Wie künstliche Intelligenz den Prozess der eRechnung optimiert

Die digitale Transformation von Verwaltungsprozessen ist ein unaufhaltsamer Trend und die hessische Gemeinde Hüttenberg steht exemplarisch für die Fortschritte, die durch KI-Technologien möglich werden. Künstliche Intelligenz fördert nicht nur die Effizienzsteigerung in der Rechnungsbearbeitung, sondern unterstützt auch den digitalen Wandel hin zu einem modernen und serviceorientierten Gemeinwesen. Mit der Implementierung von „Infoma newsystem“, einer führenden Finanzsoftware, konnte Hüttenberg den Prozess eRechnung revolutionieren und dabei enorme zeitliche Einsparungen realisieren – eine eRechnung wird nun innerhalb von nur 30 Sekunden automatisch verarbeitet.

Mit dieser Optimierung der Prozesse profitieren mittlerweile 43 Nutzer aus der Verwaltung und dem Bauhof von der Schnelligkeit und Präzision, die KI-gestützte Werkzeuge wie der eRechnungs-Manager bieten. Diese innovative Technologie hat einen direkten Einfluss auf die tägliche Arbeit und gestattet es den Anwendern, historische Daten für verbesserte Vorschläge zur Kontierung zu nutzen und somit den administrativen Aufwand signifikant zu verringern.

Wichtige Erkenntnisse

eRechnungen werden in Hüttenberg in nur 30 Sekunden verarbeitet, das entspricht einer Vierfachbeschleunigung gegenüber PDF-Rechnungen.
Monatlich werden etwa 180 eRechnungen in der Gemeinde bearbeitet.
Die Effizienz der Rechnungsbearbeitung wird durch KI-Technologien deutlich gesteigert.
Die XRechnung ist ab November im B2G-Sektor verpflichtend, wodurch die Digitalisierung weiter vorangetrieben wird.
Das Potenzial der Verkaufsrechnungen, die noch konvertierbar gemacht werden müssen, bietet enorme Chancen für die Gemeinde.
Anerkennung fand Hüttenberg durch die Nominierung als Finalist des Axians Infoma Innovationspreises 2021.

Effizienzsteigerung durch KI in der eRechnungsverarbeitung

In Hüttenberg hat die Implementierung eines KI-gesteuerten Rechnungsverarbeitungsprozesses zu bemerkenswerten Verbesserungen geführt, indem ZUGFeRD-Rechnungen nun in nur 30 Sekunden bearbeitet werden können. Dieser signifikante Zeitgewinn gegenüber der Verarbeitung herkömmlicher PDF-Rechnungen verdeutlicht die Potenziale der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung.

Reduzierte Bearbeitungszeiten im Gemeindewesen Hüttenberg

Die schnelle Bearbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen ist das Ergebnis einer Optimierung, die durch den Einsatz der Infoma newsystem-Software erreicht wurde. Diese Optimierung wirkt sich direkt auf eine deutliche Effizienzsteigerung aus, indem automatische Kontierungsvorschläge effektiv und fehlerfrei ermöglicht werden.

Optimierung der Vorerfassung

Der eRechnungs-Manager in Hüttenberg hat die Vorerfassung positiv beeinflusst. Dieses Tool verbessert die Qualität und Geschwindigkeit der Rechnungsverarbeitung durch seine Fähigkeit, kritische Daten wie Fälligkeitsdaten und Kreditorendetails automatisch zu erkennen und vorzuerfassen, wodrum manuelle Eingaben nahezu obsolet werden.

Kontierungsprozesse und Automatisierung mit KI-Technologie

Mit der Einführung von automatisierten Kontierungsprozessen wird nicht nur die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter reduziert sondern auch die Genauigkeit der Datenverarbeitung gesteigert. Durch fortschrittliche KI-Technologie werden Vorlagen für die Kontierung erstellt, die den Verwaltungsakt erheblich vereinfachen und somit zur weiteren Mitarbeiterentlastung beitragen.

