Einleitung
Die elektronische Rechnungsstellung gewinnt für Selbstständige, kleine Unternehmen und Freelancer immer mehr an Bedeutung. Spätestens mit der kommenden E-Rechnungspflicht ab 2025 wird es entscheidend, Rechnungen in standardisierten Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD erstellen zu können. In diesem Vergleich betrachten wir zwei der besten Rechnungssoftware für E-Rechnungen auf dem deutschen Markt: sevDesk und Lexware Office (lexoffice). Beide Lösungen versprechen zeitsparende Automatisierungen, intuitive Bedienung und rechtskonforme E-Rechnungs-Funktionen. Doch welche Software ist besser für Ihre Bedürfnisse geeignet?
Im folgenden Vergleich beleuchten wir die Hauptunterschiede der beiden Lösungen. Wir analysieren die E-Rechnungs-Funktionen (inklusive Unterstützung für XRechnung und ZUGFeRD und Automatisierungsmöglichkeiten), vergleichen Preise, bewerten die Bedienbarkeit und schauen uns Zusatzfunktionen sowie Schnittstellen an. Eine übersichtliche Tabelle und klare Zwischenüberschriften sorgen dafür, dass Sie schnell die wichtigsten Fakten finden. Abschließend geben wir eine Empfehlung, welche Software sich für welche Nutzergruppe am ehesten lohnt.
Überblick: sevDesk und Lexware Office im Vergleich
Bevor wir ins Detail gehen, zunächst ein kurzer Überblick über beide Lösungen:
- sevDesk: Ein Cloud-basiertes Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm aus Deutschland. SevDesk richtet sich vor allem an kleine Unternehmen, Freiberufler und Solo-Selbstständige. Es läuft vollständig online im Browser (mit mobilen Apps für Unterwegs) und bietet unter anderem eine DATEV-Schnittstelle, Banking-Integration und moderne Belegverwaltung. Besonders bekannt ist sevDesk für seine benutzerfreundliche Oberfläche und automatisierten Buchhaltungsprozesse. E-Rechnungen nach ZUGFeRD oder XRechnung werden von sevDesk in allen Tarifen unterstützt.
- Lexware Office (lexoffice): Hinter Lexware Office steckt die etablierte Marke Lexware (Haufe Group). Lexware Office bietet Cloud- und optional Desktop-basierte Buchhaltung für Freiberufler sowie kleine bis mittelständische Unternehmen. Neben Rechnungsstellung und Buchhaltung sind je nach Paket auch Module für Lohnabrechnung (Gehaltsabrechnung) und Warenwirtschaft verfügbar. Lexware Office unterstützt von Haus aus ebenfalls die E-Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung in allen Versionen. Das Programm legt großen Wert auf Automatisierung (z.B. automatische Bankabgleiche und Belegerkennung) und lässt sich über Schnittstellen wie DATEV und ELSTER in bestehende Abläufe integrieren.
Hauptunterschiede auf einen Blick
In der folgenden Tabelle sind die Kernmerkmale von sevDesk und Lexware Office gegenübergestellt:
| Merkmal | sevDesk | Lexware Office (lexoffice) |
|---|---|---|
| Zielgruppe | Kleine Unternehmen, Freiberufler | Freiberufler, kleine bis mittelständische Unternehmen |
| Bereitstellung | Cloud-basiert (Web-App) + Mobile Apps | Desktop/Cloud-Hybrid (je nach Version) + Mobile Apps |
| Hauptfunktionen | Rechnungen, Angebote, Belege, Banking, EÜR, GuV, DATEV-Export, UStVA (je nach Tarif) | Rechnungen, Buchhaltung, optional Lohn & Warenwirtschaft, DATEV & ELSTER-Integration |
| E-Rechnungsformate | ZUGFeRD, XRechnung (in allen Tarifen) | ZUGFeRD, XRechnung (in allen Versionen) |
| Automatisierung | Autom. Buchungsvorschläge, Zahlungsabgleich, OCR-Belegerkennung, wiederkehrende Rechnungen | Autom. Belegerfassung & Kontenabstimmung (je nach Version), wiederkehrende Rechnungen, Erweiterungen für zusätzliche Automation |
| Integration | DATEV, ELSTER, Bank, Zahlungsportale, Shop-Integrationen (API in höchstem Tarif) | DATEV, ELSTER, Bank; API erst im höchsten Tarif; Module für Lohn & Warenwirtschaft |
| Preisstruktur | Ab 8,90 € / Monat (Grundpaket bei Jahresabo) – Rabatt bis 50% bei langer Laufzeit | Ab 6,90 € / Monat (kleinste Version, monatlich kündbar) – Preis bleibt konstant, keine Laufzeitrabatte |
Hinweis: Beide Anbieter bieten kostenlose Testphasen (sevDesk 14 Tage, Lexware Office 30 Tage) und regelmäßige Rabatt-Aktionen.
