In der modernen Geschäftswelt haben sich E-Rechnungen als Standard etabliert, um den Rechnungsprozess effizienter und fehlerfrei zu gestalten. Mit der Zunahme der Digitalisierung und der rechtlichen Anforderungen, wie der Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen im öffentlichen Sektor in Deutschland, wächst die Notwendigkeit, zuverlässige Softwarelösungen zu finden, die den spezifischen Anforderungen an die E-Rechnung gerecht werden.
Dieser Artikel hat das Ziel, die E-Rechnungsfunktionen zweier beliebter Softwarelösungen – lexoffice und GrandTotal – zu vergleichen. Wir werden dabei auf verschiedene Aspekte eingehen, von der Unterstützung gängiger E-Rechnungsformate bis hin zur Benutzerfreundlichkeit und dem Preis-Leistungs-Verhältnis.
Überblick über die Softwarelösungen
lexoffice
lexoffice ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die sich besonders an kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler richtet. Sie bietet eine breite Palette an Funktionen, von der einfachen Rechnungsstellung bis hin zur vollständigen Buchhaltung. lexoffice zeichnet sich durch seine Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit aus, auch ohne tiefgehende Buchhaltungskenntnisse effizient arbeiten zu können.
Hauptmerkmale von lexoffice:
- Automatische Belegerkennung
- Integration von E-Banking
- Unterstützung für DATEV-Export
- Umfangreiche E-Rechnungsfunktionen (inkl. ZUGFeRD, XRechnung)
GrandTotal
GrandTotal hingegen ist eine Rechnungssoftware, die sich an kleine und mittlere Unternehmen sowie Freiberufler richtet, die eine individuell anpassbare Lösung für die Rechnungsstellung und -verwaltung suchen. GrandTotal ist bekannt für seine Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten bei der Gestaltung von Rechnungen und bietet darüber hinaus eine Reihe von Funktionen zur Integration mit anderen Programmen und Plattformen.
Hauptmerkmale von GrandTotal:
- Anpassbare Rechnungsvorlagen
- Unterstützung von Mehrwährungsrechnungen
- Integration mit AppleScript für erweiterte Automatisierungen
- Möglichkeit zur Erstellung von E-Rechnungen (z.B. ZUGFeRD)
| Merkmal | lexoffice | GrandTotal |
|---|---|---|
| Zielgruppe | Kleine Unternehmen, Freiberufler | KMUs, Freiberufler |
| Hauptmerkmale | Cloud-basiert, DATEV-Export, E-Banking | Anpassbare Vorlagen, Mehrwährungsunterstützung |
| E-Rechnungsformate | ZUGFeRD, XRechnung | ZUGFeRD |
Vergleich der E-Rechnungsfunktionen
Unterstützung von E-Rechnungsformaten
E-Rechnungen können in verschiedenen Formaten erstellt werden, wobei ZUGFeRD und XRechnung die gängigsten in Deutschland sind. ZUGFeRD kombiniert eine PDF/A-3-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei, während XRechnung eine reine XML-Datei ist, die den spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entspricht.
- lexoffice: Diese Software unterstützt sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung, was besonders für Unternehmen wichtig ist, die sowohl an private als auch an öffentliche Auftraggeber Rechnungen stellen. Die Software ermöglicht es, Rechnungen direkt im benötigten Format zu erstellen und zu versenden, ohne dass zusätzliche Konvertierungstools erforderlich sind.
- GrandTotal: GrandTotal unterstützt das ZUGFeRD-Format, bietet jedoch keine native Unterstützung für XRechnung. Dies könnte für Unternehmen, die regelmäßig mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, ein Nachteil sein. Die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen ist jedoch einfach und direkt über die Benutzeroberfläche zugänglich.
Automatisierung und Workflow
Ein wichtiger Aspekt bei der Nutzung von E-Rechnungssoftware ist die Automatisierung des Workflows, um Zeit zu sparen und Fehler zu minimieren.
- lexoffice: lexoffice bietet eine umfassende Automatisierung, die den gesamten Rechnungsprozess abdeckt – von der Erstellung über die Validierung bis hin zum Versand. Eingehende Rechnungen können automatisch erkannt, kategorisiert und weiterverarbeitet werden. Zudem können Nutzer wiederkehrende Rechnungen automatisch generieren lassen, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.
- GrandTotal: GrandTotal bietet ebenfalls Automatisierungsmöglichkeiten, insbesondere durch die Integration mit AppleScript. Nutzer können individuelle Skripte erstellen, um bestimmte Prozesse zu automatisieren, was eine hohe Flexibilität bietet. Diese Funktion erfordert jedoch ein gewisses technisches Know-how. Für einfache Automatisierungen, wie das Erstellen und Versenden von Rechnungen, bietet GrandTotal ausreichende Optionen.