Diese technologiegestützte Veränderung unterstützt nicht nur eine effiziente Arbeitsweise, sondern fördert auch die Zufriedenheit und die produktive Einbindung der Gemeindeangestellten, was letztlich zur Nominierung für den Axians Infoma Innovationspreis geführt hat. Somit zeigt sich, dass die durchdachte Integration von KI-Technologien nicht nur Prozesse beschleunigt, sondern auch qualitative Weiterentwicklungen innerhalb der institutionellen Administration ermöglich.

Prozess eRechnung

Die Digitalisierung Rechnungseingang hat durch die verpflichtende Einführung der E-Rechnung gemäß der Verordnung vom 27.11.2020 erhebliche Veränderungen in der Kreditorenbuchhaltung bewirkt. Hiermit wurden Unternehmen und Lieferanten des Bundes angehalten, für Direktaufträge ab einem Netto-Betrag von 1.000 Euro ausschließlich elektronische Rechnungen zu verwenden, wodurch eine grundlegende Prozessoptimierung in deutschen Bundesbehörden initiiert wurde.

Die zentralen Plattformen, über die diese Rechnungen eingereicht werden, ZRE und die OZG-RE, erleichtern nicht nur die Verwaltung und den Empfang, sondern garantieren auch, dass mit der Implementierung der neuen XRechnung 3.0.1 ab Februar 2024 eine noch effizientere Abwicklung gewährleistet wird.

Durch die fortschrittliche Integration von KI-Technologie erleben wir fassbare KI-Vorteile im operativen Alltag der Kreditorenbuchhaltung. KI-basierte Softwarelösungen verarbeiten nicht nur große Datenmengen, sondern ermöglichen auch das automatische Erkennen und Zuordnen relevanter Informationen, was eine beeindruckende Reduktion des manuellen Aufwands darstellt. Dies unterstützt nicht nur eine fehlerfreie Bearbeitung, sondern trägt auch erheblich zur Zeit- und Kosteneinsparung bei.

Automatisierung routinemäßiger Abläufe
Präzisere Datenhandling und Verarbeitung
Beschleunigte Prozesse und verbesserte Lieferantenbeziehungen durch schnelle Zahlungsabläufe

Die konsequente Anpassung an digitale Verfahren und die einschlägige Nutzung von Technologien wie KI in der Kreditorenbuchhaltung sind entscheidend, um langfristig in der digitalen Wirtschaft konkurrenzfähig zu bleiben. Diese initiativenbartige Modernisierung intensiviert nicht nur den Kapitalfluss, sondern optimiert auch das gesamte Cashflow-Management innerhalb einer Organisation.

Fazit

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 ist ein Meilenstein in der digitalen Transformation der Finanzabläufe. Dies markiert den Beginn einer neuen Ära, in der Prozess eRechnung und KI-Integration eine signifikante Rolle spielen werden. Strukturierte E-Rechnungen, die den europäischen Normen wie XRechnung oder ZUGFeRD-Format entsprechen, werden nicht nur Fehlerquellen reduzieren und die Bearbeitungszeiten verkürzen, sondern auch einen direkten Beitrag zum Umweltschutz und zur Kostensenkung leisten.

Sicherlich stehen Unternehmen vor Herausforderungen – technische Anpassungen, Mitarbeitertrainings und die Gewährleistung der Datensicherheit sind nur einige der Schwierigkeiten, die es im Rahmen der KI-Integration zu bewältigen gilt. Jedoch werden diejenigen, die die Chancen der Automatisierung und Digitalisierung nutzen, eine deutliche Effizienzsteigerung und somit eine Festigung ihrer Position im Wettbewerb erleben. Die Zukunft der Finanzabläufe sieht eine weitgehende Automatisierung vor, bei der die eRechnung die Dunkelbuchung ermöglicht – eine reibungslose und vollautomatisierte Rechnungsbearbeitung.

Trotz der Übergangsregelungen bis 2027 ist es für Unternehmen essenziell, jetzt aktiv zu werden. Unter Berücksichtigung der genannten Daten und Fristen ist die nahtlose Einführung elektronischer Rechnungssysteme ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, den es zu ergreifen gilt. Diejenigen, die den digitalen Wandel als Chance begreifen und KI-Technologie sinnvoll in ihre Prozesse integrieren, werden zukunftsweisend agieren und die Vorteile der neuen digitalen Rechnungsstellung voll ausschöpfen können.