Im nächsten Schritt gehen wir detaillierter auf einzelne Vergleichskriterien ein – insbesondere die E-Rechnungs-Funktionen XRechnung und ZUGFeRD, die Automatisierung der Buchhaltung, Preis- und Tarifunterschiede, Bedienbarkeit sowie weitere Zusatzfunktionen.
E-Rechnungs-Funktionen: XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich
Ein zentrales Kriterium für die beste Rechnungssoftware für E-Rechnungen ist die Unterstützung gängiger E-Invoicing-Standards. Beide hier verglichenen Lösungen überzeugen damit, dass sie XRechnung und ZUGFeRD vollständig unterstützen – doch was bedeutet das genau?
XRechnung ist das in Deutschland vorgeschriebene Format für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Es handelt sich um ein strukturiertes XML-Datenformat (gemäß EU-Norm EN 16931), das dafür sorgt, dass Rechnungsdaten standardisiert und maschinenlesbar übertragen werden. ZUGFeRD hingegen kombiniert ein PDF-Dokument mit eingebetteter XML-Datei und eignet sich für den Austausch elektronischer Rechnungen auch im B2B-Bereich. Viele Unternehmen fragen sich daher: Welche Software hilft mir, XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen einfach zu erstellen?
sevDesk – E-Rechnungen einfach erstellen: SevDesk unterstützt nativ beide E-Rechnungsformate. In jedem Tarif – vom kleinsten Rechnungs-Paket bis zur Buchhaltung Pro – können Nutzer Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erzeugen. Das heißt, ohne Zusatzkosten oder Module lassen sich in sevDesk elektronische Rechnungen konform zu den gesetzlichen Anforderungen erstellen. Für Unternehmen, die regelmäßig an Behörden oder öffentliche Einrichtungen Rechnungen stellen (wo XRechnung Pflicht ist), ist das ein großer Pluspunkt. SevDesk bietet in der Software entsprechende Auswahlmöglichkeiten: Beim Rechnungsversand kann das gewünschte Format (PDF, ZUGFeRD, XRechnung) gewählt werden. Die Software generiert dann automatisch die benötigte XML-Datei bzw. das passende PDF/A-3 mit eingebettetem XML (für ZUGFeRD). Auch der Empfang und die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen werden erleichtert, da sevDesk Belegdaten aus elektronischen Rechnungen auslesen und verbuchen kann.
Lexware Office (lexoffice) – umfassende Format-Unterstützung: Lexware Office steht sevDesk in nichts nach: Auch hier sind ZUGFeRD und XRechnung als Ausgabeformate fest integriert. Unabhängig davon, ob man die kleinste oder größte Version nutzt – jede Version von Lexware Office ermöglicht es, E-Rechnungen in diesen Standards zu erstellen und zu erfassen. In der Praxis bedeutet dies, dass ein Lexware-Office-Nutzer beispielsweise eine Rechnung im Portal als XRechnung exportieren und dann über die entsprechenden Plattformen (z.B. das Zentrale Rechnungseingangsportal ZRE des Bundes oder über PEPPOL) an den öffentlichen Auftraggeber senden kann. Ebenso lassen sich ZUGFeRD-Rechnungen im PDF-Format für Geschäftspartner generieren. Lexware Office punktet hier mit seiner Erfahrung als etablierte Buchhaltungslösung, die stets auf aktuelle gesetzliche Anforderungen angepasst wird – E-Rechnungsfähigkeit inklusive.
