkom e.V.
Italien ist Vorreiter in der verpflichtenden Einführung von E-Rechnungen für B2B seit 2019.
Die Nutzung von Dienstleistern für E-Rechnungen ist insbesondere bei IT-Defiziten innerhalb von Unternehmen üblich.
Cloud-Lösungen werden von KMU bevorzugt, aufgrund niedrigerer Kosten und einfacher Implementierung gegenüber komplexen lokalen Installationen.
Sich gegenseitig ergänzende Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr, wie Bestellungen und Lieferscheine, sind für Unternehmen von Vorteil.
Eine hohe Datenqualität ist für den Erfolg von E-Rechnungsprozessen unerlässlich.

Grundlagen und Vorteile der eRechnung für KMU

Die digitale Transformation schreitet voran, und gerade im Bereich der B2B Rechnungsstellung erleben wir eine zunehmende Verschiebung hin zur eRechnung. Mit der gesetzlichen eRechnung, die ab 2025 verpflichtend wird, stehen viele KMUs jedoch vor neuen Herausforderungen. Doch dieser Wandel bietet auch erhebliche Vorteile.

Gesetzliche Anforderungen und Pflichten verstehen

Die gesetzliche Verpflichtung zur Annahme und Ausstellung von eRechnungen gilt sukzessive für alle Unternehmen. Besonders im internationalen Handel ist die digitale Rechnungsstellung nicht mehr wegzudenken. Länder wie Italien sind Vorreiter in der verpflichtenden Einführung von eInvoicing für B2B-Geschäfte seit 2019, und Deutschland zieht mit spezifischen Vorgaben nach. Vom 01.01.2025 an müssen alle Rechnungen in einem technischen Standardformat, das der EN16931 entspricht, ausgestellt werden.

Effizienzsteigerung und Kostenersparnis durch Digitalisierung

Durch die Umstellung auf eInvoicing können KMUs ihre internen Prozesse erheblich beschleunigen und vereinfachen. Die digitale Rechnungsstellung ermöglicht nicht nur schnelleren Rechnungsversand und -empfang, sondern auch eine merkliche Reduktion von Druck- und Versandkosten. Das frühzeitige Erkennen und Ausnutzen dieser Vorteile führt zu einem spürbaren Rückgang der Betriebskosten und einer Steigerung der Gesamteffizienz.

Automatisierung und vereinfachte Prozesse

Die Einführung von eRechnungen ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende ERP-Systeme. Durch die Digitalisierung und den Einsatz von Formaten wie ZUGFeRD, die sowohl bildliche als auch datenbasierte Informationen beinhalten, wird der gesamte Buchhaltungsprozess automatisiert. Dies senkt die Fehlerquote und spart wertvolle Arbeitszeit, indem manuelle Eingriffe minimiert werden. Der elektronische Datenaustausch garantiert zudem eine bessere Nachverfolgbarkeit und verbessert die Compliance.

Die bevorstehende gesetzliche Verankerung der eRechnung wirkt zunächst vielleicht einschüchternd für kleine und mittlere Unternehmen; dennoch sind die langfristigen Auswirkungen grundlegend positiv. Durch das Verständnis und die frühzeitige Anpassung an diese neuen Regularien können KMUs nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch ihre Marktstellung durch gesteigerte Effizienz und reduzierte Kosten verbessern.

eRechnung Vergleich KMU: Auswahlkriterien für den idealen Anbieter

Die Wahl des richtigen eRechnungsanbieters KMU ist entscheidend, um die Effizienz und Flexibilität in den Arbeitsabläufen zu maximieren. Ein zentrales Auswahlkriterium ist die Integration der Cloud eRechnungslösungen in das bestehende ERP-System. Diese Kompatibilität gewährleistet, dass die E-Rechnungslösung nahtlos mit anderen wichtigen Geschäftsanwendungen zusammenarbeitet.

Benutzerfreundlichkeit: Ein effektiver eRechnungsanbieter sollte eine Plattform bieten, die leicht zu verstehen und zu bedienen ist, sodass Mitarbeiter keine umfangreiche Einarbeitung benötigen.
Skalierbarkeit: Die Fähigkeit des Systems, mit dem Wachstum Ihres Unternehmens zu skalieren, insbesondere in Bezug auf steigende Rechnungsvolumina, ist von entscheidender Bedeutung.
Supportqualität: Ein zuverlässiger Kundensupport ist unerlässlich, damit bei Fragen oder Problemen schnell Hilfe geleistet wird.

Die Auswahlkriterien E-Rechnungssystem umfassen zudem, wie gut der Anbieter den gesetzlichen Anforderungen gerecht wird und wie sicher die Datenspeicherung und -verarbeitung erfolgt. Entscheidend ist, dass die gewählte Lösung stets aktuelle Sicherheitsstandards erfüllt und Daten vor unbefugtem Zugriff schützt.

Eine sorgfältige Bewertung dieser Kriterien trägt dazu bei, den besten eRechnungsanbieter KMU für Ihr Unternehmen zu finden, welcher nicht nur technische Anforderungen erfüllt, sondern auch einen echten Mehrwert für Ihre Geschäftsabläufe bietet.

Integration und Kompatibilität in bestehende Systemlandschaft

Die nahtlose Eingliederung digitaler Rechnungslösungen in die Systemumgebung eines Unternehmens bestimmt maßgeblich über den Erfolg der digitalen Transformation. Mit der bevorstehenden E-Rechnungspflicht, die ab 1. Januar 2025 für die Annahme und Bearbeitung elektronischer Rechnungen innerhalb des B2B-Bereichs Gültigkeit erlangt, ist die Bedeutung einer kompatiblen und flexiblen Rechnungsbearbeitung besonders hervorzuheben. Unternehmen müssen daher ihre Systeme prüfen und sicherstellen, dass sie die neuen steuerlichen Anforderungen adäquat umsetzen können.