FAQ

Was versteht man unter der Optimierung des eRechnungsprozesses durch KI-Technologien?

Unter der Optimierung des eRechnungsprozesses durch KI-Technologien versteht man den Einsatz von künstlicher Intelligenz, um die Rechnungsbearbeitung effizienter zu gestalten. Dies betrifft sowohl die Verkürzung von Bearbeitungszeiten als auch die Automatisierung von Schritten im Prozess wie die Vorerfassung oder Kontierung, was zu einer Effizienzsteigerung und einem Fortschritt im digitalen Wandel führt.

Wie hat die Gemeinde Hüttenberg den Prozess der eRechnungsverarbeitung optimiert?

Die Gemeinde Hüttenberg hat ihren eRechnungsverarbeitungsprozess durch den Einsatz der Finanzsoftware „Infoma newsystem“ und den eRechnungs-Manager optimiert. Diese KI-gesteuerten Tools erlauben eine schnellere Vorerfassung von Rechnungsdaten, automatisierte Kontierungsvorschläge und eine erhebliche Reduzierung von manuellen Tätigkeiten. Dies resultierte in einer vierfachen Beschleunigung der Bearbeitungszeiten.

Welche Vorteile bietet der Einsatz von KI in der Digitalisierung des Rechnungseingangs?

Der Einsatz von KI in der Digitalisierung des Rechnungseingangs führt zu einer Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung. Die Vorteile umfassen Zeit- und Kostenersparnis, erhöhte Genauigkeit bei der Rechnungsbearbeitung, schnellere Rechnungsverarbeitung, pünktliche Zahlungen sowie verbesserte Beziehungen zu Lieferanten. Zusätzlich erlaubt es den Mitarbeitern in der Kreditorenbuchhaltung, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren.

Was bedeutet die Automatisierung der Vorerfassung für das Gemeindewesen in Hüttenberg?

Die Automatisierung der Vorerfassung in Hüttenberg bedeutet, dass manuelle Schritte wie das Erfassen von Steuernummern und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern entfallen können. Der eRechnungs-Manager identifiziert und trägt relevante Rechnungsdaten automatisch in die Vorerfassungsmaske des Systems ein, was eine wesentliche Beschleunigung des Prozesses zur Folge hat.

Inwiefern unterstützt KI die Kontierungsprozesse und entlastet die Mitarbeiter?

KI unterstützt die Kontierungsprozesse, indem sie Muster und wiederkehrende Aufgaben erkennt und selbstständig Vorschläge für die Kontierung anhand historischer Daten liefert. Dies automatisiert sich wiederholende Prozesse und entlastet die Mitarbeiter von routinemäßigen Aufgaben. Mitarbeiter können sich so eher auf qualitativ hochwertige Prüfungen und andere wichtige Aufgaben konzentrieren.

Was sind die kritischen Schritte für eine erfolgreiche KI-Integration im Prozess eRechnung?

Kritische Schritte für eine erfolgreiche KI-Integration im eRechnungsprozess beinhalten die Auswahl der richtigen KI-Software, die Migration und Integration der Daten, das Einrichten von automatisierten Workflows und die Schulung der Mitarbeiter. Außerdem sollten Datensicherheit und eine entsprechende menschliche Überwachung gewährleistet werden, um die Effektivität und Akzeptanz der neuen Prozesse zu maximieren.

Wie beeinflusst die KI-gesteuerte Rechnungsverarbeitung den Wettbewerbsvorteil von Unternehmen?

Die KI-gesteuerte Rechnungsverarbeitung ermöglicht es Unternehmen, ihre Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Mit schnellerer Rechnungsverarbeitung und erhöhter Genauigkeit können Unternehmen ihre Cashflows verbessern und somit einen deutlichen Vorteil gegenüber Wettbewerbern erlangen, die noch traditionelle Methoden verwenden.