Vergleich und Besonderheiten: Beide Programme nehmen sich in puncto E-Rechnung also nicht viel, da beide Formate – ZUGFeRD und XRechnung – in allen Paketen unterstützt werden. Damit sind sowohl sevDesk als auch Lexware Office zukunftssicher aufgestellt, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen. Ein Vorteil von sevDesk ist, dass diese Funktionen direkt „out of the box“ in einer cloudbasierten Umgebung verfügbar sind – ideal für Nutzer, die schnell und von überall E-Rechnungen erstellen möchten. Lexware Office hingegen integriert die E-Rechnung-Funktion nahtlos in seine teils umfangreicheren Module (dazu gleich mehr) und bietet sogar Desktop-Varianten an, was für manche Unternehmen mit komplexeren IT-Vorgaben interessant sein kann. Insgesamt gehören beide zu den führenden Softwarelösungen für XRechnung und ZUGFeRD, sodass Sie mit keiner von beiden hier eine Einschränkung befürchten müssen.
Automatisierung und Workflow: Buchhaltung effizienter machen
Neben der reinen Format-Unterstützung kommt es im Alltag darauf an, wie viel manuelle Arbeit einem die Software abnehmen kann. Hier spielen Funktionen zur Automatisierung und zum optimierten Workflow eine große Rolle. Sowohl sevDesk als auch Lexware Office werben damit, Buchhaltungsprozesse zu vereinfachen – wir schauen uns an, wie und in welchem Umfang.
sevDesk – smarte Automatisierungen: SevDesk wurde von Anfang an mit dem Fokus entwickelt, Buchhaltungsaufgaben weitgehend zu automatisieren. Konkret bedeutet das: Die Software bietet intelligente Buchungsvorschläge und einen automatischen Zahlungsabgleich mit Ihrem Bankkonto. Sie können sevDesk mit Ihrem Geschäftskonto verbinden (Online-Banking-Integration). Eingehende und ausgehende Zahlungen werden dann laufend mit offenen Rechnungen und Belegen abgeglichen. So erkennt sevDesk z.B., wenn eine Rechnung bezahlt wurde, und markiert diese als beglichen – ohne Ihr Zutun. Ein weiteres Highlight ist die OCR-Belegerkennung: Belege (Eingangsrechnungen, Quittungen etc.) können per Scan oder Upload erfasst werden, und sevDesk liest automatisch relevante Daten wie Betrag, Datum, Lieferant aus (intelligente Texterkennung). Diese Daten werden dann passenden Kategorien oder Buchungen zugeordnet. Besonders praktisch für wiederkehrende Geschäftsvorfälle: sevDesk lernt aus den Buchungen – wiederkehrende Belege (etwa die monatliche Telefonrechnung) erkennt das System und schlägt automatisch die korrekte Zuordnung vor. Zudem beherrscht sevDesk wiederkehrende Rechnungen (Abonnements): Für regelmäßig zu stellende Rechnungen kann eine Serienrechnung angelegt werden, die das System dann in festgelegten Intervallen automatisch erstellt und z.B. per E-Mail versendet. All diese Automatisierungen sparen dem Nutzer viel Zeit und minimieren Fehler im Alltag.
Lexware Office – automatisierte Buchführung leicht gemacht: Auch Lexware Office konzentriert sich stark auf Automatisierung der Buchhaltung. Das Programm wirbt sogar damit, einen der höchsten Automatisierungsgrade in der Belegbuchung am Markt zu haben. Wie äußert sich das? Ähnlich wie sevDesk bietet Lexware Office einen automatischen Kontenabgleich: Banktransaktionen werden automatisch den offenen Posten zugeordnet. Die Software gleicht Zahlungsein- und -ausgänge also vollautomatisch mit Ihren Rechnungen und Ausgaben ab, sodass sofort ersichtlich ist, welche Rechnungen bezahlt sind und welche noch offen. Auch Lexware Office verfügt über eine Belegerfassung mit OCR-Texterkennung, um hochgeladene oder per App fotografierte Belege automatisch auszulesen. Die relevanten Belegdaten (Belegnummer, Datum, Betrag, MwSt. etc.) werden erkannt und der richtige Buchungsvorgang vorgeschlagen. Darüber hinaus kann man in Lexware Office Serienrechnungen erstellen – etwa für Miet- oder Abo-Rechnungen – die sich bequem verwalten und regelmäßig verschicken lassen. Je nach gewählter Version sind auch erweiterte Automatisierungen verfügbar, z.B. im Bereich Lohn (Automatisches Einfordern von Erstattungen bei Krankheit in der Lohnabrechnung) oder beim Jahresabschluss (assistentengestützte Abläufe). Unterm Strich nimmt Lexware Office dem Anwender ebenfalls viele Routinearbeiten ab.
