In der digitalen Welt ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Buchführungsdaten sicher, korrekt und nachvollziehbar speichern. Genau hier kommt die sogenannte Revisionssicherheit nach GoBD ins Spiel. Aber was bedeutet das eigentlich, und wie stellt man sicher, dass alles nach den Regeln läuft? In diesem Artikel erkläre ich dir, was dahintersteckt.
Was sind die GoBD?
Die GoBD ist eine Abkürzung für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Dahinter stecken Regeln, die genau beschreiben, wie Unternehmen ihre elektronischen Daten aufbewahren müssen. Diese Regeln helfen dabei, dass alles übersichtlich, vollständig und sicher ist – und das ist besonders wichtig, wenn das Finanzamt eine Prüfung macht.
Warum ist Revisionssicherheit so wichtig?
Stell dir vor, du baust ein riesiges Lego-Haus. Damit alle Steine an der richtigen Stelle sind und nichts verloren geht, brauchst du eine Anleitung. Revisionssicherheit ist so etwas wie diese Anleitung. Sie sorgt dafür, dass alle Daten korrekt und sicher gespeichert werden und dass man später genau nachvollziehen kann, was wann passiert ist. Ohne Revisionssicherheit könnten wichtige Informationen verloren gehen oder verändert werden, ohne dass jemand das merkt – und das darf nicht passieren!
Wichtige Anforderungen für Revisionssicherheit
Damit deine Buchführung revisionssicher ist, musst du einige Regeln befolgen. Hier sind die wichtigsten:
1. Ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung
- Vollständigkeit und Richtigkeit: Alle Daten müssen vollständig und korrekt gespeichert sein. Es dürfen keine Lücken entstehen.
- Unveränderlichkeit: Einmal gespeicherte Daten dürfen nachträglich nicht einfach geändert werden. Wenn doch etwas geändert wird, muss genau dokumentiert werden, wer was wann geändert hat.
- Nachvollziehbarkeit: Man muss immer erkennen können, woher die Daten kommen und was sie bedeuten, zum Beispiel anhand von Datumsangaben oder anderen Notizen.
2. Dokumentation
- Verfahrensdokumentation: Erkläre genau, welche Systeme und Software du benutzt und wie Prozesse ablaufen. Alles sollte schriftlich festgehalten sein.
- Anwenderdokumentation: Zeige, wie man mit der Software arbeitet, damit sich neue Mitarbeiter schnell einarbeiten können.
3. Datensicherheit
- Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Personen dürfen die Daten einsehen oder bearbeiten.
- Datenverschlüsselung: Sensible Informationen sollten immer verschlüsselt werden, damit sie vor Diebstahl geschützt sind.
- Backups: Führ regelmäßig Sicherungskopien von deinen Daten durch, damit nichts verloren geht, wenn ein Problem auftritt.
4. Archivierung
- Langfristige Aufbewahrung: Wichtige Dokumente müssen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden. Stelle sicher, dass diese Zeit eingehalten wird.
- Lesbarkeit: Auch nach vielen Jahren musst du die Daten noch lesen können. Manchmal ist es nötig, sie auf neuere Speichermedien zu übertragen.
5. Protokollierung und Kontrolle
- Protokollierung von Änderungen: Alles, was geändert wird, muss protokolliert werden – inklusive Zeitstempel und Name der Person, die die Änderung vorgenommen hat.
- Audit-Trail: Hierbei handelt es sich um eine Art digitale Spur, die aufzeichnet, was mit den Daten passiert ist, z. B. wer wann darauf zugegriffen hat.
Regelmäßige Überprüfung und Schulung
Es reicht nicht aus, die Regeln einmalig einzuhalten und dann nie wieder darüber nachzudenken. Du solltest regelmäßig überprüfen, ob alles noch den Anforderungen entspricht. Dazu gehören:
- Interne Kontrollen: Prüfe deine Prozesse regelmäßig selbst.
- Externe Prüfungen: Lass Experten einen Blick auf deine Systeme werfen, um sicherzugehen, dass alles richtig läuft.
Außerdem ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter, die mit den Daten arbeiten, gut geschult sind. Sie sollten wissen, wie sie die Systeme richtig benutzen und warum Datenschutz so wichtig ist.
Fazit: Ordnung schafft Sicherheit
Die Anforderungen der GoBD und die Revisionssicherheit sind zwar auf den ersten Blick kompliziert, aber sie haben einen wichtigen Zweck: Sie helfen Unternehmen, ihre Daten sicher und ordentlich zu speichern. Das schützt nicht nur vor Problemen mit dem Finanzamt, sondern sorgt auch dafür, dass alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar bleiben. Mit den genannten Tipps kannst du sicherstellen, dass du alle Regeln einhältst – und das zahlt sich langfristig aus!