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Was bedeutet „Archivierung von E-Rechnungen“ überhaupt?
Stell dir vor, du bekommst jeden Monat Rechnungen, zum Beispiel fürs Handy oder für den Strom. Früher hat man diese Rechnungen auf Papier bekommen und sie dann in einen Ordner abgeheftet. Heute gibt es aber sogenannte „E-Rechnungen“ – elektronische Rechnungen, die man per E-Mail oder direkt über das Internet erhält. Diese Rechnungen müssen dann sicher gespeichert werden. Das nennt man „Archivierung“.
Warum muss man E-Rechnungen archivieren?
Wenn du eine E-Rechnung erhältst, ist das nicht nur eine ganz normale Nachricht. Es ist ein wichtiges Dokument. Der Staat sagt, dass man E-Rechnungen für mehrere Jahre aufbewahren muss. Denn vielleicht will das Finanzamt später mal überprüfen, wie viel man bezahlt oder eingenommen hat. Dafür muss man die Rechnungen griffbereit haben.
Wie wird die E-Rechnung archiviert?
Die Archivierung funktioniert ein bisschen wie ein digitaler Ordner auf dem Computer, aber in Wirklichkeit ist es noch viel sicherer. Es gibt spezielle Programme, mit denen man die E-Rechnung speichern kann. Diese sorgen dafür, dass man nichts manipulieren kann und dass die Rechnung immer genauso bleibt, wie sie bekommen wurde. Hier sind die Schritte:
- Erhalt der E-Rechnung: Sobald du eine E-Rechnung über E-Mail oder ein Portal erhältst, wird sie erst einmal gespeichert.
- Speichern an sicheren Orten: Die Rechnung wird an einem sicheren Ort auf deinem Computer, in der Cloud oder einem speziellen Archiv-System abgelegt.
- Ordnung und Suche: Damit man die Rechnung später leicht wiederfindet, bekommt sie oft einen Namen mit einem Datum oder einem besonderen Code.
- Schutz vor Änderungen: Das Archiv-System sorgt dafür, dass niemand die Rechnung nachträglich verändern kann, und hält auch fest, wann und wo sie gespeichert wurde.
Wie lange muss man E-Rechnungen aufbewahren?
Das Gesetz sagt, dass man Rechnungen meistens 10 Jahre lang aufbewahren muss. In dieser Zeit dürfen sie nicht gelöscht werden, und man muss sie dem Finanzamt zeigen können, falls das nötig wird.
Zusammengefasst:
Die Archivierung von E-Rechnungen ist wie das sichere Abheften von Papier-Rechnungen, nur digital auf dem Computer. Es ist ganz wichtig, weil man die Rechnungen auch viele Jahre später noch braucht. Sie werden deshalb in speziellen Programmen sicher gespeichert, damit nichts verändert wird und sie jederzeit wiedergefunden werden können.
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