Vergleich Automatisierung: Beide Lösungen sind hervorragend dazu geeignet, zeitraubende Buchhaltungsaufgaben zu verkürzen. Sie bieten automatische Belegzuordnung und Bankabgleich, mobilen Belegscan mit OCR und wiederkehrende Abos/Rechnungen, was den Arbeitsalltag enorm erleichtert. SevDesk hat den Vorteil einer sehr modernen, aufgeräumten Umsetzung – die automatische Belegerkennung funktioniert laut Tests „hervorragend“ und ist für Einsteiger sofort nutzbar. Lexware Office ist ebenfalls leistungsfähig, verlangt aber je nach Umfang der genutzten Module eventuell etwas mehr Einarbeitung, da es mehr Funktionsbereiche (z.B. Lohn, Auftragsbearbeitung) abdecken kann. Wer sich auf das Kernthema Rechnungen und Belege konzentriert, findet jedoch in beiden Systemen eine sehr hohe Automatisierung, die Buchhaltung fast nebenbei erledigt. Unternehmen mit großen Belegvolumina im Monat profitieren von lexoffice, denn „je mehr Belege pro Monat anfallen, desto besser ist lexoffice“ in der Entlastung. Kleinere Firmen und Freelancer schätzen an sevDesk die Out-of-the-box-Automatisierung ohne viel Konfiguration.
Preise und Tarifmodelle im Vergleich
Natürlich spielen auch die Kosten und Tarifmodelle eine Rolle bei der Wahl der richtigen Software. Hier unterscheiden sich sevDesk und Lexware Office in ihrer Struktur und Preispolitik trotz ähnlicher Ausgangspreise.
Tarifübersicht sevDesk: SevDesk bietet drei Tarife an, die auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten sind:
- sevDesk Rechnung: Das Einsteigerpaket für ca. 9,90 € pro Monat (monatlich kündbar) deckt die Rechnungsstellung und Angebotsverwaltung ab. Hier können Anwender Angebote und Rechnungen schreiben, Kunden verwalten, Belege erfassen und haben einen Steuerberater-Zugang sowie DATEV-Export. Dieses Paket eignet sich, wenn man hauptsächlich Rechnungen schreiben muss, aber noch keine vollständige Buchhaltung benötigt.
- sevDesk Buchhaltung: Das Mittelpaket (ca. 19,90 € pro Monat monatlich, bei jährlicher Zahlweise ab 16€) enthält alle Funktionen von „Rechnung“ plus Buchhaltungsfunktionen wie digitale Belegverwaltung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Umsatzsteuervoranmeldung (ELSTER) und ein Kassenbuch. Es ist ideal, wenn man neben Rechnungen auch gleich die laufende Buchhaltung mit erledigen will.
- sevDesk Buchhaltung Pro: Das Top-Paket (ca. 27,90 € pro Monat, entsprechend mehr Features) enthält alle Funktionen von „Buchhaltung“ und zusätzliche Tools für Lager/Warenwirtschaft. Hier ist z.B. eine Lagerverwaltung integriert – wichtig für Online-Händler oder Betriebe mit Warenbestand –, sowie Funktionen für Bestandsbuchungen, Lieferantenpreise und Artikelverwaltung. Dieses Paket richtet sich an fortgeschrittene Nutzer, die neben Buchhaltung auch Teile der Warenwirtschaft abdecken möchten.
Rabatte und Add-ons bei sevDesk: Ein wichtiger Unterschied im Preismodell: sevDesk belohnt längere Laufzeiten mit erheblichen Rabatten. Schließt man z.B. den Tarif „Rechnung“ für 24 Monate ab, zahlt man effektiv nur noch 4,45 € pro Monat statt 9,90 € – also 50 % weniger. Ähnlich gibt es Rabatte bei jährlicher Zahlweise (ca. 10% günstiger). Dadurch kann sevDesk bei langfristiger Nutzung deutlich günstiger kommen als Lexware. Zudem bietet sevDesk optionale Add-ons an, um das Paket zu erweitern (gegen Aufpreis). Beispiele: zusätzliche Benutzerzugänge, Mahnwesen mit individuellen Mahnstufen, oder Zeiterfassung lassen sich hinzubuchen. Diese Flexibilität erlaubt es, die Kosten nur für benötigte Features zu erhöhen. Ein 14-Tage-Test ist bei sevDesk kostenlos möglich.