Bedeutung der ERP-Kompatibilität

Die ERP-Kompatibilität ist ein grundlegender Faktor, speziell in Anbetracht der Entscheidung der EU-Kommission, die E-Rechnung bei grenzüberschreitenden B2B-Geschäften zur Pflicht zu machen. Große ERP-Systeme wie SAP müssen daher in der Lage sein, eine reibungslose Integration und Verarbeitung dieser E-Rechnungen zu gewährleisten. Es ist ebenso wichtig, dass die Systeme den steuerlichen Rahmenbedingungen, insbesondere der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts, nachkommen – ein Punkt, der im Bayerischen E-Government-Gesetz und dessen Verordnung ausdrücklich Beachtung findet.

Cloud-basierte Lösungen vs. lokale Installationen

Die Entscheidung zwischen Cloud-Lösungen für KMU und lokalen Installationen ist oft eine Frage von Flexibilität gegenüber Kontrolle. Cloud-basierte eRechnungssysteme bieten erhöhte Skalierbarkeit und sind meist kosteneffizienter in der Wartung, was sie für KMUs besonders attraktiv macht. Sie ermöglichen es, schnell auf legislativen Wandel, wie etwa das Wachstumschancengesetz, zu reagieren und die Geschäftsprozesse dementsprechend anzupassen.

Benutzerfreundlichkeit und Anpassungsfähigkeit an KMU-Prozesse

Um die Akzeptanz unter den Mitarbeitenden zu erhöhen und die Umstellung auf eine neue Software zu erleichtern, spielt die Nutzerfreundlichkeit der eRechnung eine entscheidende Rolle. Eine Software, die intuitiv bedienbar ist und sich mühelos in bestehende KMU-Abläufe integrieren lässt, trägt zu einer effizienteren Arbeitsweise bei, ohne dass dafür umfangreiche IT-Ressourcen erforderlich sind. Insbesondere im Hinblick auf internationale Transaktionen und die geplanten Änderungen auf EU-Ebene müssen KMUs eine Lösung wählen, die diesen Anforderungen gerecht wird und eine weitreichende Kompatibilität aufweist.

FAQ

Was sind die gesetzlichen Anforderungen für eRechnungen bei KMUs?

Die gesetzlichen Anforderungen für eRechnungen variieren je nach Land. In Deutschland beispielsweise gibt es eine Verpflichtung zur Nutzung von eRechnungen im Geschäftsverkehr mit der öffentlichen Hand (B2G). Länder wie Italien haben eine umfassende Pflicht für die Nutzung von eRechnungen eingeführt. Es ist wichtig, sich über die spezifischen Vorschriften im jeweiligen Land zu informieren.

Wie können eRechnungen zur Effizienzsteigerung und Kostenersparnis in KMUs beitragen?

eRechnungen ermöglichen eine Automatisierung und Vereinfachung von Rechnungsstellungsprozessen. Dies führt zu geringeren Verarbeitungskosten, schnellerem Zahlungseingang und einer Reduktion von Fehlern. Außerdem erleichtert eine digitale Rechnungsstellung das Management der Dokumente und kann zu einer verbesserten Liquidität beitragen.

Welche Vorteile bietet die Automatisierung von Rechnungsprozessen in kleinen und mittelständischen Unternehmen?

Die Automatisierung von Rechnungsprozessen führt zu einer schnelleren Abwicklung von Transaktionen, verbessert die Genauigkeit durch die Verringerung von manuellen Eingabefehlern und senkt den Arbeitsaufwand für Mitarbeiter. Außerdem können durch die Automatisierung Daten einfacher analysiert und ausgewertet werden, was zur strategischen Entscheidungsfindung beiträgt.

Auf welche Auswahlkriterien sollte man bei der Suche nach dem idealen eRechnungsanbieter achten?

Wichtige Auswahlkriterien sind die Kompatibilität mit dem vorhandenen ERP-System, die Skalierbarkeit der Lösung, der Umfang des Supports, die Kostenstruktur sowie die Benutzerfreundlichkeit der Software. Anbieter sollten die Fähigkeit bieten, mit den Geschäftsprozessen des KMUs zu wachsen und sich an Veränderungen flexibel anzupassen.

Wie wichtig ist die ERP-Kompatibilität bei eRechnungslösungen?

ERP-Kompatibilität ist äußerst wichtig, da eine nahtlose Integration in die bestehende Systemlandschaft für einen reibungslosen Informationsfluss und effiziente Arbeitsabläufe essentiell ist. Eine eRechnungslösung sollte sich problemlos in bestehende ERP-Systeme wie SAP einbinden lassen.

Was sind die Vorteile von Cloud-basierten eRechnungslösungen gegenüber lokalen Installationen?

Cloud-basierte eRechnungslösungen bieten eine höhere Flexibilität und sind einfacher zu skalieren. Sie erfordern in der Regel weniger IT-Ressourcen, was für KMUs von Vorteil sein kann. Außerdem ermöglichen sie den Zugriff von verschiedenen Standorten und unterstützen mobiles Arbeiten.

Warum ist Benutzerfreundlichkeit bei der Auswahl einer eRechnungslösung für KMUs so wichtig?

Die Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend für die Akzeptanz unter den Mitarbeitern und für eine effiziente Nutzung der Software. Intuitive Bedienung ermöglicht es, ohne umfangreiche Schulungen mit der Software zu arbeiten und beschleunigt die unternehmensweite Implementierung.