Integration mit anderen Systemen
Die Integration mit anderen Softwarelösungen ist entscheidend, um den Rechnungsprozess nahtlos in den gesamten Geschäftsablauf zu integrieren.
- lexoffice: Diese Software bietet eine nahtlose Integration mit verschiedenen ERP-Systemen, Zahlungsportalen und anderen Buchhaltungslösungen wie DATEV. Dies macht lexoffice besonders attraktiv für Unternehmen, die eine umfassende Buchhaltungs- und Rechnungsstellungssoftware benötigen, die sich leicht in bestehende Systeme integrieren lässt.
- GrandTotal: GrandTotal punktet mit einer flexiblen Integration durch die Nutzung von AppleScript, was die Verbindung zu einer Vielzahl von Anwendungen ermöglicht. Dennoch fehlt eine direkte Integration mit gängigen Buchhaltungssystemen wie DATEV, was den Workflow für einige Unternehmen komplizierter gestalten könnte.
Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit
Die Benutzerfreundlichkeit ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass auch Nutzer ohne tiefgehendes technisches Wissen die E-Rechnungsfunktionen effizient nutzen können.
- lexoffice: lexoffice zeichnet sich durch eine sehr benutzerfreundliche Oberfläche aus, die auch von Einsteigern problemlos genutzt werden kann. Die Software führt den Nutzer Schritt für Schritt durch den Prozess der Rechnungserstellung und -verwaltung. Besonders hervorzuheben ist der Support-Bereich, der umfangreiche Hilfestellungen bietet.
- GrandTotal: GrandTotal bietet eine etwas steilere Lernkurve, besonders für Nutzer, die komplexere Anpassungen vornehmen möchten. Die Software ist zwar sehr leistungsfähig, erfordert jedoch mehr Einarbeitungszeit, insbesondere wenn es darum geht, Automatisierungen oder spezielle Rechnungsformate zu erstellen.
Preis-Leistungs-Verhältnis
Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist ein entscheidender Faktor bei der Wahl der richtigen Softwarelösung.
| Merkmal | lexoffice | GrandTotal |
|---|---|---|
| Preisstruktur | Ab 6,90 € pro Monat | Einmalige Kosten von ca. 119 € |
| E-Rechnungsfunktionen | In allen Paketen enthalten | ZUGFeRD-Unterstützung verfügbar |
| Kosten für Updates | Inklusive | Kostenpflichtig (bei neuen Versionen) |
| Urteil der Redaktion | lexoffice bietet eine flexible Preisstruktur, die es Unternehmen ermöglicht, das Paket auszuwählen, das am besten zu ihren Anforderungen passt. Alle E-Rechnungsfunktionen sind in allen Paketen enthalten, was das Preis-Leistungs-Verhältnis besonders attraktiv macht. | GrandTotal erfordert eine einmalige Zahlung von ca. 119 €, was langfristig gesehen günstiger sein kann. Allerdings müssen Nutzer für größere Updates oder neue Versionen erneut zahlen. Für Nutzer, die lediglich ZUGFeRD-Rechnungen erstellen möchten, könnte GrandTotal eine preiswerte Alternative sein, vorausgesetzt, sie benötigen keine Integration in komplexe Buchhaltungssysteme. |
Fazit und Empfehlung
Beide Softwarelösungen haben ihre Stärken und Schwächen, insbesondere im Bereich der E-Rechnungsfunktionen. lexoffice bietet eine umfassende, benutzerfreundliche Lösung, die sich besonders für Unternehmen eignet, die eine tiefgreifende Integration und Unterstützung für mehrere E-Rechnungsformate benötigen. Die Abonnementkosten könnten sich jedoch summieren, insbesondere für Unternehmen mit kleinem Budget.
GrandTotal hingegen bietet eine flexible und anpassbare Lösung, die sich besonders für Nutzer eignet, die individuelle Anpassungen vornehmen möchten und keine umfassende Integration in andere Systeme benötigen. Für Unternehmen, die nur gelegentlich E-Rechnungen ausstellen und dabei hauptsächlich auf das ZUGFeRD-Format setzen, könnte GrandTotal die kostengünstigere Wahl sein.
Letztlich hängt die Wahl der richtigen Software von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Unternehmen, die eine einfache, integrierte Lösung suchen, werden wahrscheinlich mit lexoffice besser bedient sein, während diejenigen, die eine individuelle Anpassung bevorzugen, GrandTotal in Betracht ziehen sollten.