Tarifübersicht Lexware Office (lexoffice): Lexware Office bietet vier gestaffelte Versionen an:
- Lexware Office S: Ab ca. 6,90 € pro Monat (netto) – Grundversion für Rechnungen schreiben und Einnahmen-Ausgaben-Erfassung. Vergleichbar mit einem Rechnungsprogramm, das die wichtigsten Funktionen für Angebote, Rechnungen, Belegverwaltung und Banking umfasst.
- Lexware Office M: Ab ca. 11,90 € pro Monat – enthält zusätzlich Buchhaltungsfunktionen wie EÜR, USt-Voranmeldung, GuV und erweiterte Auswertungen. Eignet sich für kleine Unternehmen, die Buchhaltung und Steuer-Voranmeldungen selbst erledigen wollen.
- Lexware Office L: Ab ca. 19,90 € im Monat – umfasst alle Funktionen von M und erweitert diese, ggf. um Features wie Anlagenverwaltung oder erweiterte Berichte (hier kommen die Details auf den offiziellen Vergleich an). Viele Nutzer wählen L, um ein umfassendes Buchhaltungsprogramm inkl. Jahresabschluss-Vorbereitung zu haben.
- Lexware Office XL: Ab ca. 29,90 € pro Monat – das Vollpaket mit allen Funktionen für Buchhaltung und Rechnung. Hier sind auch Spezialfunktionen enthalten, z.B. die API-Schnittstelle für Integrationen, und es ist für Anwender gedacht, die wirklich alle Möglichkeiten ausschöpfen wollen (vergleichbar mit einem „Professional“-Paket).
Besonderheiten bei Lexware Office Preisen: Anders als sevDesk kennt Lexware Office keine längeren Laufzeiten mit Preisnachlass – alle Preise gelten bei monatlicher Kündbarkeit und bleiben gleich, egal ob man monatlich oder jährlich zahlt. Das bedeutet, dass sevDesk bei 2-jähriger Nutzung oft deutlich günstiger sein kann (siehe obiges Beispiel: 4,45 € vs 9,90 €). Allerdings hat Lexware Office oft Aktionen, z.B. 6 Monate kostenlos testen oder zeitlich begrenzte Rabatte für Neukunden, mit denen man ebenfalls sparen kann. Ein Vorteil bei Lexware: weitere Mitarbeiterzugänge können gegen Gebühr freigeschaltet werden. Wenn also mehrere Personen im Team gleichzeitig mit der Buchhaltungssoftware arbeiten sollen, lässt sich Lexware Office um zusätzliche User erweitern (bei sevDesk ist dies über das Add-on „mehrere Benutzer“ ähnlich möglich). Zudem sind bei Lexware Updates, Hosting und Support im Preis inklusive, ohne versteckte Zusatzkosten. Alle Lexware-Office-Tarife sind monatlich kündbar und man kann die Software ebenfalls kostenlos testen (aktuell bis zu 30 Tage).
Fazit Preise: Im direkten Preisvergleich erscheinen die Lösungen zunächst ähnlich (ca. 9–10 € für Grundfunktionen pro Monat). Für Kurzzeiteinsätze oder maximale Flexibilität könnte Lexware Office etwas günstiger starten (kleinster Tarif 6,90 €) – allerdings mit weniger Funktionen als sevDesks kleinstem Paket. Langfristig fährt man mit sevDesk oft günstiger dank Rabatten, sofern man sich binden kann. Unternehmen, die viele Nutzer benötigen, sollten die Kosten pro zusätzlichem Benutzer berücksichtigen (beide verlangen Aufpreis pro zusätzlichem User). Insgesamt bieten beide ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, wobei sevDesk mit flexiblen Tarifmodellen punktet und Lexware Office durch All-inclusive-Funktionen in den höheren Tarifen glänzt.
Bedienbarkeit und Benutzerfreundlichkeit
Gerade für Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen ohne eigene Buchhaltungsabteilung ist eine intuitive Bedienung der Software enorm wichtig. In diesem Punkt haben sich sowohl sevDesk als auch Lexware Office einen Namen gemacht – mit leichten Abstrichen zugunsten von sevDesk.
