Was bedeutet „Gemischter E-Rechnungseingang“?
Bei E-Rechnungen (das sind Rechnungen, die digital verschickt werden, also per Computer oder E-Mail), gibt es manchmal den sogenannten „gemischten E-Rechnungseingang“. Doch was bedeutet das? Ganz einfach! Stell dir vor, du bekommst eine Rechnung auf zwei verschiedenen Wegen. Zum Beispiel schickt dir einer eine Rechnung auf Papier mit der Post und der andere schickt dir eine Rechnung per E-Mail. Das nennt man dann „gemischt“, weil es verschiedene Wege sind, wie die Rechnungen bei dir ankommen.
Wie kannst du mit gemischtem E-Rechnungseingang umgehen?
Das Ziel ist, die digitale Rechnung (also die per Computer) zu bevorzugen, weil sie schneller ankommt und besser gespeichert werden kann. Hier sind ein paar Schritte, wie du damit umgehen kannst:
- 1. Entscheide, welche Form du bevorzugst: Die digitale Rechnung ist meistens besser, weil sie schneller geschickt wird und umweltfreundlicher ist. Deshalb speichern Unternehmen oft lieber die digitale Version und ignorieren die Papier-Version.
- 2. Beide Varianten überprüfen: Manchmal sind die Rechnungen nicht genau gleich. Vielleicht steht in der Papier-Version etwas anderes als in der E-Mail-Version. In diesem Fall solltest du überprüfen, welche die richtigen Infos hat.
- 3. Alles digital speichern: Auch wenn du mal eine Papier-Rechnung bekommst, macht es Sinn, sie einzuscannen und digital abzuspeichern. So hast du alles an einem Ort auf dem Computer gesichert.
Warum digitale Rechnungen besser sind:
Digitale Rechnungen sind umweltfreundlicher, weil kein Papier verschwendet wird. Außerdem kann man sie besser ordnen und jederzeit abrufen, ohne erst bei einem Stapel Papier nach der richtigen Rechnung suchen zu müssen. Viele Firmen nutzen mittlerweile nur noch digitale Rechnungen, weil es einfach praktischer ist.
Fazit:
Wenn du sowohl eine E-Rechnung als auch eine Papier-Rechnung geschickt bekommst, solltest du die digitale Version bevorzugen. Sie ist schneller, sicherer und besser zu speichern. Solltest du eine Papier-Version bekommen, kannst du sie einscannen und digital archivieren.