Benutzeroberfläche von sevDesk: Die Oberfläche von sevDesk gilt als äußerst benutzerfreundlich und modern. In Tests schneidet sevDesk beim Bedienkomfort klar besser ab, da das Interface sehr übersichtlich und aufgeräumt wirkt. Die Menüführung ist intuitiv, wichtige Funktionen findet man schnell und ohne langes Handbuchstudium. Auch Anwender ohne Buchhaltungs-Vorkenntnisse können sich dank des verständlichen Aufbaus und eines guten Onboardings sofort zurechtfinden. Die Cloud-Oberfläche hat den Vorteil, dass keine Installation nötig ist – man arbeitet direkt im Browser. Updates erfolgen automatisch, ohne dass man sich um irgendetwas kümmern muss. Zusätzlich bietet sevDesk native Mobile Apps für iOS und Android, die mit dem Web-Account synchronisieren. So kann man etwa unterwegs Belege abfotografieren oder Rechnungen prüfen. Die klare Designsprache von sevDesk und die Fokussierung auf Kernfunktionen (mit optionalen Erweiterungen) sorgen dafür, dass niemand von zu vielen Optionen erschlagen wird. Insgesamt macht sevDesk einen „sehr modernen Eindruck“ und ist insbesondere für Einsteiger einfacher zu bedienen.
Benutzeroberfläche von Lexware Office (lexoffice): Lexware Office hat in den letzten Jahren stark an seiner Usability gearbeitet. Das Entwicklungsteam hat viel Mühe in die Modernisierung der Oberfläche gesteckt. Die Web-App von Lexware Office ist ebenfalls übersichtlich und auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen zugeschnitten. Funktionen sind logisch gruppiert und auch hier gibt es eine mobile App (Lexware Office App, ehemals lexoffice App) für unterwegs. Allerdings empfinden einige Nutzer die Oberfläche von Lexware Office als etwas komplexer im Vergleich zu reinen Cloud-Konkurrenten. Dies liegt daran, dass Lexware Office über die Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen hinaus zusätzliche Module (Lohn, Warenwirtschaft etc.) integriert hat – die Software kann also mehr auf einmal anzeigen. Für jemanden, der all diese Funktionen nutzt, ist das ein Vorteil; für Einsteiger ohne Bedarf an Lohn oder Lager kann es anfangs etwas unübersichtlicher wirken. Nichtsdestotrotz wird Lexware Office in Nutzerbewertungen oft für die einfache Bedienbarkeit gelobt. Die Hilfsmaterialien und Tutorials von Lexware sind umfangreich, wenn auch laut einigen Erfahrungsberichten etwas unstrukturierter als bei sevDesk. Hier hat sevDesk minimal die Nase vorn, da die Hilfeseiten und Webinare „aufgeräumter“ wirken und das Einarbeiten erleichtern. Beim täglichen Arbeiten bieten jedoch beide Systeme eine flüssige, responsive Web-Oberfläche und sparen durch Automatisierungen Zeit, sodass die Nutzerfreundlichkeit insgesamt hoch ist.
Cloud vs. Desktop: Beide Programme werden primär als Cloud-Lösung angeboten, die direkt im Browser laufen. Das bedeutet: kein Installationsaufwand und Zugriff von überall, was für die Mobilität und Flexibilität ein großer Pluspunkt ist. Lexware bietet optional auch Desktop-Varianten bzw. lokale Komponenten mit Cloud-Anbindung an (je nach Version). Das kann für Anwender interessant sein, die ihre Daten gerne lokal speichern oder in Gebieten mit schwacher Internetverbindung arbeiten möchten. SevDesk hingegen ist rein cloudbasiert – hier ist man auf Internetzugang angewiesen, hat dafür aber auch keine lokale Update-Probleme. Für die meisten modernen Anwender dürfte die Cloud-Lösung jedoch ideal sein, und beide erfüllen diese Anforderung sehr gut.
Zusatzfunktionen und Integrationen
Je nach Geschäftsanforderungen können zusätzliche Funktionen den Ausschlag geben. Hier unterscheiden sich sevDesk und Lexware Office etwas, da ihre Erweiterbarkeit in unterschiedliche Richtungen geht.
Warenwirtschaft und Lager: Wenn Ihr Unternehmen Produkte verkauft und ein einfaches Warenwirtschaftssystem benötigt, bietet sevDesk Buchhaltung Pro bereits integrierte Lagerverwaltung und Artikelmanagement. Damit können kleine Händler ihren Warenbestand verfolgen, Bestände buchen und Lieferantenpreise pflegen – ohne eine externe Lösung. Lexware Office selbst (im Rahmen des Cloud-Angebots) hat kein voll integriertes Lager in den Standardfunktionen der S/M/L/XL-Pakete. Allerdings punktet Lexware durch seine umfangreichen Module für Warenwirtschaft im Rahmen der Lexware-Produktpalette. So gibt es beispielsweise Lexware Warenwirtschaft als separate Software oder als Teil von „Lexware Financial Office“ (Desktop-Suite), die eine professionelle Lagerverwaltung umfasst. Zudem existieren Partner-Erweiterungen für lexoffice, wie z.B. „lxo Lager“ oder Shopify-Integrationen, um Shop-Bestellungen automatisch ins System zu übernehmen. Kurz gesagt: sevDesk bietet eine grundlegende Warenwirtschaft out-of-the-box, während Lexware über separate Lösungen oder Add-ons erweitert werden kann, was etwas mehr Aufwand bedeuten kann, aber dafür auch skalierbarer ist, falls die Anforderungen steigen.
Lohn- und Gehaltsabrechnung: Hier zeigt sich ein klarer Unterschied: Lexware Office kann um Lohnabrechnung erweitert werden, sevDesk nicht. Lexware bietet ein Modul „Lohn & Gehalt“ an, das für alle Versionen zubuchbar ist. Je nach Anzahl der Mitarbeiter kostet das ab ~11,90 € (für 1-2 Mitarbeiter) bis zu höheren Staffeln. Damit lassen sich Gehälter berechnen, Lohnsteuer-Anmeldungen und Sozialversicherungsbeiträge abführen, sowie Meldungen an Krankenkassen automatisch übermitteln. Für kleine Betriebe mit Angestellten ist das sehr wertvoll. sevDesk hat keine Lohnabrechnungs-Funktion, sodass man hierfür auf externe Lösungen ausweichen müsste. Wer also z.B. als GmbH mit Angestellten arbeitet und die Löhne selbst abrechnen will, hat mit Lexware Office eine All-in-One-Lösung, während sevDesk hier an Grenzen stößt.
Schnittstellen und Buchhaltungsexport: Beide Programme bieten gängige Schnittstellen an, um mit Steuerberatern und anderen Systemen zusammenzuarbeiten. Sowohl sevDesk als auch Lexware Office unterstützen den DATEV-Export für den Steuerberater und die ELSTER-Schnittstelle für USt-Voranmeldungen. Das heißt, die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt und dem Steuerberater ist unkompliziert – Daten können exportiert oder direkt übertragen werden. Darüber hinaus kann man in beiden Lösungen dem Steuerberater einen eigenen Zugriff gewähren (Steuerberater-Zugang), sodass dieser direkt im System arbeiten kann.
Banking und Zahlungen: Die Integration von Bankkonten haben wir bereits angesprochen – beide Programme ermöglichen den Bankabruf (HBCI/FinTS) und automatische Buchung der Transaktionen. Lexware Office erlaubt sogar das Auslösen von Überweisungen direkt aus der Software heraus – Rechnungen können also bezahlt werden, ohne ins Online-Banking wechseln zu müssen. SevDesk fokussiert hier darauf, offene Posten zu überwachen und Zahlungseingänge zu matchen, während Zahlungen an Lieferanten meist im Bankportal ausgelöst werden (oder via Export einer Überweisungsdatei). Für viele kleinere Betriebe reicht das vollkommen.
Weitere Integrationen: sevDesk bietet eine REST-API (im Pro-Tarif enthalten), über die man eigene Integrationen bauen kann – z.B. um einen Online-Shop anzubinden oder Rechnungsdaten an andere Tools zu übertragen. Es gibt auch fertige Plugins/Anbindungen an Shop-Systeme (Shopify, WooCommerce etc.) und Zahlungsdienstleister, teils von Drittanbietern. Lexware Office verfügt ebenfalls über eine API (aber nur in Version XL freigeschaltet) und es existieren zahlreiche Partner-Apps und Integrationsmöglichkeiten (z.B. über Tools wie Zapier oder Make). Beide Softwarelösungen sind GoBD-konform (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) und sorgen dafür, dass alle Daten revisionssicher gespeichert werden. Auch Mobility-Features wie das Erfassen von Belegen per Smartphone oder das Versenden von Angeboten aus der App heraus sind bei beiden gegeben.
Zusammenfassend kann man sagen: Lexware Office glänzt mit erweiterbaren Modulen – man kann es quasi zu einem ganzen ERP-System ausbauen (Buchhaltung + Warenwirtschaft + Lohn + Auftragswesen), was für wachsende Unternehmen attraktiv ist. sevDesk dagegen konzentriert sich auf das Wesentliche und bietet Add-ons für spezielle Anforderungen (mehr User, Zeiterfassung, Mahnwesen), bleibt aber im Kern schlank. Für einen Freelancer oder kleinen Betrieb ohne Mitarbeiter sind die Zusatzmodule von Lexware vielleicht gar nicht nötig – hier reicht sevDesk völlig aus. Hat man jedoch vor, Personal zu beschäftigen oder komplexere Lagerprozesse abzubilden, könnte Lexware Office die zukunftssichere Wahl sein, da es diese Bereiche abdecken kann.
Fazit und Empfehlung
Sowohl sevDesk als auch Lexware Office (lexoffice) sind leistungsstarke Lösungen, die den Alltag von Selbstständigen und kleinen Unternehmen erheblich erleichtern. Welches Tool besser ist, hängt letztlich von den individuellen Bedürfnissen ab.
sevDesk ist ideal für Freelancer und kleine Unternehmen, die eine unkomplizierte Lösung für E-Rechnungen suchen und viel Wert auf Mobilität und einfache Bedienung legen. Die Software ist modern, intuitiv und bietet alle wichtigen Funktionen (inkl. ZUGFeRD und XRechnung Unterstützung) ohne großen Einrichtungsaufwand. Dank umfangreicher Automatisierungsfunktionen kann man mit sevDesk schnell loslegen und seine Buchhaltung weitgehend nebenbei erledigen. Zudem ist sevDesk bei längerer Nutzung preislich sehr attraktiv und deckt alle Kernbereiche (Rechnungen, Buchhaltung, einfache Warenwirtschaft) zuverlässig ab. Wer also primär Rechnungen schreibt, Belege verwalten und seine E-Steuern erledigen will, fährt mit sevDesk in den meisten Fällen hervorragend.
Lexware Office empfiehlt sich, wenn man ein breiteres Spektrum an Funktionen benötigt oder bestimmte Anforderungen hat. Unternehmen, die beispielsweise Lohnabrechnungen durchführen müssen oder eine tiefere Warenwirtschaft und Auftragsbearbeitung integrieren wollen, sind mit Lexware Office gut beraten. Auch wer eine Desktop-Lösung bevorzugt (um z.B. offline arbeiten zu können oder aus Datenschutzgründen) findet in Lexware eine passende Option. Lexware Office richtet sich damit auch an mittelständische Unternehmen oder wachstumsorientierte Kleine, die perspektivisch mehr wollen als nur Rechnungen schreiben. Die Software unterstützt ebenfalls vollständig ZUGFeRD & XRechnung und eignet sich somit auch für anspruchsvollere E-Rechnungs-Anforderungen.
Zusammengefasst: Für Einzelunternehmer, Freiberufler und kleine Firmen ohne komplexe Zusatzbedürfnisse ist sevDesk die bessere Wahl, da es einfach zu bedienen ist, alle nötigen E-Rechnungs-Features mitbringt und den Alltag sofort erleichtert. Für größere kleine Unternehmen oder solche mit Mitarbeitern und dem Wunsch nach Erweiterbarkeit (Lohn, umfangreiche Warenwirtschaft) bietet Lexware Office ein mächtiges Rundum-Paket, das etwas mehr Einarbeitung erfordert, aber dafür langfristig mit den Ansprüchen mitwachsen kann. Beide Programme gehören zu den besten Rechnungssoftware-Lösungen für E-Rechnungen – welchen Favoriten man wählt, ist letztlich eine Frage der Unternehmensgröße und der gewünschten Zusatzfunktionen.
Tipp: Nutzen Sie die kostenlosen Testphasen von beiden Anbietern, um ein Gefühl für die Bedienung zu bekommen. So finden Sie am besten heraus, welche E-Rechnungs-Software Ihrem persönlichen Workflow entspricht – und können dann mit gutem Gewissen auf die digitale Buchhaltung umsteigen.